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Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsreise

Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsreise
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Jana F. am 10.01.2016 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Die Vorbereitung auf eine Geschäftsreise
  2. Tipps für eine gelungene Geschäftsreise
    1. Die Reisedokumente
    2. Das Handgepäck
    3. Der Koffer
    4. Das Outfit
    5. Der Jetlag
    6. Informationsschutz
  3. Interkulturelle Kompetenz für die Geschäftsreise

Im Zeitalter der Globalisierung haben viele Unternehmen Standorte im Ausland. Andere bieten Ihre Produkte oder Dienstleistungen auf der ganzen Welt an. Diese Unternehmen brauchen Mitarbeiter, die den Kontakt zu Geschäftspartnern und Kunden pflegen, und das weltweit. Dabei ist es wichtig, dass genau diese Mitarbeiter auf einer Dienstreise über sogenannte interkulturelle Kompetenz verfügen. Oftmals hängt der Erfolg oder das Scheitern von ausländischen Geschäftsbeziehungen von sehr vielen Kleinigkeiten ab. Was Sie bei Ihrer nächsten Geschäftsreise unbedingt beachten sollten, welche Tipps und Tricks Sie auf jeder Geschäftsreise anwenden können, und wie Sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen, erfahren Sie hier.

Nach langer Flug- oder Zugreise kommen Sie endlich am Ziel an. Doch Ihr Akku ist leer, das Hemd völlig zerknittert, und der Koffer verbeult oder sogar von der Fluggesellschaft verloren. In so einer Situation können Sie trotzdem Ruhe bewahren, sowie Ihrem Geschäftspartner souverän entgegen treten. Mit unseren nützlichen Tipps für Unterwegs hinterlassen Sie beim abendlichen Geschäftsessen einen hervorragenden Eindruck, egal, wie furchtbar Ihre Anreise war. Der Erfolg einer Geschäftsreise hängt nämlich stark von einer guten Vorbereitung ab...

Die Vorbereitung auf eine Geschäftsreise

Bevor Sie sich auf Dienstreise begeben gilt es, einiges zu organisieren und zu planen. Kümmern Sie sich aus diesem Grund rechtzeitig um:

  • eine Vertretung

  • eine Abwesenheitsnotiz

  • die Umleitung Ihrer E-Mails und Telefonanrufe

  • Einreise- und Zollbestimmungen Ihres Ziellandes

Neben den Einreise- und Zollbestimmungen sollten Sie sich unbedingt auf der Homepage des Auswärtigen Amtes über die aktuelle politische Lage Ihres Ziellandes informieren. Auch den Sicherheitshinweisen ist Beachtung zu schenken. Neben den allgemeinen Informationen des Landes können Sie sich ebenfalls mit den kulturellen Gepflogenheiten auseinandersetzen. Diesem Punkt wird im Laufe des Artikels noch besondere Beachtung geschenkt.

Sprachkenntnisse sind für den Geschäftsreisenden unumgänglich. Zwar reicht es, wenn in den meisten Fällen verhandlungssichere Englischkenntnisse vorhanden sind, doch machen Sprachkenntnisse des Ziellandes Ihrer Dienstreise immer einen sehr guten Eindruck. Lernen Sie vor Abreise eine gängige Begrüßungs- und Abschiedsformel. Auch Kleinigkeiten wie „Danke“ in der Landessprache machen viel her.

Tipps für eine gelungene Geschäftsreise

Wir haben für Sie ein paar nützliche und hilfreiche Tipps und Kniffe zusammengestellt, damit Sie auf Ihrer Geschäftsreise auf alle Eventualitäten gut vorbereitet sind!

Die Reisedokumente

Alle Reisedokumente, aber auch wichtige Geschäftsdokumente sollten vor Antritt der Dienstreise eingescannt werden. Diese Dateien können Sie dann sowohl auf dem Smartphone, auf dem Laptop und um ganz sicher zu gehen, auf einem USB-Stick bei sich tragen. Bewahren Sie alle Speichermedien an unterschiedlichen Orten auf. Im Falle eines Diebstahles oder des Verlustes eines Gepäckstückes haben Sie dann trotzdem alle nötigen Unterlagen. Auch Lagepläne können Sie auf dem Handy dabei haben, zusätzlich eine Karte von dem Ort, an den Sie reisen, falls der Akku irgendwann schlapp macht. Unser Zusatztipp: Notieren Sie sich wichtige Telefonnummern von Ihren Geschäftskontakten nicht nur im Handy (bedenken Sie den leeren Akku oder einen Diebstahl) sondern auch schriftlich auf einem Stück Papier. Gleiches gilt für Sperrnummern im Falle einer gestohlenen Kreditkarte.

Das Handgepäck

Alles, was wichtig ist, sollte ins Handgepäck. Kommt der Koffer beispielsweise verspätet an, müssen Sie die ersten Verhandlungsgespräche nicht auf die nächsten Tage verschieben, sondern haben alle wichtigen Dokumente dabei. Auch essenzielle Sachen wie Zahnbürste, ein Ersatz-Hemd, oder auch eine Liste aller Kontakte im Ausland sollten aus diesem Grund im Handgepäck mitgeführt werden.

Der Koffer

Unser Tipp für das Packen Ihres Koffers für eine Dienstreise: Rollen Sie Ihre Kleidung, anstatt diese zu Falten. Dadurch entstehen weniger Falten. Muss Ihre Kleidung dann trotzdem aufgefrischt werden, können Sie im Hotel nach einem Bügelservice fragen. Geschäftsreisende Damen können ein Glätteisen zum bügeln verwenden. Natürlich nur mit allerhöchster Vorsicht und auf niedrigster Stufe! Unser Tipp: Wählen Sie einen Koffer, der einen „seriösen Eindruck“ macht. Verzichten Sie auf bunte Koffer mit großen Motiven. Ein schwarzer Koffer lässt sich nur schwer auf dem Förderband des Flughafens wieder erkennen? Kleben Sie einen dezenten Sticker darauf oder schnallen Sie einen bunten Koffergurt darum. „Unseriöse Koffer“ machen einen ebenso unseriösen ersten Eindruck von Ihnen.

Das Outfit

In Sachen Kleidung gilt auf der Geschäftsreise: Informieren Sie sich in Sachen Dresscode über die Gepflogenheiten in Ihrem Zielland. Generell kann man sagen, lieber etwas zu schick kleiden als zu leger. Geschlossene Schuhe sind fast überall ein Muss. Ein Hemd, wenn auch mit kurzen Ärmeln, sollte es immer sein. Auch mit einer dunklen Stoffhose können Sie nichts verkehrt machen. Je nachdem, wohin Sie reisen, sollten Sie darauf verzichten eine teure Uhr oder teuren Schmuck zu tragen. Ein weiterer Tipp: Nehmen Sie eine heiße Dusche und hängen Sie ein Hemd oder eine Bluse währenddessen auf einen Bügel im Badezimmer. Durch den Dampf und die hohe Luftfeuchtigkeit wird zerknitterte Kleidung wieder glatt.

Der Jetlag

Unser Tipp, wie Sie auf einer Geschäftsreise den Jetlag minimieren können: Stellen Sie bereits Tage vor Antritt der Dienstreise eine Uhr in Ihrer Wohnung auf die Zeit in Ihrem Zielland. So haben Sie eine gute Orientierung an die dortige Zeit und können versuchen, sich ein bisschen daran zu halten. Zum Beispiel: Ist es in Ihrem Zielland viel später als hier, versuchen Sie, etwas später zu Abend zu essen. So wird Ihrem Magen die Umstellung etwas leichter fallen. Stellen Sie Ihre eigene Uhr spätestens im Flugzeug um. Verzichten Sie im Flieger auf Alkohol und auf schwere und fettreiche Kost. Je gesünder und vitaminreicher Sie sich ernähren, desto einfacher machen Sie Ihrem Körper diese Umstellung. Ein weiterer Tipp: Trinken Sie viel Wasser und bewegen Sie sich an der frischen Luft. Auch wenn auf Geschäftsreisen kaum Zeit für sportliche Aktivitäten ist, versuchen Sie zumindest einmal am Tag einen Spaziergang zu machen. Zu guter Letzt: Schlafen Sie viel. Muten Sie Ihren ausländischen Geschäftspartnern keinen übermüdeten und unkonzentrierten Gegenüber zu.

Informationsschutz

Eine wichtige Regel für Ihre nächste Dienstreise: Lassen Sie wichtige Dokumente oder Verträge niemals offen irgendwo liegen. Schützen Sie firmeninterne Daten, indem Sie zum Beispiel ein Passwort für Ihren Laptop und Ihr Mobiltelefon einrichten. Achtung im Restaurant: Selbst wenn Sie nur kurz den Tisch verlassen, sollten Sie wichtige Unterlagen niemals einfach so liegen lassen. Gleiches gilt für Ihr Hotelzimmer. Unser Tipp: Informationsschutz und Informationssicherheit sind wichtige Punkte für Ihre Firma, die Sie keineswegs vernachlässigen sollten. Informationsdiebstahl kann Ihrer Firma nämlich eine Menge Geld kosten.

Interkulturelle Kompetenz für die Geschäftsreise

Jeder kennt den Spruch: Andere Länder, andere Sitten. Doch die ortsüblichen Verhaltensweisen in anderen Länder kennen die wenigsten. Um auf einer wichtigen Geschäftsreise Fettnäpfchen zu vermeiden, gilt es, die Gepflogenheiten anderer Länder im Vorfeld gründlich zu studieren. Warum das so wichtig ist? Hier nur einige Beispiele:

  • Es ist warm und Sie tragen als Dame ein weißes Etuikleid. In asiatischen Ländern signalisieren Sie damit leider Trauer. Ihr Geschäftspartner wird sich wundern warum Sie dieses Treffen so traurig stimmt.

  • Heikle Themen wie Religion oder Politik kommen bei einem amerikanischen Geschäftsessen sehr schlecht an. Übrigens genauso wie Alkohol.

  • Ein fester Händedruck gehört zum guten Ton? Chinesische Geschäftspartner halten rein gar nichts von Körperkontakt.

Die oben aufgeführten Beispiele sollen verdeutlichen, wie wichtig eine gute Recherche vor Antritt der Dienstreise ist. Jedes Land hat andere Sitten. Die Beachtung dieser wird Sie zu einem souveränen und kompetenten Dienstreisenden machen. Ein letzter Punkt für mehr Erfolg bei der nächsten Geschäftsreise: Die Gastgeschenke. Diese sind in Deutschland zwar nicht unbedingt überall üblich, in vielen anderen Ländern dagegen schon. Scharfe Gegenstände, sehr teure Geschenke oder Alkohol kommt in vielen Kulturkreisen nicht so gut an. Was immer geht sind typisch deutsche Produkte oder Spezialitäten!

Bild: Jana F.
Jana F. (128 Artikel)

Jana Fast ist studierte Sprachwissenschaftlerin und arbeitet derzeit als Online-Redakteurin bei der Ideenkraftwerk GmbH. Erfahrungen sammelte sie im Online-Recruitment einer Jobbörse, aber auch in einer Marketing-Agentur. Mit Fortbildungen in New York und einem Studium der Literatur in Spanien eignete sie sich interkulturelle Kompetenz und ein tieferes Sprachverständnis an.

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