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Tipps für Arbeitnehmer: Das sollten Sie beim Urlaubsantrag beachten

Tipps für Arbeitnehmer: Das sollten Sie beim Urlaubsantrag beachten
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Anastasia Johlen am 30.05.2018 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Urlaubsantrag stellen: Welche Möglichkeiten haben Sie?
  2. Zeitmanagement: Die Jahresplanung als stressfreie Lösung
  3. Urlaubsantrag abgelehnt: Wie entscheide Ihr Arbeitgeber?
  4. Urlaub genehmigt: Darf Ihr Urlaub zurückgezogen werden?

Sonne, Strand und Meer: Für viele Menschen die perfekten Bedingungen für eine Auszeit aus der Arbeitswelt. Auf dem Weg vom Schreibtisch bis zur Strandmatte müssen Sie als Arbeitnehmer jedoch einiges beachten. Denn ohne einen Urlaubsantrag haben Sie keine Chance auf eine bezahlte Freistellung von Ihrer Arbeit. Und diese Freistellung ist nicht nur für eine Reise notwendig, sondern auch bei kurzfristigen Terminen oder privaten Ereignissen. Nicht immer ist es einfach die beruflichen Verpflichtungen, Betriebssituation und persönlichen Situationen unter einen Hut zu bekommen. Manchmal fliegen beim Thema Urlaub unter den Mitarbeiterin richtig die Fetzen.

Von Anastasia Klingsiek

Damit in Zukunft bei Ihrem Urlaubsantrag alles glatt läuft, erfahren Sie von uns alles Rund um das Thema Urlaubsantrag. Hier unsere Tipps für Arbeitnehmer:

Urlaubsantrag stellen: Welche Möglichkeiten haben Sie?

Wie Sie Ihren Urlaub richtig beantragen, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab: So kann es von Firma zu Firma unterschiedlich gehandhabt werden. Oft spielt hierbei die Betriebsgröße und das Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten eine gewisse Rolle. Am besten erkundigen Sie sich bei Ihnen im Betrieb. Anlaufstelle für solche Fragen können Ihre Personalabteilung, der Vorgesetzte oder Ihre Kollegen sein.

Üblicherweise muss bei großen Unternehmen mit vielen Angestellten ein bestimmtes System vorhanden sein, das Hand und Fuß hat. So ist es nicht unüblich, dass diese Unternehmen spezielle Vorlagen für Urlaubsanträge haben, die Sie als Arbeitnehmer erhalten und entsprechend ausfüllen müssen. Den ausgefüllten Antrag geben Sie dann in dem zuständigen Bereich ab, das kann die Personalabteilung, aber auch Ihr Vorgesetzter sein. Hingegen kann in kleineren Unternehmen auch eine schriftlicher Urlaubsantrag, z.B. per E-Mail, ausreichend sein. Falls Sie nicht wissen, was alles in einen Urlaubsantrag gehört, dient Ihnen folgendes Musterschreiben als Hilfestellung:

Musterschreiben für einen Urlaubsantrag

Vor- und Nachname des Arbeitnehmers
Abteilungen
Personalien
Straße und Hausnummer
PLZ Ort

Firma/Arbeitgeber
Personalabteilung
Straße und Hausnummer
PLZ Ort

Datum, Ort


Urlaubsantrag

Sehr geehrte Damen und Herren,

oder

Sehr geehrte/r Frau/Herr NACHNAME,

hiermit beantrage ich für den Zeitraum vom TAG.MONAT.JAHR bis TAG.MONAT.JAHR insgesamt ANZAHL Urlaubstage.

Über eine zeitnahe Zusage würde ich mich sehr freuen!

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zeitmanagement: Die Jahresplanung als stressfreie Lösung

Oft kann es bei der Urlaubsplanung zu richtigen Streitigkeiten und Konflikten zwischen Kollegen kommen. Grund dafür sind Überschneidungen in der Urlaubsplanung, bedingt durch bestimmte Jahreszeiten, Brückentage oder regionale Ereignisse. Also wann gibt es den richtigen Zeitpunkt für den Urlaubsantrag?

Ob es für den Urlaubsantrag den richtigen Zeitpunkt gibt, ist vermutlich Ansichtssache. Aber es gibt bestimmte Vorgehensweisen, die besonders für einen geplanten Urlaub hilfreich sind. Das Thema Zeit spielt dabei eine grundlegende Rolle: Ganz nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, malt zuerst“.

In vielen Firmen gibt es eine Jahresplanung für Urlaubstage. Daher können Sie als Mitarbeiter Ihren gewünschten Urlaub auf das gesamte Kalenderjahr verteilen. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet, alle Ihre Urlaubstage bereits zu Beginn des Jahres vollständig zu verplanen. Denn dieser freiwillige Urlaubsplan dient eher als Übersicht und soll allen Angestellten und Ihrem Arbeitgeber einen Einblick über die Jahresplanung gewähren. Dennoch sollten Sie bedenken, dass es sich bei dem Jahresplan üblicherweise um eine vorzeitige Planung heißt, sodass Ihre Wunschtermine vorgemerkt sind, aber nicht abgesegnet. Es heißt demzufolge nicht, dass Sie tatsächlich den Zeitraum genehmigt bekommen. Generell tragen sich alle Angestellten in den Urlaubsplan ein, sodass der Vorgesetzte einschätzen kann, ob es Überschneidungen gibt und welche Zeiträume besonders beliebt unter den Angestellten sind. So behält Ihr Vorgesetzter das letze Wort und muss anhand bestimmter Gesichtspunkte entscheiden.

Die Vorteile eines ganzjährigen Urlaubsplans:

  • Jeder Betroffene dieser Abteilung oder auch des Betriebs kann sehen, welche Tage für einen Urlaub noch frei sind
  • Sie können sich dadurch auch einen größeren Urlaubszeitraum vormerken
  • Als Arbeitnehmer können Sie längere Reisen genauer planen, falls Sie eine Genehmigung bekommen
  • Diese langfristige Planung gibt Ihrem Arbeitgeber eine gute Übersicht für die Jahresplanung und verschafft betriebliche und organisatorische Vorteile

Bedenken Sie hierbei bitte, dass die Entscheidung über die Freistellung und Urlaubsgenehmigung Ihres Arbeitgebers in Abhängigkeit zu Urlaubsdauer, Urlaubszeitpunkt und der Bedingungen im Unternehmen steht.

Last Minute: So beantragen Sie kurzfristigen Urlaub

Vermutlich ist es schon jedem passiert und mehr als eine Hand voll Angestellter kennt das Problem: Ein unwiderstehliches Last-Minute Angebot, was nicht auszuschlagen ist. Aber genau für diesen Zeitraum ist kein Urlaub beantragt und genehmigt worden. Dürfen Sie das Angebot trotzdem annehmen? Grundsätzlich ja, aber da laufen Sie Gefahr, eine Reise zu buchen, die Sie nicht antreten können. Ihr erster Schritt sollte der Gang zu Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung sein. Nur in dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich kann geklärt werden, ob Sie Ihren Spontan-Urlaub antreten können oder eben nicht. Da es keine gesetzliche Frist gibt, in der Ihr Urlaub beantragt werden muss, ist es schwierig eine allgemeine Reglung festzulegen und pauschal zu sagen, ob Sie den kurzfristigen Urlaub genehmigt bekommen.

Im Grund gilt: Umso früher Sie Ihrem Vorgesetzten Bescheid geben, desto wahrscheinlich genehmigt er Ihren Urlaubsantrag. Endecken Sie ein Urlaubsangebot für in 2 Wochen, kann es in einigen Unternehmen für einen Urlaubsantrag ausreichend sein, andere Firmen können diese Spontanität nicht abdecken. Deshalb sollten Sie in jedem Fall vorher mit Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung sprechen, bevor Sie einen Urlaub buchen. So befinden Sie sich auf der sicheren Seite und gehen möglichen Konflikten aus dem Weg. Die Entscheidung Ihres Vorgesetzten kann in Abhängigkeit von bestimmten Situationen stehen, wie der aktuelle Mitarbeiterbedarf, Ihre Krankheitstage oder das Beziehungsverhältnis.

Unter kurzfristiger Urlaub ist aber nicht nur die spontane Reise zu verstehen, dazu zählen auch unabsehbare und zeitnahe Termine oder Ereignisse: Ein Arzttermin, Schulveranstaltungen, oder persönliche Vorfälle, wie Beerdigungen oder andere Familienfeiern. Ist es für Sie nicht möglich diese Termine nach dem Feierabend zu erledigen und fallen Familienveranstaltungen auf Wochentage können Sie je nach Betriebssituation und Beziehungsverhältnis sicherlich spontan Urlaub bekommen. Denn auch Ihrem Arbeitgeber sind solche Situationen bewusst und allgemein kommt der Betriebe Ihnen in besonderen Fällen entgegen. Zusätzlich haben Sie einen Anspruch auf weitere freie Tage. Ob diese bezahlt oder unbezahlt sind, hängt von anderen Faktoren ab. Genaueres zum Sonderurlaub erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Sonderurlaub: Anspruch bei Hochzeit, Umzug & Todesfall

Neben der Arbeit haben Sie auch noch ein Privatleben, das in einigen Situationen Ihre besondere Aufmerksamkeit fordert. Diese Situationen können zum Beispiel ein plötzlicher Todesfall in der Familie oder die eigene Hochzeit sein. Dafür möchten Sie sicherlich ungerne Ihre Urlaubstage einsetzen, und das müssen Sie auch nicht. Denn unter bestimmten Bedingungen haben Sie einen Anspruch auf Sonderurlaub, den Sie bei Ihrem Arbeitgeber beantragen können.

Beim Sonderurlaub handelt es sich um freie Tage, die über den regulären Urlaub hinaus gehen und als vorübergehende Verhinderung der beruflichen Tätigkeit verstanden werden. Der Anspruch auf diese zusätzlichen freien und bezahlten Tage wird durch das BGB geregelt. Die Dauer für diese weiteren Urlaubstage ist gesetzlich nicht festgeschrieben, in der Regel handelt es sich um einen Anspruch von einen Tag bis hin zu mehreren Tagen. Für genaue Informationen sollten Sie sich Ihren Arbeits- oder Tarifvertrag ganz genau durchlesen: Prüfen Sie bitte, ob Regelungen zum Sonderurlaub festgehalten wurden. Sind zum Sonderurlaub keine Regelungen festgeschrieben,  sprechen Sie am besten frühzeitig mit Ihrem Arbeitgeber oder Vorgesetzten. Grundsätzlich bewilligt Ihr Arbeitgeber diese Sondertage, jedoch müssen bestimmte Bedingungen gegeben sein.

Einige Gründe für Sonderurlaub:

Die Geburt der Kinder: Hierbei spielt der Tag der Geburt eine Rolle, denn wenn dieser auf einen freien Tag, wie den Sonntag, fällt besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub. Für Frauen gilt das Mutterschutzgesetz. Bitte beachten Sie: Sollte in Ihrem Arbeitsvertrag der Anspruch auf Sonderurlaub speziell nur für Verheiratete bestehen, kann es vorkommen, dass der Vater bei der Geburt eines unehelichen Kindes ohne zusätzliche Urlaubstage ausgeht.

Pflege eines kranken Kindes: In dieser Situation hängt es von Ihrem Arbeitsvertrag und weiteren Bedingungen ab, ob Sie bezahlten Sonderurlaub bekommen. Es spielt eine Rolle, ob Sie ein oder mehrere Kinder haben, welches Alter das erkrankte Kind hat und in welcher häuslichen Situation Sie leben (Alleinerziehend, weitere Betreuungspersonen im nähren Umfeld). Jedoch haben Sie einen Anspruch auf Kinderkrankengeld, sofern Sie in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind.

Todesfall naher Familienangehöriger: Neben den formellen Tätigkeiten, die bei dem Tod eines nahen Verwandten zu erledigen sind, befinden Sie sich auch persönlich und emotional in einem Ausnahmezustand und in direkter Betroffenheit. Vor allem als Ehepartner und Verwandter ersten Grades (Eltern und eigene Kinder) ist dieses Lebensereignis besonders einschneidend. Sie können im Todesfall bis zu drei Tage Sonderurlaub beanspruchen, das steht in Abhängigkeit des Beziehungsverhältnisses zwischen Ihnen als Arbeitnehmer und dem Verstorbenen. Als Beispiel gilt: Stirbt ihre Schwiegermutter, wird prinzipiell ein Tag Sonderurlaub gewährleistet, hingegen sind es beim eignen Kind drei Tage.

Trifft bei Ihnen einer dieser Fälle zu, sollten Sie vorher unbedingt mit Ihrem Arbeitgeber Rücksprache halten. Prinzipiell gilt aber: Vorgesetzte, Chefs & Co sind in diesen besonderen Lebenssituationen sehr kulant und gewähren den Anspruch auf Sonderurlaub.

Urlaubsantrag abgelehnt: Wie entscheide Ihr Arbeitgeber?

Natürlich ist es ärgerlich, wenn Ihr Urlaubsantrag abgelehnt wird. Jedoch sollten Sie bedenken, dass vor allem in großen Unternehmen der jeweilige Zuständigkeitsbereich, ob Personalabteilung, Vorgesetzter oder Abteilungsleiter, nicht alle Wünsche berücksichtigen kann. Ihr Arbeitgeber muss sich an einigen Aspekten orientieren, diese können Betriebsferien, Familiensituation und Ihr gewünschter Urlaubszeitraum sein.

Im Allgemeinen ist gesetzlich festgeschrieben, dass sich Ihr Arbeitgeber nach den Wünschen des jeweiligen Mitarbeiters richten muss, solange nicht bestimmte Gründe dagegen sprechen. Ihr Arbeitgeber darf den Urlaubsantrag ablehnen, wenn Ihre Wünsche mit denen anderer Mitarbeiter kollidieren oder ein Notstand im Unternehmen herrscht.

Diese Faktor könnten die Genehmigung des Urlaubs gefährden:

  • Notstand im Unternehmen: betriebliches dringendes Belangen
  • Unterbesetzung der Abteilung z.B. wegen einer hohen Anzahl von Krankheitsfällen oder von Urlauben
  • hohes Arbeitsaufkommen, aufgrund von zusätzlichen Aufträgen oder wichtigen Projekten
  • Saisonale Phasen in Abhängigkeit von Branchen, wie das Weihnachts- oder Ostergeschäft im Einzelhandel

Besteht dieses betriebliche und dringende Belangen nicht, können soziale Gesichtspunkte ausschlaggebend für Ihren Urlaubsantrag sein. Haben Sie und zwei weitere Mitarbeiter den selben Wunschzeitraum, kollidieren diese Urlaubstage miteinander. Ihr Vorgesetzter entscheidet nach sozialen Aspekten, hierbei spielt die Hierarchie im Unternehmen keine Rolle.

Soziale Gründe: Unter anderem gilt Vorfahrt für Eltern:

  • Mitarbeiter mit Kindern, vor allem mit schulpflichtigen Kindern
  • lange Betriebszugehörigkeit
  • höheres Alter
  • berufstätige Ehepartner von anderen Mitarbeitern
  • Erholungsbedürftigkeit

Trotzdem können Sie sich nicht darauf verlassen, dass Sie mit diesen sozialen Punkten einen klaren Vorteil haben. Denn vermutlich betreffen diese Aspekte die Mehrheit des Betriebes.

Wer genau Vorrang hat, hängt vom konkretem Fall ab:

  • So haben Eltern mit schulpflichtigen Kindern während der Schulferien vorrangig Urlaub, als Eltern mit Kleinkindern
  • Gesundheitliche Gründe sprechen für Vorrang: z.B. Ein starker Allergiker möchte zur Pollenzeit ans Meer
  • Ältere, kinderlose Arbeitnehmer mit langer Betriebszugehörigkeit haben Vorrang vor jüngeren, kinderlosen Kollegen mit kürzerer Betriebszugehörigkeit

Seien Sie also verständnisvoll gegenüber der Entscheidung Ihres Vorgesetzten, wenn Sie mal keinen Urlaub genehmigt bekommen. Es ist nicht einfach, allen Wünschen gerecht zu werden, besonders in großen Unternehmen ist es wahrscheinlich kaum umsetzbar. Eine andere Möglichkeit wäre es, sich mit den Arbeitskollegen auszutauschen. So könnten mögliche Überschneidungen und Konfliktpotenzial vermieden werden. Vielleicht besteht sogar die Möglichkeit bei kurzfristigen Urlaubswünschen, sei es der Arzttermin oder ein längerer Wochenendtrip, mit Ihren Kollegen zu tauschen. Sofern es für Sie positive Auswirkungen auf den Urlaubsantrag haben könnte, weil der betroffene Arbeitskollege in derselben Abteilung tätig ist, oder Ihre Aufgaben übernehmen kann. Vergessen Sie hierbei nicht, dass Sie alles nur in Absprache mit Ihrem Vorgesetzten umsetetzen sollten und keine Eigenregie durchführen.

Urlaub genehmigt: Darf Ihr Urlaub zurückgezogen werden?

Im Allgemeinen kann Sie Ihr Arbeitgeber nicht aus Ihrem Urlaub zurückfordern, jedoch gibt es Ausnahmen. Diese Sonderfälle können dringende Krisensituationen in Ihrem Unternehmen sein, dazu zählen z.B. Gefahr in Verzug, Brand- oder Überschwemmungskatastrophen oder das drohende Verderben größerer Warenmengen. Liegen Sie bereits unter den Palmen am Strand, darf Ihr Arbeitgeber Sie nicht zurückrufen. Dennoch darf Ihr Vorgesetzter prinzipiell Ihren Urlaubsantrag vorzeitig zurückziehen, wenn Sie diesen noch nicht angetreten haben. Haben Sie eine Reise gebucht, brauchen Sie sich keine Sorgen machen, dass Sie auf den Kosten sitzen bleiben, denn diese muss Ihr Vorgesetzter Ihnen tragen und erstatten.

Im besten Fall reichen Sie Ihren Urlaub frühzeitig ein, sodass Sie gewissenhaft Ihre Urlaubsplanung antrete können. Im Fall von spontanen Urlaubstagen sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten direkt sprechen, am besten in einem persönlichen Gespräch, um die Situation zu klären. So besteht die Möglichkeit auf weitere freie Tage in privaten Notsituationen. Mit diesen Tipps und Infos sind Sie bestens auf Ihren nächsten Urlaubsantrag vorbereiten.

Bild: Anastasia Johlen
Anastasia Johlen (59 Artikel)

Anastasia Johlen hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf karrieretipps.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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