Mystery Meetings: Die Besprechung mit Überraschungseffekt!

1. Was ist ein Mystery Meeting?
   1. Warum ein Mystery Meeting veranstalten?
2. Mystery Meeting organisieren: So klappt es!
   1. Schritt 1: Wählen Sie einen passenden Anlass für das mystery Meeting
   2. Schritt 2: Bewahren Sie Stillschweigen über die geheime Konferenz
   3. 3. Legen Sie den Termin für das mystery Meeting frühzeitig fest
   4. 4. Wählen Sie einen geeigneten Ort für die geheime Besprechung aus
   5. 5. Erstellen Sie eine mysteriöse Einladung
   6. 6. Bereiten Sie das geheime Meeting vor
   7. 7. Gestalten Sie das Meeting spannend
3. Gegen Langeweile: Alternativen zum Mystery Meeting
   1. Meeting morgens um sechs
   2. Meeting im Stehen
   3. Meeting im Dunkeln

Kennen Sie das auch? Beinahe täglich stehen Meetings in Ihrem Terminkalender. Sie treffen sich mit Ihren Kollegen, mit Ihrem Chef oder mit Kunden im Besprechungszimmer und diskutieren über ein bestimmtes Thema. Dazu gibt es Kaffee. Das war es aber meistens auch schon. All diese Meetings laufen gleich ab. Abwechslung Fehlanzeige, Langeweile ist vorprogrammiert. Trotz diesem täglichen Arbeitstrott wird von Ihnen verlangt, dass Sie voller kreativen Ideen nur so sprudeln. Wie soll das gehen? Bringen Sie etwas Schwung in Ihre Meetings, indem Sie ein Mystery Meeting veranstalten. Was ist das und wie funktioniert das? Wir erklären es Ihnen!

Was ist ein Mystery Meeting?

Die Amerikaner haben sehr oft etwas ungewöhnliche Ideen. Es ist also kein Wunder, dass auch die Mystery Meetings ihren Ursprung in den USA haben. Mittlerweile finden sie aber auch in Europa immer größeren Anklang.

Im Grunde handelt es sich um normale Meetings – mit ein paar Besonderheiten:

• Die Teilnehmer wissen vorher nicht, was besprochen wird.
• Keiner weiß, wer alles an dem Meeting teilnimmt.
• Der Grund bzw. das Ziel des Meetings wird vorher nicht kommuniziert.
• Keine Pflicht, aber möglich: Das Meeting findet an einem ungewöhnlichen Ort und/oder einem außergewöhnlichen Zeitpunkt statt. 

Klingt sonderbar? Ist es auch. Denn eigentlich wird bei einem Mystery Meeting alles falsch gemacht, was sonst ein gutes Meeting ausmacht. Wie zum Beispiel ein frühzeitiges Briefing, damit sich alle Teilnehmer ausreichend vorbereiten können.

Warum ein Mystery Meeting veranstalten?

Gewöhnliche Meetings sind meist sehr langatmig und langweilig – trotz mehreren Stunden Diskussion werden oft keine guten Ergebnisse erzielt. Die Mystery Meetings wollen genau das ändern. Dadurch, dass ihre Teilnehmer nicht wissen, was auf sie zukommt, bringt dies eine große Portion Überraschung und Abwechslung in den Arbeitsalltag.

So sollen Mitarbeiter motiviert und ihr Spaß an der Arbeit gesteigert werden. Daraus erhofft man sich, dass die Kreativität gefördert wird und in den Meetings im Endeffekt bessere Arbeitsergebnisse erzielt werden.

Mystery Meeting organisieren: So klappt es!

Schritt 1: Wählen Sie einen passenden Anlass für das mystery Meeting

Wenn Sie nur mitteilen wollen, wann Sie den nächsten Urlaub planen, dann ist ein Mystery Meeting wahrscheinlich zu aufwendig. Wählen Sie einen passenden Anlass aus, der genug Gesprächsbedarf bietet und kreativen Input benötigt. Zum Beispiel: Die Entwicklung einer neuen Messekampagne.

Schritt 2: Bewahren Sie Stillschweigen über die geheime Konferenz

Erzählen Sie Ihren Kollegen nicht von Ihrem Vorhaben. Ein Mystery Meeting lebt von dem Überraschungseffekt. Und der altbekannte Flurfunk kann diesen schnell zunichtemachen. Falls Sie auf Nummer sicher gehen wollen, weihen Sie maximal zwei Personen in Ihre Pläne ein, die Sie bei der Planung unterstützen oder für Sie einspringen, falls Sie krank sind.

3. Legen Sie den Termin für das mystery Meeting frühzeitig fest

Legen Sie frühzeitig den Termin fest und schauen Sie, dass dieser nicht mit anderen Terminen kollidiert. Wenn möglich, blocken Sie den Zeitraum im Terminkalender. Gerade wenn wenig Personen von Ihrem Vorhaben wissen, kann es sein, dass Kollegen für den Termin etwas anderes planen.

4. Wählen Sie einen geeigneten Ort für die geheime Besprechung aus

Sie planen ein besonderes Meeting. Das verlangt auch nach einem besonderen Ort. Verlassen Sie doch einmal den Konferenzraum und halten Sie Ausschau nach etwas anderem: Am See, in einem Hotel, im Kinosaal … Das sorgt für zusätzliche Spannung bei Ihren Teilnehmern. Wenn Sie in den Konferenzraum einladen, können sich alle denken, um was es geht.

5. Erstellen Sie eine mysteriöse Einladung

Eine E-Mail-Einladung ist wenig mysteriös. Versuchen Sie kreativ zu werden und Ihre Teilnehmer auf einem anderen Weg einzuladen. Wie wäre es mit einer Postkarte ohne Absender, auf der nur der Zeitpunkt und der Ort geschrieben steht? So kommt Mystery-Stimmung auf.

Erwähnen Sie bei der Einladung, dass diese vertraulich behandelt werden soll. So wird nicht im Vorfeld aufgelöst, wer an dem Meeting teilnimmt.

6. Bereiten Sie das geheime Meeting vor

Auch wenn Ihre Teilnehmer vorher keine Ahnung haben, worum es geht, sollten Sie als Organisator das ganz genau wissen. Deswegen müssen Sie das Meeting gut vorbereiten. Denn erstens kommen die Teilnehmer aufgrund der Geheimniskrämerei mit hohen Erwartungen zu dem Treffen und zweitens sollen bei dem Meeting ja auch gute, brauchbare Ergebnisse erzielt werden.

7. Gestalten Sie das Meeting spannend

Wahrscheinlich fiebern die Teilnehmer dem Mystery Meeting schon sehr entgegen. Kein Wunder, denn sie sind neugierig. Enttäuschen Sie sie nicht, sondern versuchen Sie, Ihr Meeting außergewöhnlich und spannend zu gestalten. So wandelt sich die Vorfreude auf das Meeting in Motivation für die Arbeit um. Zum Beispiel könnten Sie nach dem Meeting noch ein gemeinsames Essen oder eine sportliche Aktivität planen. So erhält Ihr Mystery Meeting Event-Charakter.

Gegen Langeweile: Alternativen zum Mystery Meeting

Sie glauben, dass das Mystery Meeting nicht zu Ihnen passt? Es gibt Alternativen, die genauso frischen Wind in Ihren Arbeitsalltag bringen. Probieren Sie es einfach aus!

Meeting morgens um sechs

Es gibt die Party-Reihe „Daybreaker“, die in 28 Städten auf der ganzen Welt veranstaltet wird. Das Konzept: Früh morgens wird erst gemeinsam Yoga gemacht, dann gemeinsam getanzt. Anschließend geht es frisch und motiviert zur Arbeit.

Warum dieses Konzept nicht mal auf ein Meeting übertragen? Sie treffen sich mit Ihrem Team bereits morgens um sechs, machen ein paar Minuten Yoga oder einen anderen Sport Ihrer Wahl gegen die Müdigkeit und anschließend beginnt das Meeting. Ein weiterer Vorteil: Nachmittags können Sie eher in den Feierabend starten.

Meeting im Stehen

Im Büroalltag sitzen Sie fast ausschließlich an Ihrem Schreibtisch. Das verursacht nicht nur Rückenschmerzen, sondern hemmt auch Ihre Kreativität. Führen Sie ein Meeting doch einmal im Stehen statt im Sitzen durch. So kommt Ihr Geist in Schwung und Ihr Rücken wird geschont.

Bei schönem Wetter können Sie das Meeting ganz unkompliziert nach draußen verlagern. Und ein weiterer Vorteil: Das Meeting wird wahrscheinlich kurz und knackig gehalten. Denn mit Sicherheit hat niemand Lust, mehrere Stunden an einer Stelle zu stehen. So bleibt mehr Zeit für die anderen Aufgaben, die Sie erledigen müssen und ein Meeting zieht sich nicht unnötig lang.

Meeting im Dunkeln

Ein „Dinner in the Dark“ ist schon längst eine beliebte Freizeitbeschäftigung. Es wird oft als ein viel größeres Erlebnis angesehen als ein gewöhnlicher Restaurantbesuch. Kein Wunder, denn wenn man im Dunkeln isst, dann erfährt man seine Sinne völlig neu. Und Spaß ist vorprogrammiert.

Ähnliches kann auch ein Meeting im Dunkeln bewirken. Dass man seinen Chef nicht sehen kann, sorgt zusätzlich noch dafür, dass Hierarchien abflachen. Gestik und Mimik spielt keine Rolle mehr. Das kann Schüchterne ermutigen, sich mehr zu Wort zu melden. Denn zum Beispiel können sie nicht mehr von allen angestarrt werden.