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Produktivität steigern: 8 Tipps die Ihre Produktivität deutlich steigern

Produktivität steigern: 8 Tipps die Ihre Produktivität deutlich steigern
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Malin K. am 17.07.2017 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. 1. Entlarven Sie Produktivitätskiller
  2. 2. Produktivität steigern mit To-Do-Listen
  3. 3. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag
  4. 4. Nutzen Sie den Arbeitsweg
  5. 5. Machen Sie alle 90 Minuten eine Pause
  6. 6. Treiben Sie regelmäßig Sport
  7. 7. Sagen Sie Meetings ab
  8. 8. Essen Sie Brainfood
  9. Fazit:

Die eigene Produktivität zu steigern, verspricht eine Menge Vorteile: Überholen Sie Ihre Kollegen im Wettlauf um die Beförderung. Schaffen Sie sich mehr Freizeit für Ihre Familie oder Ihre Hobbies. Erledigen Sie mehr Aufgaben in kürzerer Zeit. Gehen Sie nach einem entspannten Arbeitstag mit dem zufriedenen Gefühl in den Feierabend, alles Wichtige geschafft zu haben. Für diese Verbesserungen müssen Sie nicht härter arbeiten, sondern effizienter. Wir verraten Ihnen in unserem Leitfaden, wie Sie Ihre Produktivität mit ganz einfachen Methoden steigern.

1. Entlarven Sie Produktivitätskiller

Dies ist der erste und grundlegendste Schritt, mit dem Sie Ihre Produktivität steigern und langfristig effizienter arbeiten. Nehmen Sie sich Zeit und spielen gedanklich einen typischen Arbeitstag durch. Fangen Sie beim Aufstehen an und enden Sie beim zu Bett gehen. Notieren Sie sich auf einem Stundenplan, wofür Sie wieviel Zeit benötigen. Seien Sie dabei ehrlich zu sich und lassen sich nicht dazu verleiten, einen optimalen Tag aufzuschreiben.

Stellen Sie sich dabei Fragen wie diese:

  • Stehen Sie auf dem Weg zur Arbeit meistens im Stau?

  • Stören Emails und Telefonate Sie oft, wenn Sie sich gerade konzentrieren?

  • Lassen Sie sich gern von Facebook oder einem Plausch mit der netten Kollegin ablenken?

All diesen Faktoren ordnen Sie nun eigene Zeitfenster zu und markieren die unproduktiven Zeiten in Rot. Sie werden überrascht sein, wieviel Zeit Sie damit verbringen, E-Mails zu beantworten oder in Meetings nur auf deren Ende zu warten. Diese Zeit erobern Sie sich ab jetzt zurück, damit Sie Ihren Schreibtisch wieder dazu nutzen können, Ihre Projekte voranzutreiben. Nachdem Sie nun Ihre ganz persönlichen Zeitfresser kennen, ersetzen Sie sie durch produktives Verhalten.

2. Produktivität steigern mit To-Do-Listen

Wenn Sie im Büro erstmal Zeit zum Ankommen brauchen oder sich schnell ablenken lassen, schreiben Sie Ihre Aufgaben für den nächsten Tag schon abends auf eine To-do-Liste. Indem Sie Ihre Ziele verbildlichen, bringen Sie Struktur in Ihren Arbeitstag und haben einen Plan, den Sie zielstrebiger verfolgen werden. Sortieren Sie die Punkte auf Ihrer To-do-Liste nach folgenden Kriterien:

1. wichtig & zeitnah

2. zeitnah

3. wichtig

4. langfristig

Ihre Listenpunkte arbeiten Sie immer nach dieser Reihenfolge in absteigender Priorität ab. Da Sie schon am Vortag ganz in Ruhe Ihre Prioritäten gesetzt haben, entfällt diese Kopfarbeit während des gesamten Arbeitstages und Sie können sich voll auf Ihre Projekte konzentrieren. Das befriedigende Gefühl, einen Punkt nach dem anderen auf der Liste abzuhaken, motiviert Sie dazu,verlockende Ablenkungen frühzeitig abzublocken.

3. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag

Sie haben Ihre tägliche To-do-Liste vor sich, aber ständig klingelt das Telefon oder das Mailprogramm kündigt eingehende E-Mails an? Bleiben Sie gedanklich bei Ihren Zielen und lassen Sie sich nicht unterbrechen. Planen Sie bestimmte Zeiten ein, in denen Sie Emails lesen und beantworten. In der Zwischenzeit stellen Sie die Benachrichtigungstöne auf lautlos. Wenn Sie sich morgens, mittags und vor Feierabend jeweils eine halbe Stunde mit Ihren E-Mails befassen, werden Sie nichts Wichtiges verpassen. Möchten Sie E-Mails eines bestimmten Absenders immer sofort lesen, erstellen Sie eine entsprechende Regel in ihrem Mailprogramm. So arbeiten Sie in Ruhe und empfangen trotzdem die Nachrichten Ihres Chefs oder des wichtigsten Kunden.

Mit einem veränderten Telefonverhalten können Sie ebenso einfach ihre Produktivität steigern. Bei eingehenden Telefonaten erkennen Sie sofort, ob es sich um ein wichtiges und zeitnahes Thema handelt. Falls der Anruf nicht in diese Kategorie fällt, vereinbaren Sie einen Rückruf zu Ihren Telefonzeiten für ausgehende Anrufe. Suchen Sie sich dafür ein Zeitfenster aus, in dem Sie schon die Hälfte Ihrer To-Do-Liste abgehakt haben. Dann gehen Sie entspannter und motivierter an das Telefonat.

Extra-Tipp: Lächeln Sie am Telefon. Diesen Trick verwenden Call-Center-Agenten schon lange. Das Lächeln entspannt nicht nur Sie, sondern auch Ihren Gesprächspartner und macht Ihn kooperativer.

4. Nutzen Sie den Arbeitsweg

Wenn Sie mit der Bahn zur Arbeit fahren, nutzen Sie diese Zeit, um Ihre Produktivität zu steigern und bereiten Sie sich auf Ihre Aufgaben vor. Statt aus dem Fenster zu schauen, nehmen Sie sich Ihre To-do-Liste vor und gehen sie wie einen Leitfaden für den kommenden Tag Punkt für Punkt durch. Überlegen Sie, mit welchen Methoden Sie die einzelnen Aufgaben am besten lösen. Sie werden sich fühlen, als hätten Sie die Hälfte schon geschafft, noch bevor Sie im Büro ankommen.

Sind Sie mit dem Auto unterwegs und stehen regelmäßig im Stau, können Sie Ihre Produktivität steigern, indem Sie früher oder später losfahren. Oft macht schon eine Viertelstunde den großen Unterschied und Sie kommen wesentlich entspannter bei der Arbeit an. Wenn Sie entspannt sind, ist Ihr Hirn nicht mit Stressbewältigung beschäftigt und Sie können seine ganze Kapazität für die Herausforderungen des neuen Tages nutzen.

5. Machen Sie alle 90 Minuten eine Pause

Sie kennen das Problem wahrscheinlich: Sie nehmen sich vor, pünktlich Pause zu machen, aber reißen sich nicht vom Schreibtisch los. Gerade Strebsame und Ehrgeizige tappen immer wieder in diese Falle und machen zu späte, zu kurze oder zu wenige Pausen. Wenn auch Sie zu dieser Kategorie gehören, hilft nur eins: Disziplinieren Sie sich und rufen Sie sich immer wieder ins Gedächtnis, dass Pausen Ihre Arbeit effizienter machen statt Sie aufzuhalten. Es kursieren viele Gerüchte zu den richtigen Abständen zwischen den Pausen. Wissenschaftlich bewiesen ist, dass Arbeitsblöcke von jeweils 90 Minuten die Produktivität steigern.

Extra-Tipp: Verlassen Sie in der Mittagspause das Büro und am besten auch die Kollegen. Verabreden Sie sich zum Mittagessen oder genießen Sie die Ruhe im Park. Hauptsache ist, Sie beschäftigen sich mit Dingen, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben. Wenn Sie zwischendurch ganz andere Eindrücke sammeln wird das Ihre Produktivität steigern. Etwas Neues wahrzunehmen macht Sie kreativer, inspiriert Sie und gibt Ihren Gedanken den Raum, sich ganz unbemerkt selbst zu sortieren.

6. Treiben Sie regelmäßig Sport

Auch mit diesem populären Rat können Sie Ihre Produktivität steigern und zwar langfristig und sehr effektiv. Sport verbessert Ihren Kreislauf, erhöht Ihre Konzentrationsfähigkeit und bringt Klarheit in Ihre Gedanken. Diese Vorteile kennen Sie sicher. Wenn diese Argumente bisher nicht ausgereicht haben, Sie zum Sport in der Mittagspause oder wenigstens nach Feierabend zu motivieren, dann vielleicht dieses: Sport sorgt für eine entspanntere Stimmung zwischen den Kollegen. Egal, ob Sie gerne Zeit mit Ihren Kollegen verbringen oder lieber ganz in Ruhe arbeiten: Eine positive Grundstimmung im Team sorgt für eine angenehme Arbeitsatmosphäre und die macht glücklich. Sport schüttet zusätzlich Serotonin aus und macht Sie noch glücklicher. Glück wird Ihre Produktivität steigern, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

7. Sagen Sie Meetings ab

Wer regelmäßig Meetings besucht, weiß, wie sehr lange Unterbrechungen eine produktive Arbeitsphase stören. Seien Sie ehrlich: Ist wirklich jedes Meeting ergebnisorientiert und produktiv? Ergebnislose Meetings sind Produktivitätskiller und halten Sie davon ab, ihre Produktivität zu steigern. Überlegen Sie, welche Meetings für Ihre aktuellen Projekte wirklich ausschlaggebend sind und sagen Sie die anderen ab. Bitten Sie Ihre Kollegen, Sie per Mail über die wichtigsten Ergebnisse und Inhalte zu informieren und widmen Sie sich in Ihrem Projektzeitfenster ganz Ihrer aktuellen Aufgabe.

8. Essen Sie Brainfood

Eine einfache und genussvolle Möglichkeit, ihre Produktivität zu steigern ist, die richtigen Nahrungsmittel zu essen. Grünes Gemüse enthält viele Vitamine und Mineralstoffe, die Ihr Körper besonders unter Stress verbraucht. Avocados enthalten zusätzlich jede Menge Omega-3-Fettsäuren und liefern ihrem Hirn damit einen wichtigen Baustoff für seine Nerven und Zellen. Walnüsse liefern Ihnen neben Omega-3-Fettsäuren wichtige B-Vitamine, die Ihre Konzentration steigern und Ihre Nerven stabilisieren. Ein echter Alleskönner ist auch die Banane: Sie versorgt Sie mit leistungssteigerndem Magnesium und durch die Aminosäure Tryptophan produziert Ihr Hirn zusätzlich mehr Serotonin. Und Sie wissen ja: Glückliche Menschen sind produktiver. Nichts mindert Ihre Leistungsfähigkeit so schnell wie Wassermangel oder ein sinkender Glucosespiegel. Auf diese körperlichen Notsituationen reagiert Ihr Hirn sofort und stellt auf Notfallversorgung um. Indem Sie viel Wasser trinken und in Ihren Pausen kleine Powersnacks wie Walnüsse oder Avocados essen, können Sie jeden Tag Ihre Produktivität steigern und tun sich und Ihrem Körper dabei etwas wirklich Gutes.

Fazit:

Ihre Produktivität steigern Sie ganz einfach, wenn Sie Produktivitätskiller ausmerzen und die gesparte Zeit nutzen, um Ihren Arbeitstag clever zu organisieren. Wie Sie die Störenfriede entlarven und womit Sie sie ersetzen, wissen Sie jetzt. Also worauf warten Sie noch?

Extra-Tipp: Eine gute Tagesstruktur, die Ihre Produktivität steigert, könnte so aussehen:

8 Uhr – 8.30 Uhr: E-Mails bearbeiten

8.30 Uhr – 9.30 Uhr: To-do-Liste verfolgen

Pause mit Walnusssnack

9.40 Uhr – 11.10 Uhr: To-do-Liste verfolgen

Pause mit kurzem Spaziergang

11.20 Uhr – 12.40 Uhr: To-do-Liste verfolgen

12.40 Uhr – 13 Uhr: Emails bearbeiten

Mittagspause außer Haus

14 Uhr – 15.30 Uhr: To-do-Liste verfolgen

Pause mit Bewegung

15.40 Uhr – 16.10 Uhr: Anrufe erledigen

16.10 Uhr – 17.10 Uhr: To-do-Liste verfolgen

17.10 Uhr – 17.30 Uhr: To-do-Liste für den nächsten Tag planen und aufschreiben

Quellen:

1. https://www.forbes.com/ | 12 Tips For Increasing Productivity

2. https://www.inc.com/ | 15 Ways to Increase Productivity at Work

3. https://www.entrepreneur.com/ | 5 Daily Habits That Will Increase Your Productivity Levels

4. https://www.thebalance.com/ | Top 11 Ways to Increase Productivity

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