karrieretipps.de Karriere Prokura erteilen: Das müssen Sie als Unternehmen beachten!

Prokura erteilen: Das müssen Sie als Unternehmen beachten!

Prokura erteilen: Das müssen Sie als Unternehmen beachten!
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Anastasia Johlen am 02.11.2019 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Prokura: Was bedeutet das eigentlich?
    1. Einzelprokura oder Gesamtprokura?
    2. Warum wird die Prokura im Handelsregister eingetragen?
  2. Was sind die Aufgaben eines Prokuristen?
  3. Prokura erteilen: Wer ist dazu berechtigt?
  4. Wer kann zum Prokuristen ernannt werden?
    1. Wer darf die Prokura nicht erhalten?
  5. Prokura erteilen: Diese Rechte werden übertragen
    1. Prokurist entscheidet im Ein- und Verkauf
    2. Prokurist hat Personalverantwortung
    3. Prokurist kann Darlehen aufnehmen
    4. Prokurist übernimmt Gerichtsverfahren
    5. Prokurist darf Grundstücke erwerben
  6. Dürfen Sie die Rechte eines Prokuristen beschränken?
  7. Prokura hat seine Grenzen: Das darf ein Prokurist nicht!
    1. Prokurist darf Unternehmen nicht auflösen
    2. Prokurist darf nicht Insolvenz melden
    3. Prokurist darf Grundstücke nicht belasten und verkaufen
    4. Erteilung einer Prokura ist nicht möglich
  8. Prokura auflösen: Wann endet die Prokura?
  9. Prokura entziehen: Warum es nötig sein kann

Die Prokura ist in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken, umso größer ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist die Prokura-Erteilung. Mit dem Wachstum eines Unternehmens entstehen neue Herausforderungen: In einem großen Unternehmen kann sich der Geschäftsführer nicht mehr alleine um alles kümmern. Im Klartext bedeutet das, Verantwortung und Aufgaben abzugeben. Verträge müssen geschlossen, Aufträge erteilt und gezahlt werden. An diesem Punkt kommt die Prokura zum Einsatz. Was genau sollten Sie als Unternehmen beachten? An wen können Sie als Geschäftsleitung eine Prokura erteilen?

Prokura: Was bedeutet das eigentlich?

Bei einer Prokura handelt es sich um eine besondere Form der Vollmacht. Hierbei handelt es sich nicht um eine einfache Handlungsvollmacht! Die Prokura wird ins Handelsregister eingetragen und ermächtigt diejenige Person zu gesetzlich festgelegten Rechtsgeschäften in dem Unternehmen (§49 Absatz 1 des Handelsgesetzbuches). Die Person, der die Prokura erteilt wurde, wird Prokurist genannt. Prokuristen sind nicht einfach nur „die rechte Hand“ und nicht nur ein ausführendes Organ, sondern entscheidungsberechtigt. Sie haben eine besondere Stellung in dem Unternehmen.

In der Praxis bedeutet es, dass ein Geschäftsführer einer GmbH oder der Inhaber einer Einzelfirma einem leitendem Angestellten, etwa einem Betriebsleiter, Prokura erteilt. Dadurch bevollmächtigt der Geschäftsführer die Person dazu, alle gerichtlichen und außergerichtlichen Handlungen sowie Geschäfte zu erstrecken. Ausgeschlossen davon ist der Verkauf von Grundstücken oder deren Belastung.

Einzelprokura oder Gesamtprokura?

Die Einzelprokura wird einer einzelnen Person erteilt, hingegen wird bei einer Gesamtprokura die Prokura an mehrere Personen erteilt.

Häufig wird in großen Unternehmen eine Gesamtprokura erteilt, wodurch nur eine gemeinsame Handlungsfähigkeit besteht. Für die Handlung und Entscheidungen müssen alle Mitglieder der Gesamtprokura zustimmen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Gesamtprokura auf einen Geschäftsführer angewiesen wird.

Neben diesen Formen der Prokura gibt es noch die sogenannte Filialprokura, welche sich auf die Vertretung einer Filiale, Geschäftsstelle oder Niederlassung beschränkt.

Warum wird die Prokura im Handelsregister eingetragen?

Das Handelsregister ist ein amtliches Verzeichnis, in welchem wichtige Angaben und Informationen über Kaufleute und Unternehmen zu finden sind. Deshalb ist es eine Notwendigkeit, dass auch die Prokura dort verzeichnet wird. So können sich Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden absichern:

Es besteht die Möglichkeit vor einem Vertragsabschluss einen Einblick in das Handelsregister zu werfen. Dadurch kann überprüft werden, ob der Vertragspartner bzw. Unterzeichner berechtigt ist den Handel abzuschließen und zu bewilligen. Durch die Eintragung der Prokura in das Handelsregister besteht eine Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr.

Was sind die Aufgaben eines Prokuristen?

Bei einem Prokuristen handelt es sich um einen höher gestellten Mitarbeiter eines Unternehmens, welcher Verbindlichkeiten eingehen kann sowie den Geschäftsverkehr und Prozesse führen darf. Im Prinzip kann der Prokurist auch als zwischenzeitlicher Geschäftsführer verstanden werden, der diesen in seiner Abwesenheit vertritt. Ebenfalls ist es möglich, dass ein Prokurist dauerhaft bestimmte Aufgaben abnimmt und den Geschäftsführer entlastet.

Jedoch darf der Prokurist keine Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und weitere kaufmännische Aufgaben übernehmen.

Prokura erteilen: Wer ist dazu berechtigt?

Eine Prokura kann nur durch den Geschäftsinhaber oder gesetzlichen Vertreter erteilt werden. Als gesetzlicher Vertreter gilt zum Beispiel der Geschäftsführer einer GmbH, welcher mit Zustimmung der Gesellschafter einen Prokuristen ernennen darf. Hingegen obliegt bei einer Aktiengesellschaft dem Vorstand die Wahl eines Prokuristen.

  • Die Prokura kann nur durch ausdrückliche Erklärung des Geschäftsinhabers bzw. seines gesetzlichen Vertreters erteilt werden.
  • Die Prokura muss angemeldet sein und mit Unterschrift des Prokuristen im Handelsregister eingetragen werden.
  • Für die Erteilung einer Prokura braucht es die Zustimmung der Gesellschafter.

Wer kann zum Prokuristen ernannt werden?

Sie müssen keinen internen Mitarbeiter zum Prokuristen ernennen. Jede natürliche, geschäftsfähige Person darf die Prokura erteilt bekommen. Prokurist kann im Grunde jede beliebige Person werden, selbst der Ehegatte kann zum Prokurist erklärt werden. Es gibt aber auch Personen, welche nicht zum Prokuristen ernannt werden dürfen.

Wer darf die Prokura nicht erhalten?

  • Vorstandsmitglieder einer AG oder KG a. A.
  • Geschäftsführer einer GmbH
  • Der ständige Vertreter einer Zweigniederlassung
  • Insolvenzverwalter, da er bereits über die inhaltlich gleiche Vollmacht verfügt.
  • Der persönlich haftende Gesellschafter einer OHG
  • Komplementär einer KG
  • Testamentsvollstrecker, der das Handelsgewerbe im eigenen Namen fortführt.

Prokura erteilen: Diese Rechte werden übertragen

Einem Prokuristen wird eine große Menge Vertrauen entgegengebracht. Deshalb sollten Sie sich als Unternehmen besonders gut überlegen, welche Person dieser Aufgabe gewachsen ist. Bedenken Sie, dass sie der Person viele Handlungsfreiräume geben und diese bedacht mit dieser Macht umgeht. Aber welche Befugnisse hat ein Prokurist genau?

Prokurist entscheidet im Ein- und Verkauf

Fast in jedem Unternehmen spielen Ein- und Verkauf eine Rolle. Diese Zweigstelle kann der Prokurist übernehmen. Die Prokura ermöglicht es der Person Waren und Geschäftsgüter zu kaufen, welche für Ihr Geschäft notwendig sind. Der Prokurist verfügt dadurch auch über Ausgaben, Einnahmen und Gewinn.

Prokurist hat Personalverantwortung

Zusätzlich erhält die Person mit der Prokura, die Befugnis Mitarbeiter zu entlassen und neue Arbeitnehmer einzustellen. Auch dies ist ein zentraler Geschäftsbereich, welcher über Erfolg und Misserfolg Ihres Unternehmens entscheidet. Die Personalverantwortung ruht mit einer Prokura nicht mehr länger in Ihren Händen.

Prokurist kann Darlehen aufnehmen

Wie bereits erwähnt, verfügt ein Prokurist über Ihre Gelder, er kann Ein- und Verkauf steuern. Zusätzlich ist ein Prokurist berechtigt einen Kredit aufzunehmen. In relevanten Situationen kann ohne Ihr Wissen in Verantwortung des Prokuristen über Zahlungsgeschäfte entschieden werden. Darlehen dürfen aufgenommen werden und sogar einem Dritten gegenüber gewährt oder abgelehnt werden.

Prokurist übernimmt Gerichtsverfahren

Wie im Handelsgesetztbuch geschrieben, darf ein Prokurist auch gerichtliche Geschäfte und Rechtshandlungen übernehmen. Das bedeutet, dass ein Prokurist das Unternehmen vor Gericht vertreten kann.

Prokurist darf Grundstücke erwerben

Möchten Sie mit Ihrem Unternehmen expandieren oder eine neue Geschäftsstelle errichten? Auch hier kommt ein Prokurist zum Einsatz: Diese Person darf ein Grundstück suchen und im Namen des Unternehmens erwerben.

Wie Sie sehen erteilen Sie einer Person sehr wichtige Aufgaben und damit eine Menge Verantwortung. Deshalb sollten Sie sich bei der Wahl genügend Zeit nehmen und eine Person Ihres Vertrauens wählen. Sie denken, dass Sie vielleicht einige der genannten Bevollmächtigungen verbieten oder die Aufgaben eines Prokuristen einschränken dürfen?

Dürfen Sie die Rechte eines Prokuristen beschränken?

Nein, das ist leider nicht möglich. Sie dürfen laut §50 HGB die Rechte, welche eine Prokura erteilt, nicht beschränken. Jedoch können Sie die Prokura um weitere Geschäftsaufgaben erweitern. Dennoch sind dem Prokuristen auch Grenzen gesetzt und die Person hat nicht überall uneingeschränkten Handlungsfreiraum.

Prokura hat seine Grenzen: Das darf ein Prokurist nicht!

Mit einer Prokura erteilen Sie als Unternehmen eine Menge Verantwortung. Theoretisch und praktisch gesehen, kann die Person Ihr Unternehmen mutwillig vor die Wand fahren. Das Geld kann zum Fenster herausgeschmissen werden, zu viele Aufträge angenommen werden oder unnötig Mitarbeiter entlassen werden. Dann heißt es für Sie: Die Notbremse ziehen!

Aber ein Prokurist hat auch Grenzen und kann Sie nicht in jedem Bereich ersetzten bzw. stellvertretend für Sie handeln.

Prokurist darf Unternehmen nicht auflösen

Es obliegt Ihnen das Unternehmen aufzulösen oder zu verkaufen. Dazu ist der Prokurist nicht bevollmächtigt! Es liegt nicht in der Verantwortung des Handlungsbevollmächtigten, ob der Betrieb eingestellt wird oder nicht. Dies ist und bleibt Ihre Aufgabe als Geschäftsinhaber oder Unternehmensbesitzer.

Prokurist darf nicht Insolvenz melden

Ein Prokurist darf weder das Unternehmen auflösen, noch einen Insolvenzantrag stellen. Insolvenz kann nur der Geschäftsführer oder ein Gläubiger als Fremdantrag stellen.

Prokurist darf Grundstücke nicht belasten und verkaufen

Mit einer Prokura hat die Person keine Befugnis Ihre Grundstücke zu verkaufen oder diese mit Schulden etc. zu belasten. Dafür braucht es eine zusätzliche Berechtigung durch den Geschäftsführer.

Erteilung einer Prokura ist nicht möglich

Als Prokurist hat die Person zwar Handlungsvollmachten, jedoch kann sie keine weitere Prokura erteilen. Dies ist nur durch Sie als Geschäftsleitung möglich und rechtens!

Prokura auflösen: Wann endet die Prokura?

Eine Prokura ist nicht übertragbar, das ist im Handelsgesetzbuch festgelegt. Es kann durch den Prokurist kein Nachfolger ernannt werden, der etwa bei Eintritt der Rente diese Handlungsbevollmächtigung übernimmt. Die Aufhebung einer Prokura muss ebenfalls, wie die Ernennung, im Handelsregister eingetragen werden.

  • Eine Prokura kann jederzeit widerrufen werden (§52 Absatz 2 HGB).
  • Löst sich das Geschäft auf, etwa durch eine Betriebsauflösung, ist auch die Prokura ungültig.
  • Wechselt der Inhaber einer Firma oder eines Unternehmens, kann dadurch die Prokura ungültig werden.
  • Wird der Prokurist gekündigt, endet neben dem Arbeitsverhältnis auch die Prokura.

Verstirbt der Geschäftsinhaber, bleibt die Prokura allerdings bestehen. Dadurch ist das weiterbestehen im Todesfall garantiert.

Prokura entziehen: Warum es nötig sein kann

Warum sollten Sie die Prokura entziehen? Ganz einfach: Sie haben einem Mitarbeiter oder einer vertrauten Person enormes Vertrauen ausgesprochen und Rechte erteilt. Wird dieses Vertrauen missbraucht, müssen Sie entsprechend handeln.
Aber auch andere Gründe können eine Entziehung der Prokura rechtfertigen. Aber aufgepasst: Die Entziehung einer Prokura ist ein tiefer Eingriff in die innere Geschäftsstruktur und sollte gut überlegt und begründet sein!

Gründe für die Entziehung der Prokura

  • Auflösung des Angestelltenverhältnisses
  • Ein minderjähriger Geschäftsinhaber (Erbe), wird volljährig und wurde bislang vom Prokuristen vertreten.
  • Vertrauensverlust
  • geschäftliche Differenzen

Wie Sie sehen, sollten Sie die Entscheidung einer Prokura gut überdenken. Überstürzten Sie nichts und lassen Sie sich ausreichend Zeit. Vielleicht können Sie zunächst ohne Prokurist auskommen, aber früher oder später wird jedes größere Unternehmen auf die Hilfe und Unterstützung so einer Person angewiesen sein.

Bild: Anastasia Johlen
Anastasia Johlen (53 Artikel)

Anastasia Johlen hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf karrieretipps.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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