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Tipps für ein gutes Meeting: Vorbereitung, Durchführung & No-Gos

Tipps für ein gutes Meeting: Vorbereitung, Durchführung & No-Gos
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Anastasia Klingsiek am 20.06.2018 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Meetings: Sinn & Zweck der Besprechungen
  2. Zeitmanagement: Planung & Abläufe erstellen und einhalten
    1. Muster-Konzept für Meetings
  3. Meetings pimpen: Abwechslung und Spontanität erhöhen das Interesse
    1. Gesprächsführung: Tipps für ein besseres Meeting
  4. Fettnäpfchen Meeting: Diese Ausrutscher sollten Sie in einer Besprechung vermeiden
  5. Körpersprache nutzen: Gesten für mehr Souveränität

Meetings gehören für viele Berufstätige zum Alltag und werden täglich oder regelmäßig in der Woche gehalten. Sie dienen der Auseinandersetzung untereinander und sollen betriebliche Aspekte für die Allgemeinheit regeln und klären. Diese Form der Versammlung hat Vorteile, aber auch einige Nachteile. Denn einige Meetings bestehen fast nur aus endlosen Diskussionen und Redebeiträgen, ohne Organisation und Struktur. Da kann es schon mal vorkommen, dass am Ende der Besprechung die Teilnehmer oft genau so schlau sind, wie vorher. Diese Strategien garantieren ein effizientes und abwechslungsreiches Meeting: ohne gelangweilte Mitarbeiter und ohne eine Gesprächsleitung, die sich verzettelt.

Meetings: Sinn & Zweck der Besprechungen

Synonym zur Bezeichnung Meeting werden auch die Begriffe Konferenz, Sitzung oder Besprechung gebraucht. In der Regel werden Meetings für bestimmte Betriebsbereiche einberufen, das ist vor allen bei sehr großen Unternehmen sinnvoll, denn eine Sitzung mit allen Mitarbeitern ist häufig unmöglich und nicht effektiv. Deshalb findet die Besprechungen meistens aufgeteilt, nach Abteilungen oder beruflichen Qualifikationen, statt. In den Sitzungen sollen die Teilnehmer die Gelegenheit nutzen, sich untereinander auszutauschen. In vielen Berufsbranchen stehen Meetings an der Tagesordnung und sollen gemeinsame Entscheidungen und Anregungen fördern.

Zweck einer Sitzung sollte in der Regel sein, Probleme zu lösen, wichtige Informationen weiterzugeben und gemeinsame Diskussionen zu führen, die den Betrieb weiterbringen. Am Ende einer guten Sitzung sollten konkrete Beschlüsse und Ziele feststehen und alle Teilnehmer sollten mit einer konkreten Vorstellung das Meeting verlassen.

Zeitmanagement: Planung & Abläufe erstellen und einhalten

Für viele Mitarbeiter können Meetings kräftezehrend sein, sodass sie sich zurückziehen und nur passiv an dem Geschehen beteiligen. Das Handy wird zum Zeitvertreib und der Stift auf dem Tisch zur passenden Ablenkung. Auch der Sitznachbar kommt gelegen und hebt mit einer kurzen Unterhaltung die Stimmung. Aber der Grund für diese Abgeschlagenheit muss nicht immer bei den Angestellten liegen, sondern kann auch mit dem Konzept der Besprechung zusammenhängen. So enden viele Meetings ohne effektive Ergebnisse. Um das zu verhindern, sollten Sie Ihre Meetings planen und sich an einem geregelten Ablauf halten.

Muster-Konzept für Meetings

  • Meeting pünktlich beginnen: Beginnen Sie die Besprechung immer zur angegebenen Uhrzeit. Nur so lernen die Beteiligten, dass Sie auf niemanden warten und pünktlich beginnen. Warten Sie auf Teilnehmer, kommen diese vermutlich beim nächsten Mal wieder zu spät und nutzen Ihre Höflichkeit aus.
  • Agenda vorbereiten: Punkte, die an der Tagesordnung stehen. und eine Gliederung, sprechen für eine gut strukturierte Besprechung. Die Agenda sollte den Teilnehmern im Vorfeld überreicht werden. So können diese sich Gedanken über die Inhalte machen. Versuchen Sie während des Meetings, neue Themen und Diskussionspunkte zu notieren, und in der nächsten Besprechung einzuplanen.
  • Konferenz richtig nutzen - sinnvolle Inhalte besprechen: Berufen Sie nur ein Meeting ein, wenn sich das Thema auch für eine Besprechung lohnt. Fakten und kleinere Aufgaben können auch per E-Mail mitgeteilt werden. Nutzen Sie Meetings, um offene Fragen zu klären und um anregende Diskussionen für größere Projekte zu führen.
  • Die Teilnehmer bewusst auswählen: Je nach Thema und Inhalt des Meetings sollten Sie auch die Teilnehmer einladen. Beispielsweise ist ein Meeting über zukünftige Projekte, ohne die betroffenen Projektleiter, sinnlos.
  • Meeting- Regeln bestimmen: Es hört sich zunächst übertrieben oder lächerlich an, aber in vielen Fällen helfen nur feste Regeln. Dadurch garantieren Sie ein produktives Treffen mit entsprechendem Ergebnis. Folgende Regeln könnten Sie einführen: Jeder darf aussprechen und wird nicht unterbrochen, Handys sind verboten, die Vorbereitung ist verpflichtend, produktive Diskussion sind gewünscht, jedoch keine Streitigkeiten.
  • Zeitplan und Zeitmanagement: Orientieren Sie sich an Ihrer Agenda und arbeiten Sie die Punkte ab, versuchen Sie Themen nicht zu begraben oder zu sehr auszuführen. Finden Sie die richtige Kombination zwischen Inhalt und Länge der Sprechanteile. Versuchen Sie neue Anregungen oder Bemerkungen kurz anzusprechen und diese für das nächste Meeting zu notieren.
  • Klare Gesprächsführung: Wenn Sie nur das Meeting planen und nicht die Leitung der Gespräche übernehmen können, sollten Sie einen Moderator bestimmen. Dieser Moderator leitet die Gespräche und sollte erkennen, wann ein Gespräch ins Irrelevante abdriftet oder kein gemeinsamer Nenner entsteht. So wird die Besprechung von einer Hauptperson geleitet, sodass die Agenda und der Ablauf auch eingehalten werden. Dadurch wird die Qualität des Meetings erhalten und gefördert.

Meetings pimpen: Abwechslung und Spontanität erhöhen das Interesse

Haben Sie sich auf die Sitzung gut vorbereitet und eine passende Struktur erstellt, ist die Grundlage für ein gelungenes Meeting geschaffen. Jetzt können Sie sich auf die Durchführung konzentrieren und die Redebeiträge zeitlich einplanen. Während der Sitzung dürfen Sie ruhig Kreativität und Abwechslung zeigen, denn nicht nur der Inhalt des Meetings kann die Teilnehmer positiv beeinflussen, sondern auch die Form des Meetings.

Also, wie wäre es mit einem Meeting der anderen Art?

Statt an Tischen und Stühlen zu sitzen, könnten Sie das Meeting auch im Stehen durchführen. Vermutlich würde sich dann jeder Teilnehmer bemühen, den Redeanteil kurz und knackig zu halten. Unnötiges Zeit schinden, überflüssige Zusatzinfos und Diskussionen gehören dann wahrscheinlich zur Vergangenheit. Zusätzlich wirken Tische, wie eine Mauer zwischen den Gesprächspartnern, und stören den Kommunikationsfluss. Ohne Tische und feste Sitzplätze besteht zwischen Gesprächsführung und Zuhörern keine Distanz. Das kann besonders während einer Diskussion hilfreich sein.

Auch Überraschungseffekte sorgen für Aufmerksamkeit bei Zuhörern und Teilnehmern:

Verändern Sie doch spontan die Reihenfolge der Agenda, garantiert schenken Ihnen dann alle ihr Gehör. Oder machen Sie Denk- und Sprechpausen, von nur wenigen Sekunden. So  halten und erlangen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner. Der Grund dafür ist ganz plausibel: Mit diesem Verhalten rechnet niemand, die Zuhörer sind überrascht und vielleicht auch verwundert und möchten den Grund für Ihr Verhalten erörtern. Ganz automatisch schenken Sie Ihnen dadurch ihre Aufmerksamkeit.

Gesprächsführung: Tipps für ein besseres Meeting

  • Eröffnen Sie das Meeting mit einem Highlight (zum Beispiel mit einer Anekdote oder einem lehrreichen Satz)
  • Nutzen Sie Sprech- und Denkpausen zu Ihrem Vorteil
  • Verzichten Sie auf Tische und gegebenenfalls auf Stühle
  • Beziehen Sie Teilnehmer in die Diskussion ein, indem Sie diese direkt ansprechen
  • Erfragen Sie Ideen
  • Übernehmen Sie die Moderation oder bestimmen Sie einen Gesprächsleiter
  • Wenn nötig, brechen Sie das Meeting ab: Stunden lange Sitzungen ohne Produktivität haben keinen Zweck
  • Halten Sie sich an Ihre Agenda und den Zeitplan

Fettnäpfchen Meeting: Diese Ausrutscher sollten Sie in einer Besprechung vermeiden

Vor allem, wenn Meetings regelmäßig oder sogar täglich stattfinden, ist es für einige Mitarbeiter schwierig sich immer zu beteiligen. Dennoch sollten Sie bestimmte Regeln einhalten, um Peinlichkeiten zu verhindern. Denn ständige Unterbrechungen oder wiederholte Rücksichtslosigkeit wirft nicht nur auf Sie ein schlechtes Bild, sondern ist schlicht störend für den Kommunikationsfluss der Besprechung.

Diese Pannen sollten im Meeting vermeiden:

Während der Sitzung einschlafen

Besonders bei frühen und späten Sitzungen kann es schwierig werden, die Augen offen zu halten. Nach einer schlechten Nacht oder einem langen Arbeitstag ist das durchaus verständlich. Dennoch sollten Sie versuchen, Ihre Müdigkeit zu bekämpfen. Besonders vor längeren Besprechungen sollten Sie sich wach rütteln, und das klappt am besten mit etwas Bewegung vor dem Meeting. Während der Sitzung sollten sie versuchen mitzudenken, denn das hält Ihr Gehirn auf Trab und hilft ebenfalls gegen Müdigkeit.

Mit dem Sitznachbar quatschen

Besonders bei Meetings am frühen Montagmorgen, nach dem erlebnisreichen Wochenende, fällt es manchen Teilnehmern schwer, nicht zu quatschen. Sie sollten diese privaten Gespräche aber bitte nicht während einer Besprechung führen. Hinter hervorgehaltener Hand, tuschelnd nebeneinander zu sitzen, und im schlimmsten Fall noch zu kichern oder zu lachen, ist rücksichtslos gegenüber den anderen Teilnehmern. Verschieben Sie den Kaffeeklatsch lieber auf Ihre Pause. So können Sie sicher gehen, dass sich niemand gestört fühlt.

Anrufe annehmen

Im besten Fall schalten Sie Ihr Handy während einer Sitzung aus, denn wenn es klingelt oder piept, kann es ziemlich störend sein. Vor allem bei wiederkehrenden Anrufen oder ständigen Nachrichtentönen. Erwarten Sie einen wichtigen Anruf, sollten Sie bitte im Vorfeld Ihre Kollegen oder den Redner darüber informieren. Für das Telefonat ist es angebracht, den Konferenzraum zu verlassen. So stören oder unterbrechen Sie die Besprechung nicht.

Häppchen, Kaffe und Plätzchen en Masse

Vor allem bei längeren Meetings ist es üblich, dass kleine Häppchen, Kaffe, Kuchen oder Plätzchen angeboten werden. Trotzdem sollten Sie diese kleine Aufmerksamkeit nicht mit Ihrer Mittagspause verwechseln. Versuchen Sie das Essen nicht bevorzugt zu beachten, indem Sie einen Vorrat auf Ihrem Teller anlegen oder lautstark kauen. Ebenfalls ist es störend, wenn Sie quer durch den Raum laufen, um sich ein Häppchen zu holen, denn es ist ein absolutes No-Go vom Platz aufzustehen, um sich am Essen zu bedienen.

Frühzeitig die Sitzung verlassen

Wenn Sie einen guten Grund haben, dürfen Sie die Sitzung frühzeitig verlassen. Das sollten Sie aber vorab ankündigen und abklären. So ein Grund könnte ein wichtiger Anschlusstermin sein.

Körpersprache nutzen: Gesten für mehr Souveränität

Egal ob Sie als Teilnehmer zuhören oder die Gesprächsführung übernehmen, Ihre Körpersprache und Haltung sprechen Bände. Unser Körper kann für oder gegen uns sprechen. Er verrät uns, wenn wir gelangweilt sind oder eine andere Meinung als der Gegenüber haben. Die Gesprächspartner bemerken diese Körpersignale und interpretieren diese, ob wir es wollen oder nicht. Gerade deshalb, sollten Sie Ihre Körpersprache lieber gezielt einsetzen, denn auch eine protzige Haltung und überhebliche Gesten sind unangebracht.

Damit Sie nicht unterwürfig oder überheblich wirken, sollten Sie mit Ihrer Körperhaltung lediglich Ihren Status und Ihre Rolle unterstreichen. So verunsichern Sie als Teilnehmer die Redner nicht oder wirken desinteressiert. Und auch als Redner sollten Sie Ihre Körpersprache entsprechend anpassen.

Bedeutung von Körpersprache in einem Meeting

  • Eine aufrechte und leicht vorgebeugte Sitzposition spricht für Selbstbewusstsein und maximale Konzentration
  • Eine offene Körperhaltung vermitteln Sie, wenn Sie nicht die Arme verschränken und Ihre Hände sichtbar auf den Tisch legen
  • Stellen Sie Ihre Beine parallel auf den Boden, gibt das Ihnen Standfestigkeit und wirkt offen, im Gegensatz zu verschränkten Beinen
  • Eine gerade und stille Kopfhaltung, signalisiert einen hohen sozialen Status. Hingegen wirkt der zur Seite geneigte Kopf unterwürfig. Nervöses hin und her wackeln mit dem Kopf und ständiges umschauen, signalisiert Unsicherheit oder sogar Angst
  • Mikrogesten, also mit den Ringen am Finger  oder den Haaren spielen, sprechen für wenig Souveränität im Meeting.

Mit diesen Infos und Vorgehensweisen sollten Sie in Zukunft das perfekte Meeting planen, durchführen und bewältigen. Egal, ob Sie Teilnehmer oder an der Durchführung einer Sitzung beteiligt sind, beide Seiten müssen zu einem gelungenen Meeting beitragen. Und vergessen Sie nicht: Für den besonderen Schliff, sorgen Sie am besten mit Abwechslung und guter Planung. Beachten Sie dann noch die Signale der Teilnehmer, dürfte nichts schief laufen. Und wenn doch: Ziehen Sie lieber die Notbremse und verschieben Sie die Themen auf ein weiteres Meeting. Stundenlanges rumsitzen ohne Ergebnis ist für alle Beteiligten unnütz. Viel Erfolg in der nächsten Besprechung!

 

Bild: Anastasia Klingsiek
Anastasia Klingsiek (11 Artikel)

Anastasia Klingsiek hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf karrieretipps.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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