Zeitfresser im Büro: 11 einfache Tipps um effektiver zu Arbeiten!

1. Wer seine Zeit sinnvoll nutzt, hat Zeit gewonnen
   1. Tipp 1: Priosetzung
   2. Tipp 2: Zeit vs. Kosten
   3. Tipp 3: Aktualisierung
   4. Tipp 4: Störungen vermeiden
   5. Tipp 5: Konsequent sein
   6. Tipp 6: Eine Aufgabe – mehrere Schritte: Das Ziel der Zeitplanung rückt in greifbare Nähe
   7. Tipp 7: Aufgaben auch mal abgeben können
   8. Tipp 8: Ideen festhalten
   9. Tipp 9: Zu Meetings richtig vorbereiten
   10. Tipp 10: Ordnung halten
   11. Tipp 11: Leistungshochs und -tiefs berücksichtigen
   12. Fazit

Zeit ist in der heutigen stressigen Welt ein kostbares Gut. Zeit ist aber auch Geld, wie jeder weiß. Die meisten Menschen können es sich auch nicht leisten, auf Zeit und/oder Geld zu verzichten. Schon gar nicht im Businessbereich. Wer sein Zeitmanagement am Arbeitsplatz möglichst detailliert im Griff hat, ist gegen alle Eventualitäten gewappnet, kann ihnen mit Ruhe und ohne überstrapaziertes Nervenkostüm begegnen. Mit einem persönlichen Zeitmanagement ist man also auf der richtigen Seite. Aber wie funktioniert das eigentlich und welche Tipps gilt es bei der Zeitorganisation zu beachten? Die folgenden 11 Ratschläge geben auf diese Frage detaillierte Antworten.

Wer seine Zeit sinnvoll nutzt, hat Zeit gewonnen

Hektik und Stress bestimmen den beruflichen Alltag. E-Mails müssen geschrieben und beantwortet werden. Ständig klingelt das Telefon. Ein Kollege braucht völlig überraschend Hilfestellung bei einem Projekt. Die Präsentation für das angesetzte Meeting benötigt noch den letzten Schliff und der Vorgesetzte macht Druck wegen der noch immer nicht erledigten Terminanfrage eines Kunden. Jetzt wäre es gut, sich an einem roten Faden orientieren zu können, um möglichst alle wichtigen Arbeiten mit einem Haken und dem Hinweis "Erledigt" versehen zu können. Ein anderes Wort für den roten Faden wäre Zeitmanagment. Es steht für produktive Abläufe, für Zufriedenheit am Arbeitsplatz und dafür, für sich selbst Zeit in Reserve zu haben. Das mag nicht immer klappen. Aber einmal organisiert, hilft die Zeitorganisation dabei, die Arbeitsschwerpunkte konzentriert abzuarbeiten.

Tipp 1: Priosetzung

Als Basis der Tagesabläufe dient eine genaue Prioritätenzuordnung der einzelnen Tätigkeiten. Was muss sofort und am schnellsten erledigt werden? Welche Aufgabe ist innerhalb welcher Zeit durchzuführen? Bei der Zuordnung helfen Prioritäten-Ebenen. Allzu viele sollten es jedoch nicht sein, um den bürokratischen Aufwand in Grenzen zu halten. Die Liste muss jedoch so abgestimmt werden, dass sie sich sinnvoll über den Arbeitstag hinweg einhalten lässt. Nichts stört mehr, als unorganisiert weitere Aufgaben einzuschieben und den eigentlichen Plan wieder ad acta legen zu müssen.

Tipp 2: Zeit vs. Kosten

Das Arbeitsziel rechtfertigt zwar jeden Aufwand. Aber nur, wenn auch die Kostenfragen mit einfließen. Hier heißt es richtig abzuwägen zwischen Zeit- und Kosteninvestition in jede einzelne Aufgabe. Lässt sich das Verhälnis aber nicht transparent zuordnen, sollte eine solche Aufgabe auf der Prioritätenliste auch entsprechend niedriger eingestuft werden. Wer die Ziele konsequent im Auge behält, schafft für sich die richtigen Faktenlagen und Entscheidungsgrundlagen.

Tipp 3: Aktualisierung

Die Zieldefinition legt die nachfolgenden Organisationsetappen fest. Quasi jede Aufgabe benötigt eine klare Vorgabe. Die müssen zwar nicht jeden Tag neu erstellt, aber kontrolliert und notfalls berichtigt und/oder um weitere Schritte und Informationen ergänzt werden. Damit ist sichergestellt, stets auf dem Laufenden zu bleiben und weitere wichtige Prioritäten sinnvoll einzufügen.

Tipp 4: Störungen vermeiden

Ein Nein soll ein Nein bleiben. Unerwartete Störungen während der Arbeit schätzt wohl niemand. Sie reißt einen aus der Konzentration, wirkt sich auf das eigene geplante Zeitmanagemet negativ aus und führt am Ende dazu, sich völlig neu orientieren zu müssen. Nur wer konsequent bleibt und Störungen mit einem Nein beantwortet, kann am Ende seine Aufgaben ganz nach Plan erledigen. Die Alternative wäre ein zuvor bestimmter Zeitpuffer für die unerwarteten Fälle, die den eigenen Workflow nicht unterbrechen.

Tipp 5: Konsequent sein

Niemand kann alles auf einmal! Eine Aufgabe zu beginnen, heißt auch, sie konsequent zu erledigen. Ständige Ablenkungen sind dabei ganz klar kontraproduktiv. Der eigentliche Zeitplan gerät außer Kontrolle. Sinnvoll ist es also, den laufenden Arbeitsprozess so zu gestalten, dass benötigte Pausen wie eine Belohnung der eigenen Leistung wirken. Da sagt auch die Pschyche danke und setzt neue Kräfte frei.

Tipp 6: Eine Aufgabe – mehrere Schritte: Das Ziel der Zeitplanung rückt in greifbare Nähe

Die Aufteilung von Aufgaben in mehrere Schritte wird auch gerne als Salami-Taktik beschrieben. Voraussetzung ist jedoch eine Aufgabenunterteilung in die logische Reihenfolge einzelner Punkte. Der Weg zum Ziel ist klar definiert, eine weitere notwendige Verschiebung in die nächste Zeitplanschiene erlaubt die sofortige Weiterarbeit ohne langes Suchen. Diese Vorgehensweise hat etwas von einem guten Menü, dass in möglichst viele kleine Portionen unterteilt wird und dennoch den gewünschten Sättigungsgrad erreicht.

Tipp 7: Aufgaben auch mal abgeben können

Nicht wirklich wichtige Aufgaben sollten aus der Prioritätenliste durchaus gestrichen werden. Nur allzu gerne werden sie in die neuen Arbeitslisten übernommen, obwohl sie dort eigentlich nur die eigene Zeitplanung stören. Ein Beispiel für eine nicht so wichtige Aufgabe wäre etwa die Umorganisation der Ablage, das unbestimmte Aufräumen der Akten im Keller oder Ähnliches. Die Frage, ob sich solche Aufgaben auch delegieren ließen, macht Platz für die wesentlichen und dringenden Projekte.

Tipp 8: Ideen festhalten

Digitale Hilfsmittel wurden erdacht für Mitarbeiter mit einer unleserlichen Handschrift. Was komisch klingen mag, sollte innerhalb der Tagesroutine jedoch einen wichtigen Stellenwert einnehmen. Auftauchende Ideen, Informationen und Pläne im Zusammenhang mit einer Aufgabe sollten fortlaufend schriftlich festgehalten werden, auch wenn sie auf den ersten Blick unlogisch zu sein scheinen. Einmal aufgeschrieben und gespeichert, lassen sie sich jederzeit prüfen und in die nächsten Arbeitsschritte integrieren. Solche Notizen sind auch wichtig für die nächsten Planungen und/oder die Definition neuer Ziele.

Tipp 9: Zu Meetings richtig vorbereiten

Zu vielen Jobs zählen die unvermeidlichen Meetings in kleiner oder großer Runde. Auch diese Zusammenkünfte wollen stringent und zielorientiert organisiert sein. Eine unvorbereitete Teilnahme mit zusätzlichen, nicht kalkulierten oder gar völlig überraschenden Ergebnissen, lässt das eigene Zeitmanagement des Tages im schlimmsten Falle in Rauch aufgehen. Wer sich zu den anstehenden Themen eines Meetings ausreichend informiert und Eventualitäten berücksichtigt, ist klar im Vorteil.

Tipp 10: Ordnung halten

Unordnung ist zwar das halbe Leben, aber eben nur eine Hälfte. Und die bekannte Ausrede: "Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen", hat in der Arbeitswelt auch nichts verloren. Bei vorherrschender Unordnung wird der eigene Schreibtisch zum Zeitfresser erster Güte. Inklusive der negativen Auswirkungen auf das Zeitmanagement. Wer zur Erledigung einer Aufgabe beispielsweise eine Stunde einplant, nicht aber die rund 30 Minuten für das Bereitlegen wichtiger Unterlagen einkalkuliert, kann die Ziele der Planung naturgemäß in keinem Falle sicherstellen. Was also die grundsätzliche Ordnung angeht - sie ist es, die das gesamte Arbeitsleben bestimmen sollte.

Tipp 11: Leistungshochs und -tiefs berücksichtigen

Wer seine persönlichen Leistungshochs und -tiefs kennt, sollte auch diese in seiner Zeitplanung berücksichtigen. Das ist einerseits gut für die Effektivität, also dem richtigen Verhältnis zwischen Arbeit und Ergebnis. Andererseits wirft es ein gutes Licht auf ihre Stärke, sich auf die Effizienz der Arbeit konzentrieren zu können. Beides ergibt jene Produktivität, die der Arbeitgeber von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen gleichermaßen erwartet. Damit gewinnt auch die Zeit mehr und mehr an Bedeutung. Und wer weiß, ob sich auch das Wort "Zeit ist Geld" nicht eines Tages positiv auf die eigene Karriere auswirkt.

Fazit

Richtig angewendetes Zeitmanagement hilft Leerzeiten zu vermeiden, zwingt die Mitarbeiter aber auch zu Pünktlichkeit und zur kontinuierlichen Effektivität im Laufe des Arbeitstages. Die Zeitplanung ist ein förderliches Instrument für Leistung und Qualität innerhalb verschiedener Aufgaben. Gefördert werden zudem die immer höher werdenden Ansprüche an zukunftsweisende Schlüsselkompetenzen.