Remote Hiring: Als Unternehmen international Mitarbeiter einstellen

1. Was bedeutet Remote Hiring und Remote Work?
   1. Definition Remote Hiring
   2. Definition Remote Work
   3. Remote Work als neuster Alltag in der Arbeitswelt
2. Arbeitgeber muss sich international ausrichten
   1. Firmengründung im Ausland durch eigene Tochtergesellschaft
      1. Nachteil von eigener Tochtergesellschaft im Ausland
   2. Fachkräfte aus der EU einstellen
   3. Mitarbeiter aus Drittstaaten einstellen
   4. Wie können Sie Mitarbeiter in einem anderen Land einstellen?
   5. Beschäftigungen ausländischer Mitarbeiter als Freelancer
      1. Problematik bei dem Freelancer- Arbeitsverhältnis
   6. Anstellung der Mitarbeiter durch Employer of Record
      1. Vorteile der Zusammenarbeit mit einer speziellen Vermittlungsagentur
      2. Welches Recht gilt bei Servicevertrag und Arbeitsvertrag?
   7. Ist Remote Hiring das Zukunftsmodell?

Neue Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt, Fachkräftemangel, steigende Ansprüche von Arbeitnehmern: Es gibt viele Gründe, weshalb deutsche Arbeitgeber vermehrt auf ausländische Arbeitnehmer zurückgreifen. Überall fehlen qualifizierte Fachkräfte und der Mangel ist auch in Zukunft, nicht einfach zu kompensieren. Aus diesem Grund schauen sich immer mehr Unternehmen auch über die deutschen Landesgrenzen hinaus nach geeigneten und qualifizierten Mitarbeitern um.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um Remote Hiring und die Einstellung von ausländischen Mitarbeitern.

Was bedeutet Remote Hiring und Remote Work?

Der Begriff Remote Hiring bezeichnet den Vorgang, dass Mitarbeiter in Drittländern für ein Unternehmen beschäftigt sind, ohne physische Anwesenheit beim deutschen Arbeitgeber. Dabei kann es sich um Mitarbeiter für Teilzeit oder Vollzeitstellen handeln.

Definition Remote Hiring

Oftmals wird Remote Hiring mit Remote Work gleichgestellt, doch bei Remote Hiring ist tatsächlich die Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland gemeint. Übersetzt bedeutet Remote Hiring so viel wie Ferneinstellung, also die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne bzw. aus dem Ausland.

Definition Remote Work

Remote Work bedeutet Fernarbeit und impliziert, dass ein Job an jedem beliebigen Ort stattfinden kann, solange eine funktionierende Internetverbindung besteht. Die Arbeit aus der Ferne, abseits vom Arbeitsplatz, ist zum Beispiel von Zuhause im Homeoffice möglich. Dabei kann sich das Homeoffice im Prinzip auch im Ausland befinden.

Die Mitarbeiterbeschaffung im Ausland, also das Remote Hiring, bietet sich insbesondere für Branchen an, die überwiegend digital arbeiten. Der Arbeitsort ist zum Beispiel in der IT-Branche oftmals eher zweitrangig, man benötigt zum erfolgreichen Arbeiten einen Laptop, Internet und qualifizierte Fachkräfte.

Remote Work als neuster Alltag in der Arbeitswelt

Remote Work wird immer beliebter und viele Unternehmen aus bestimmten Branchen stellen auf eine Remote-First-Kultur um. Das bedeutet, dass diese vorrangig Mitarbeiter/innen beschäftigen, die nicht an einem zentralen Arbeitsplatz oder Standort gebunden sind, sondern flexibel und überall, auch Weltweit, arbeiten können.

Der Vorteil ist eindeutig: Durch dieses Arbeitsmodell können Unternehmen aus einem größeren Pool an talentierten Bewerbern auswählen und Kosten für Büroräume sind ebenfalls geringer. Weiterhin gehen diese Unternehmen mit dem Trend, da sich immer mehr Arbeitnehmer Flexibilität wünschen.

Arbeitgeber muss sich international ausrichten

Bevor Sie auf die Mitarbeitersuche im Ausland gehen, sollten Sie sich bewusst machen, dass Sie als internationaler Arbeitgeber einige Kriterien erfüllen müssen. Mitarbeiter aus dem Ausland sprechen in der Regel kein Deutsch, weshalb Sie sicher Englisch in Wort und Schrift beherrschen sollten.

Die interne Kommunikation auf Englisch ist ebenfalls wichtig und ausschlaggebend. Es genügt nicht, wenn Sie als Kopf des Unternehmens englisch sicher beherrschen, ihre Führungskräfte aber nicht.

Weiterhin müssen Sie sich als Arbeitgeber über die jeweilige Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland oder der EU informieren und sichergehen, dass alle Voraussetzungen und Vorgaben erfüllt sind.

Firmengründung im Ausland durch eigene Tochtergesellschaft

Die Gründung einer Tochterfirma im Ausland kann hilfreich sein, doch bei geringer Anzahl von ausländischen Mitarbeitern sind Kosten und Aufwand für die Gründung zu hoch. Es handelt sich hierbei eher um eine umständliche Variante für Remote Hiring. Der Prozess für die Gründung einer Niederlassung im Ausland ist mit sehr viel Planung und Vorbereitung verbunden. Weiterhin müssen sich Unternehmen mit rechtlichen, kulturellen und technischen Gegebenheiten in dem jeweiligen Land auskennen.

Nachteil von eigener Tochtergesellschaft im Ausland

• Hohe Kosten
• Sehr hoher Aufwand
• Großes Risiko, falls Gesellschaft wieder schließen muss

Ein weiterer Nachteil ist, dass sich Unternehmen bei einer Firmengründung im Ausland wieder auf ein Land beschränken und nicht weltweit auf die Mitarbeiterressourcen zurückgreifen können.

Deshalb gehen viele Unternehmen nicht den Weg der Firmengründung im Ausland und können dennoch Mitarbeiter aus dem Ausland einstellen und beschäftigen.
Rechtliche Rahmenbedingungen für die Einstellung internationaler Mitarbeiter

Je nachdem aus welchem Land der potenzielle Mitarbeiter kommt, müssen Sie als Arbeitgeber verschiedene Regeln beachten. Hierbei spielt unter anderem die Staatsbürgerschaft des potenziellen Mitarbeiters sowie die Berufsbezeichnung bzw. Tätigkeit eine Rolle.

Fachkräfte aus der EU einstellen

Bewerber aus der EU oder aus dem Europäischen Wirtschaftsraum stellen in der Regel keine größeren Hürden da. Innerhalb der Grenzen der EU ist Remote Work am unkompliziertesten. Einige Länder haben sogar eine bessere digitale Infrastruktur als hierzulande.

In den meisten Fällen können Sie neue Mitarbeiter aus der EU ohne Visum und Arbeitserlaubnis einstellen. Denn innerhalb der EU gilt, dass jeder Bürger überall innerhalb der EU wohnen und arbeiten darf.

Einfache steuerrechtliche Regelungen zwischen den EU-Ländern, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz vereinfachen die Anstellung von Mitarbeitern aus diesen Regionen erheblich.

Mitarbeiter aus Drittstaaten einstellen

Möchten Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter aus einem sogenannten Drittstaat einstellen, benötigen diese eine Aufenthalts- und auch eine Arbeitsgenehmigung. Nur dann ist eine Beschäftigung rechtens.

Da es sich bei Remote Hiring darum handelt, Mitarbeiter einzustellen, die nicht vor Ort in Deutschland arbeiten gibt es andere Möglichkeiten des Arbeitsverhältnisses.

Wie können Sie Mitarbeiter in einem anderen Land einstellen?

Für Sie als Unternehmen besteht die Möglichkeit ausländische Fachkräfte einzustellen, ohne diese nach Deutschland zu bringen. Welche Optionen Sie als deutscher Arbeitgeber haben erfahren Sie im weiteren Verlauf.

Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit Mitarbeiter als Freelancer einzustellen oder über eine spezielle Agentur, die sich auf die Anstellung von ausländischen Mitarbeitern spezialisiert hat.

Beschäftigungen ausländischer Mitarbeiter als Freelancer

Insbesondere aufgrund der hohen Flexibilität für Arbeitgeber und Freelancer (Freiberufler) bevorzugen viele deutsche Unternehmen die Beschäftigung von ausländischen Freelancern. Hierbei handelt es sich um Selbstständige, die Aufträge und Projekte eines Unternehmens annehmen und ausführen.

Es handelt sich, um ein Arbeitsverhältnis ohne typischen Arbeitsvertrag und ohne Anstellung. Das Arbeitsverhältnis beruht auf einem Werk- oder Dienstvertrag bzw. einem Servicevertrag. Sie vereinbaren mit dem neuen Mitarbeiter alle Rahmenbedingungen wie Vergütung, Arbeitszeit und Leistungen.

Diese Variante der ausländischen Mitarbeitereinstellung ist besonders für Projekte sehr beliebt, aber auch immer eine kurzfristige Lösung. Es ist eher unkompliziert und mit wenig rechtlichem Aufwand verbunden.

Problematik bei dem Freelancer- Arbeitsverhältnis

• essentielle Qualitätsunterschiede zwischen Freelancer und klassischen Mitarbeitern
• Keine Sicherheit für den Mitarbeiter durch arbeitsrechtliche Kündigung
• Kein lokaler Arbeitsvertrag, lediglich Servicevertrag
• Mitarbeiter muss sich selbständig um Sozialversicherungsabgaben und Einkommenssteuer kümmern
• In manchen Ländern ist die Beschäftigung von Freelancern illegal

Anstellung der Mitarbeiter durch Employer of Record

Soll ein Mitarbeiter langfristig in Ihrem Team eingebunden sein, ist die Anstellung von Freelancern keine dauerhafte Lösung.

Mithilfe von einem sogenannten Employer of Record (EoR), oder auch Professional Employer Organisation (PEO) genannt, können Unternehmen das gesamte Anstellungsverhältnis auslagern. Es handelt sich beim EoR um eine Agentur, welche den Arbeitnehmer im Auftrag eines Unternehmens im gewünschten Land anstellt. Die Agentur kümmert sich dann auch um alle rechtlichen und formellen Vorgänge. Nicht zu verwechseln ist ein Employer of Record mit einem reinen Payroll-Anbieter oder einer Recruitment-Agentur. EoR kümmert sich nur um das Anstellungsverhältnis und die damit zusammenhängenden Pflichten und Aufgaben.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einer speziellen Vermittlungsagentur

• vollwertiger Arbeitsvertrag wird unterzeichnet.
• Schutz für Arbeitnehmer, dank Kündigungsfrist im Einklang mit lokalem Arbeitsrecht.
• Mitarbeiter hat in seinem Land eine lokale Anlaufstelle zu administrativen Fragen.
• hohe Mitarbeiterbindung an Unternehmen, da die Arbeitnehmer direkt angestellt sind.
• Agentur führt Sozialversicherungsabgaben und Einkommenssteuerzahlungen an.
• Ermöglicht Unternehmen Rechtssicherheit, da Employer of Record als lokaler Arbeitgeber für entsprechendes Arbeitsverhältnis sorgt.

Auch, wenn alles über die Agentur läuft, sind Sie als Unternehmen der deutsche Arbeitgeber und wichtige Entscheidungen liegen in Ihrer Hand. In der Praxis besteht nämlich das Arbeitsverhältnis mit Ihnen, dem Unternehmen und nicht mit der Agentur. Sie haben die Kontrolle über Leistungen, Management und die Lohnverhandlungen.

Welches Recht gilt bei Servicevertrag und Arbeitsvertrag?

Bei Unterzeichnung eines Servicevertrags gilt in der Regel das lokale Recht des Arbeitgebers aus Deutschland. Dieser Vertrag ist mit einer Kündigungsfrist von 30 bis 60 Tagen leicht zu kündigen und mit einem gewöhnlichen Arbeitsverhältnis nicht zu vergleichen.

Im Falle eines Arbeitnehmerverhältnisses durch einen Employer of Record oder eine lokalen Tochtergesellschaft, gilt immer das jeweilige Recht im Land der Anstellung. Deshalb sollten Sie immer zusammen mit einem HR-Experten arbeiten, da sich Arbeitsgesetz, Abfindungszahlungen, Kündigungsfristen und andere Rechte von Land zu Land unterscheiden. Damit Sie immer rechtskonform handeln, ist die Beratung durch einen Experten in jedem Fall sinnvoll.

Ist Remote Hiring das Zukunftsmodell?

Fakt ist, dass Sie als Unternehmen aus einem viel größeren Pool von Fachkräften auswählen können, alleine das ist ein großer Vorteil. Ein Nachteil ist, dass Sie als Arbeitgeber alles digital mit dem ausländischen Mitarbeiter handhaben müssen und auch der Bewerbungsprozess online und digital stattfinden wird. Bewerbungsprozess und Vorstellungsgespräch sind ganz anders, als außerhalb der digitalen Welt.

Trotzdem sind sich Experten sicher, dass Remote Hiring nicht nur ein Trend ist. Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und Fachkräfte werden hierzulande immer weniger. Deshalb wird Remote Hiring wohl in Zukunft verstärkt aufkommen und in Deutschland ausgebaut werden.