Souverän mit kritischen Fragen umgehen - in 4 einfachen Schritten

1. Kritische Fragen
2. Souverän auf kritische Fragen reagieren:
   1. 1. Gemeinsamkeiten herausstellen
   2. 2. Relativieren Sie die Aussage Ihres Gegenübers 
   3. 3. Ihre Kompetenz herausstellen
   4. 4. Einsicht und Verständnis zeigen
3. So nicht: Fehler beim Umgang mit kritische Fragen
   1. Schweigen
   2. Negative Ausdrücke wiederholen 
   3. Nachhaken

Ob Sie einen Vortrag vor Ihren Gesellschaftern halten, bei einem Branchentreffen eine Rede halten, eine Präsentation vor Ihrer Abteilung halten oder ein Meeting leiten: Im Berufsleben muss immer mit kritischen Fragen gerechnet werden. Doch wie reagiert man am besten darauf? Kritische Fragen können auch gestandene Manager in Verlegenheit bringen. Trainieren Sie Ihren Umgang mit kritischen Fragen. Dadurch können Sie in heiklen Situationen gelassener bleiben, aber auch beweisen, dass Sie als gut qualifizierte Fach- oder Führungskraft solche Konfrontationen kompetent meistern können. 

Kritische Fragen

• Sind Sie auch wirklich in der Lage, dieses große Projekt zu händeln?
• Warum liegen noch keine Ergebnisse vor?
• Warum halten Sie Ihr Versprechen von der letzten Sitzung nicht ein?
• Warum schreibt Ihr Projekt rote Zahlen und ab wann sind endlich Gewinne zu erwarten?

Die Antworten auf diese und Ähnliche Fragen müssen wohl überlegt sein. Auch wenn man hin und wieder am liebsten einen schlagfertigen oder gar bissigen Konter geben würde: Lassen Sie es! Professionalität ist wichtiger, als aus diesen Schlagabtausch einzugehen. Respektlose oder anderweitig unangemessene Reaktionen können im besten Fall an Ihrem Ruf kratzen, im schlimmsten Fall aber durchaus auch langfristigen Schaden für Ihre weitere Karriere bedeuten. 

Souverän auf kritische Fragen reagieren:

Werden Behauptungen in den Raum geworfen, dann stellen Sie diese richtig. Lassen Sie sich keine willkürlichen Dinge unterstellen und stellen Sie Behauptungen, die nicht belegbar sind, auch als solche dar. Können Sie diese direkt widerlegen, tun Sie dies auch, ohne dabei respektlos zu werden oder Ihren Gegenüber in Verlegenheit zu bringen. Hier geht es rein ums Geschäftliche, um Zahlen, Daten und Fakten. Verhalten Sie sich entsprechend. Hier eine Schritt für Schritt Anleitung, die Ihnen dabei helfen kann, souverän auf kritische Fragen zu reagieren:

1. Gemeinsamkeiten herausstellen

Um das Gespräch weg von einem Krisengespräch zu lenken, hin zu einer sachlichen und von Profis geführten Diskussion, gilt es als aller erstes, das Ganze zu entschärfen. Dies geht am besten, indem man zwischen sich und seinem „Kontrahenten“ Gemeinsamkeiten herausstellt. Sie können dazu Ihrem Gegenüber zum Beispiel in einem Punkt recht geben. Damit zeigen Sie, dass Sie nicht direkt in die Abwehrhaltung übergehen und zurück feuern, sondern bereit sind, sich mit der geäußerten Kritik auseinanderzusetzen. Leiten Sie Ihre Antwort mit diesem ersten Schritt ein. Dies verschafft Ihnen ein paar zusätzliche Minuten, um sich den folgenden Kern Ihrer Antwort zu überlegen. 

2. Relativieren Sie die Aussage Ihres Gegenübers 

In einem zweiten Schritt sollten Sie versuchen, die Aussage Ihres Gegenübers zu relativieren.  Vermeiden Sie es, die Ihnen gestellte kritische Frage als Anmaßung oder Angriff darzustellen, auch wenn dem so ist. Sie können die negative Frage ins Positive paraphrasieren. Aus „Warum halten Sie Ihr Versprechen von der letzten Sitzung nicht ein“, machen Sie „Warum der Richtige Zeitpunkt für die Umsetzung unserer Strategie noch nicht gekommen ist? Lassen Sie es mich erklären....“. Wiederholen Sie die negative Frage aber nicht, sondern formulieren Sie diese positiv um und beziehen Sie dann Stellung!

3. Ihre Kompetenz herausstellen

Es gibt einen ganz bestimmten Grund dafür, warum Sie gerade da vorne stehen und etwas vortragen, und nicht der Kollege, der Ihnen gerade mit einer sehr kritischen Frage den Auftritt zu ruinieren droht. Vergessen Sie das nicht. Sie können Ihre Kompetenz auch ruhig bei der Antwort herausstellen. Untermauern Sie Ihre Ergebnisse oder Aussagen mit Ihren Quellen und Ihrer langjährigen Expertise und bleiben Sie souverän. Sie sind eine erfahrene Fachkraft, die sich mit guten Leistungen einen Namen gemacht hat. Um Ihren Zuhörern zu beweisen, dass Sie wissen, was Sie tun, können Sie sich bei einer kritischen Frage auf ein Beispiel aus Ihrer Karriere berufen. Erzählen Sie, dass Sie Ihre Vorgehensweise bereits erfolgreich in Projekt X vollzogen haben, und dass auch Ihre Leitung von Projekt Y große Erfolge feiern konnte. Sie sagen damit nicht nur, dass man Ihnen ruhig vertrauen kann, sondern Sie belegen diese Bitte um Vertrauen auch mit konkreten Praxisbeispielen. 

4. Einsicht und Verständnis zeigen

Ihr Gegenüber möchte, dass Sie seine kritische Frage ernst nehmen. Beenden Sie die Antwort auf eine kritische Frage daher nicht damit, Ihre Kompetenz herauszustellen. Dies ist wichtig, doch sollte man das Gespräch, um den Frieden in der Firma zu wahren, auf einer gemeinschaftlichen Basis beenden. Zeigen Sie also zum Schluss Ihrer Antwort Verständnis für den Fragenden und auch ein wenig Einsicht. Damit zeigen Sie, dass die Frage nicht nur provokativ war, sondern auch ihre Berechtigung hat. Enden Sie mit einem Satz wie diesem: „Ich danke Ihnen für diese Betrachtungsweise, die wir auf keinen Fall außer Acht lassen sollten. Im Grunde liegen unsere Ansichten aber gar nicht so weit auseinander, schließlich verfolgen wir ja das selbe Ziel“. 

So nicht: Fehler beim Umgang mit kritische Fragen

Schweigen

Wird Ihnen eine kritische Frage gestellt, sollten Sie auf jeden Fall antworten. In diesen Fall ist Reden Gold und Schweigen eher Silber, wenn nicht sogar Bronze. Wer nicht reagiert und mit einem langen und verdutzten Schweigen antwortet, sagt damit entweder, dass der Kritiker absolut Recht hat, oder resigniert vollkommen, was nicht gerade Autorität und Kompetenz ausstrahlt. Wenn Sie auf die kritische Antwort nichts erwidern, dann bleiben Sie Ihren Gegenübern eine Antwort schuldig. Dies sollten Sie aber auf jeden Fall vermeiden.

Negative Ausdrücke wiederholen 

Möchten Sie eine Antwort auf eine Fragen wie zum Beispiel diese geben: Warum ist Ihre Präsentation unvollständig oder lückenhaft? Vermeiden Sie es, die Begriffe unvollständig oder lückenhaft zu wiederholen. Denn damit erreichen Sie nur, dass sich diese negativ behafteten Ausdrücke noch tiefer in das Gedächtnis Ihrer Zuhörer bohrt. Drehen Sie solche Vokabeln einfach um: Aus und „unvollständig“ können Sie „präzise“ machen, oder aus „lückenhaft“ machen Sie „übersichtlich zusammengefasst“. Wenn Sie sich nicht allzu eng an die Bedeutung eines Wortes klammern, funktioniert dieses Umkehrspielchen mit so gut wie jedem Begriff. Hier ein weiteres Beispiel: Warum reichen Sie diese Informationen erst so verspätet ein? Gehen Sie nicht auf das Wort „verspätet“ ein, sondern betonen Sie die „Vollständigkeit“ Ihrer präsentierten Daten und die „lückenlose“ Auseinandersetzung mit Ihrer Aufgabe.

Nachhaken

Vermeiden Sie es, Ihren Gegenüber darum zu bitten, seine Frage noch einmal zu wiederholen. Dies sollten Sie wirklich nur tun, wenn Sie die Frage akustisch nicht verstanden haben. Ansonsten vermitteln Sie den Eindruck, Sie hätten nicht zugehört, was respektlos wirkt. Wenn Sie den Inhalt der Frage verstanden haben, dann fragen Sie auch auf keinen Fall: „Wie meinen Sie das“. Auch dies zeugt nicht gerade von Autorität und Souveränität. Verwenden Sie keine Floskeln oder andere Füllwörter, sondern starten Sie Ihren Redebeitrag direkt mit der Beantwortung der kritischen Frage! Mit den vier vorgestellten Schritten sollte dies von nun an kein Problem mehr darstellen!