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Zeitmanagement – Effektives Arbeiten leicht gemacht mit der Pomodoro-Technik

Zeitmanagement – Effektives Arbeiten leicht gemacht mit der Pomodoro-Technik
© Katy Flaty | shutterstock.com
Claudia J. am 02.10.2019 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Was ist  Zeitmanagement und wozu dient es?
  2. Stressige Phase? Mit der Pomodoro-Technik klappt die Zeiteinteilung!
    1. Tools für die Pomodoro-Technik
  3. Herausforderungen bei der Pomodoro-Technik
    1. Konsequent die Arbeits- und Pausen-Zeiten einhalten
    2. Stressfrei und effektiv Arbeiten und sich Belohnen
    3. Langfristig die Konzentration verbessern mit der Pomodoro-Technik
    4. Leiden Sie an Aufschieberitis? Dann ist die Pomodoro-Technik genau das Richtige für Sie!
  4. Motivierend: Notizen der Pomodoro-Abschnitte auswerten
  5. Geschafft! Seien Sie stolz auf sich!

Der Schreibtisch platzt aus allen Nähten, die To-Do-Liste nimmt scheinbar kein Ende und Ihr Chef kommt mit einem neuen Projekt auf Sie zu, das natürlich ganz dringend erledigt werden soll. Was tun?! Erstmal tief durchatmen, meistens ist der Berg an Arbeit gar nicht so groß wie er auf den ersten Blick aussieht. Mit etwas Distanz und einem frischen Blick auf die Herausforderungen des Arbeitsalltags lässt sich jede noch so stressige Phase gut bewältigen. Es kommt dabei vor allem auf die Herangehensweise an. Mit einem gut durchdachten Zeitmanagement sind Sie bestens gerüstet – auch für scheinbar unlösbare Aufgaben, die natürlich selten allein kommen.

Was ist  Zeitmanagement und wozu dient es?

Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Techniken. Eins haben jedoch alle gemeinsam: Sie sollen unser Leben leichter machen und vor allem sind sie dazu da, unsere Zeit optimal zu strukturieren und somit produktiver zu arbeiten. Genau das Richtige, wenn einem die Arbeit mal wieder über den Kopf zu wachsen droht!

Stressige Phase? Mit der Pomodoro-Technik klappt die Zeiteinteilung!

Denken Sie mal kurz an ihren letzten Italienurlaub. Schon sehen Sie die Dinge wieder aus einer ganz neuen Perspektive, oder? Allein der Gedanke an „La dolce vita“, das süße Leben, schafft natürlich nicht den Haufen Arbeit aus der Welt. In Italien wurde jedoch eine besonders empfehlenswerte Zeitmanagement-Technik erfunden, die das Arbeitsleben sehr erleichtern kann: Die sogenannte Pomodoro-Technik, auf Deutsch „Tomaten-Technik“. Sie hat leider nichts mit Essen zu tun, ist aber trotzdem absolut lohnenswert. Der Erfinder dieser Methode, Francesco Cirillo, Inhaber des Berliner Beratungsunternehmens Cirillo Consulting, hatte während seines Studiums die Idee, Arbeitsaufgaben in Zeitabschnitte einzuteilen. Dazu nahm er eine tomatenförmige Eieruhr zur Hilfe. Daher kommt also der Name der Pomodoro-Technik! Klingt interessant? Probieren Sie es doch einfach mal aus!

Und so geht’s

Tools für die Pomodoro-Technik

Als Hilfsmittel brauchen Sie Zettel, Stift und einen Wecker. (Es muss nicht der Original-Tomaten-Wecker sein, ein Smartphone tut´s auch). Der Erfinder der Pomodoro-Technik ist übrigens der Meinung, dass das Aufziehen des Weckers und sein Ticken einen guten Einfluss haben auf die Wahrnehmung der Zeit. Wenn Ihnen diese analoge Methode jedoch nicht so gut gefällt und Sie das Ticken eines Weckers eher stört, können Sie das ganze auch digital haben. Es gibt ein paar praktische Online-Tools, wie zum Beispiel auf tomitghty.org oder tomato-timer.com, mit denen Sie Ihren Pomodoro-Timer einstellen können.

Die Pomodoro-Technik besteht aus vier einfachen Schritten:

  1. Eine Aufgabe nach Priorität auswählen und sie schriftlich formulieren: „Was genau ist zu tun?“
  2. Den Wecker auf 25 Minuten stellen
  3. Bis zum Wecker-Klingeln konsequent an der Aufgabe arbeiten
  4. Fünf Minuten Pause machen

Diesen Ablauf wiederholen Sie viermal und danach können Sie eine längere Pause von ca. 15–30 Minuten einlegen. Beginnen Sie dabei am Besten mit der Sache, die am dringendsten erledigt werden muss und arbeiten sich langsam vor zu den Dingen, die sie eher noch aufschieben können. Viele kleine Aufgaben fassen Sie in einen Block zusammen. Am Ende werden die erledigten Aufgaben auf dem Papier durchgestrichen. Klingt doch eigentlich ganz easy, oder?

Herausforderungen bei der Pomodoro-Technik

Konsequent die Arbeits- und Pausen-Zeiten einhalten

Die Herausforderung besteht bei der Pomodoro-Technik vor allem darin, konzentriert 25 Minuten durchzuarbeiten, ohne seine Aufmerksamkeit abschweifen zu lassen. In Zeiten von Social Media und anderen Ablenkungen durch das Internet ist das natürlich nicht immer ganz leicht. Aber es lohnt sich wirklich. Am Besten stellen Sie Ihr Telefon lautlos für die Zeit, in der Sie an den Pomodoro-Abschnitten arbeiten und bitten andere, Sie nicht zu unterbrechen. Sehr wichtige Anliegen können Sie notfalls auf die Zeit dazwischen verlegen. Aber eigentlich sollten die kleinen Pausen nur Ihnen gehören und dazu da sein, sich wirklich zu entspannen und die Seele baumeln zu lassen. Ob es Meditation ist, ein kurzer Spaziergang oder Musik hören und dabei laut Mitsingen. Hauptsache, Sie können abschalten bis es wieder ernst wird und zum nächsten Pomodoro-Abschnitt geht.

Stressfrei und effektiv Arbeiten und sich Belohnen

Sie werden überrascht sein, was sie in kurzer Zeit alles erledigen können, versprochen! Und in den fünfminütigen Pausen sind Ablenkungen ja wieder ausdrücklich erlaubt. Übrigens: Das Belohnungs-Zentrum im Gehirn wird aktiviert durch die kleinen Pausen, in denen Sie tun und lassen können was immer Sie wollen. Ist das nicht wunderbar? Wichtig ist aber auch, dass Sie die Pausen auch wirklich einhalten und nicht einfach weiterarbeiten, weil es gerade so gut läuft. Halten Sie sich an die Zeiten und Sie werden davon profitieren. Sie werden es an ihrer Leistungsfähigkeit merken.

Langfristig die Konzentration verbessern mit der Pomodoro-Technik

Wenn Sie die Pomodoro-Technik über einen längeren Zeitraum anwenden, können Sie dazu beitragen, Ihre Konzentrationsspanne dauerhaft zu trainieren und zu verlängern. Sie profitieren also nicht nur bei Ihren jeweiligen Projekten in puncto Zeitmanagement, sondern auch auf lange Sicht, indem Sie Ihre Aufmerksamkeit besser fokussieren lernen und somit insgesamt an geistiger Beweglichkeit gewinnen.

Leiden Sie an Aufschieberitis? Dann ist die Pomodoro-Technik genau das Richtige für Sie!

Gerade, wenn Sie dazu neigen, Dinge eher auf die lange Bank zu schieben, könnte die Pomodoro-Technik für Sie gut geeignet sein. Aber nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Schlussendlich müssen Sie auf Ihren eigenen Rhythmus hören, also zwingen Sie sich zu nichts und fangen Sie klein an. Wenn es sich leicht anfühlt und Sie vielleicht sogar in einen Flow kommen, ist es genau richtig.

Motivierend: Notizen der Pomodoro-Abschnitte auswerten

Wenn Sie nach getaner Arbeit am Ende noch einen Blick auf ihre Pomodoro-Aufgaben-Zettel werfen, können Sie daraus wertvolle Rückschlüsse über Ihre Arbeitseffizienz ziehen. Sie können unter anderem sehen, wie viele Pomodoro-Abschnitte Sie zum Erledigen welcher Aufgaben gebraucht haben, was sehr motivierend ist.

Geschafft! Seien Sie stolz auf sich!

Wenn Sie mit Ihrem Projekt fertig sind, lehnen Sie sich zurück und seien Sie stolz auf sich. Warum belohnen Sie sich nicht mal wieder mit einem Essen, zum Beispiel beim Italiener? Es sind die kleinen Freuden, die das Leben lebenswert machen! Und dafür haben Sie ja jetzt durch Ihr neues Zeitmanagement wieder viel Zeit!

Bild: Claudia J.
Claudia J. (2 Artikel)

Claudia J. studierte Fotografie und Medien. Nach ihrem Master ist sie durch die Fotografie zum Journalismus gekommen und arbeitet seitdem als freie Mitarbeiterin in Kulturredaktionen. Auf karrieretipps.de ist sie als Online-Redakteurin mit dabei und verfasst Artikel zu aktuellen Lifestyle- und Zeitgeistthemen rund um die Karriere.

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