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Mahnung schreiben: Das sollten Sie über die Zahlungserinnerung wissen!

Mahnung schreiben: Das sollten Sie über die Zahlungserinnerung wissen!
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Anastasia Klingsiek am 08.04.2019 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Gründe für Zahlungsversäumnis: Warum zahlen die Kunden nicht?
  2. Zahlungsversäumnis: Welche Gesetzte regeln die Mahnung?
    1. Zahlungserinnerung: Gesetzliche Fristen für die Mahnung
    2. Trotz Mahnung und offene Rechnung kein Verzug
  3. Die Mahnung: Warum müssen Sie den Kunden erinnern?
  4. Mahnung als Aufforderung zur Zahlung
  5. Zahlungserinnerung und erste Mahnung an den Kunden
  6. Mahnwesen: Wie gehen Sie bei offenen Zahlungen vor?
  7. Offene Rechnung: Zahlungserinnerung oder Mahnung?
    1. Rechtliche Pflicht: Müssen Sie dreistufig Mahnen?
  8. Welche Angaben muss eine Mahnung enthalten?
  9. Prävention: Offene Rechnungen verhindern
    1. Schritt 1: Pünktliche Zahlungen werden belohnt
    2. Schritt 2: Nutzen Sie Strafgebühren
    3. Schritt 3: Vereinfachen Sie den Zahlungsablauf
    4. Schritt 4: Automatisieren Sie den Rechnungsprozess
    5. Schritt 5: Halten Sie die Zahlungsbedingungen schriftlich fest
    6. Schritt 6: Regelmäßige monatliche Zahlung

Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie warten auf die Bezahlung einer offenen Rechnung, aber der Kunde lässt auf sich warten. Besonders in großen Unternehmen mit einem starken Kundenstamm bedeutet das, Ruhe bewahren, aber auch zusätzlicher Aufwand und weitere Kosten. Was tun Sie also, wenn Ihr Kunde nicht zahlt? Wie erhalten Sie Ihr wohlverdientes Geld? Erfahre hier, wie Sie Ihr Geld doch noch erhalten und Ihre Kunden in Zukunft pünktlich zahlen.

Gründe für Zahlungsversäumnis: Warum zahlen die Kunden nicht?

Es kann verschiedene Gründe geben, weshalb ein Kunde die Rechnung nicht fristgerecht bezahlt. Vielleicht haben auch Sie schon einmal eine Rechnung vergessen oder einfach die Zahlungsfrist aus den Augen verloren. Meistens erhalten die Kunden von dem Zahlungsempfänger eine schriftliche Aufforderung beziehungsweise Erinnerung an die offene Rechnung.

Gründe für Zahlungsversäumnis:

  • Der Kunde hat die Rechnung verloren
  • Die Rechnung und Frist wurde vergessen
  • Der Kunde hat die Zeit aus dem Blick verloren
  • vorübergehende oder ernsthafte Zahlungsschwierigkeiten
  • Der Kunde handelt in betrügerischer Absicht

Zahlungsversäumnis: Welche Gesetzte regeln die Mahnung?

Damit Sie als Unternehmen eine Mahnung schreiben können, müssen Sie sich an die gesetzlichen Fristen halten. Die Zahlungserinnerungen sind im Mahnwesen gesetzlich geregelt, welche im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und im Handelsgesetzbuch (HGB) zu finden sind. Mit den entsprechenden Informationen und Vorschriften können Sie ein Mahnverfahren rechtssicher durchführen.

Mit einer Zahlungserinnerung bzw. Mahnung schaffen Sie als Unternehmen die Voraussetzungen, den Kunden und Schuldner in Verzug zu setzen, was Ihnen nach entsprechender Frist erlaubt, rechtliche Schritte gegen den Betroffenen vorzugehen.

Zahlungserinnerung: Gesetzliche Fristen für die Mahnung

Als Unternehmen dürfen Sie nur Mahnungen verschicken, wenn das Verhalten des Kunden die gesetzlichen Fristen verletzt. Der Zeitpunkt, an dem Sie die Zahlung verlangen, wird als Fälligkeit bezeichnet.

  • Haben Sie mit dem Kunden in der Rechnung ein Zahlungsziel vereinbart, müssen Sie keine Mahnung verschicken: „Bitte überweisen Sie den Betrag 14 Tage nach Rechnungserhalt“.

Hält sich der Kunde nicht an diese Klausel und ist die 14-tagige Frist ohne Zahlungseingang vorüber, tritt automatisch ein Zahlungsverzug ein.

Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit einer Rechnung gerät der Kunde laut Gesetz in Verzug, außer es wurden in den AGB oder auf der Rechnung des Unternehmens andere Regelungen festgehalten. Es liegt ein Verzug vor. Sie müssen Privatpersonen in der Rechnung darauf hinweisen, dass sie bei Nichtbegleichen der Rechnung in Vollzug geraten, bei Firmenkunden ist dieser Hinweis nicht nötig.

Bürgerliches Gesetzbuch § 286 Absatz 3

"Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug."

Trotz Mahnung und offene Rechnung kein Verzug

Es gibt auch Situationen, in denen der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt und dennoch nicht in Verzug ist: Wenn der Kunde aus Gründen nicht zahlt, die er nicht verschuldet.

Beispiel:

Ein Unternehmen stellt eine Lieferung in Rechnung, die der Kunde niemals erhalten hat. Der Kunde begleicht die Rechnung nicht und kommt deshalb auch nicht in Verzug.

Die Mahnung: Warum müssen Sie den Kunden erinnern?

Einerseits möchten Sie mit der Mahnung an Ihre Bezahlung kommen, welche Ihnen zusteht. Weiterhin möchten Sie eigene Liquiditätsschwierigkeiten vermeiden, immerhin sind Sie auf die Zahlung angewiesen. Ansonsten würden Sie umsonst arbeiten.

Besonders, wenn die offenen Rechnungen bei Geschäftspartnern vorkommen, steht im Vordergrund, dass Sie als Unternehmen zu versäumten Zahlungen klar Stellung beziehen. Sie wollen als Geschäftspartner ernst genommen werden. Sie müssen sich einen Ruf in der Geschäftswelt machen und dementsprechend von Beginn korrekt mit Zahlungsverzug umgehen.

Mahnung als Aufforderung zur Zahlung

Bei erbrachter Leistung und Arbeit, steht der Kunde oder Geschäftspartner in der Pflicht die vereinbarte Zahlung nach Frist zu leisten. Bei der ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung sollten Sie Ihre Worte bedacht wählen und höflich auf die offene Rechnung hinweisen. Ein bestimmtes Mahnwesen und Vorgehen gibt dem Kunden die Möglichkeit, die Rechnung im Laufe einer weiteren Frist zu begleichen.

Zahlungserinnerung und erste Mahnung an den Kunden

Wenn Sie als Unternehmen auf Zahlungen warten müssen, kann das im schlimmsten Fall negative Auswirkungen auf die Wirtschaft haben. Besonders bei Kleinunternehmen können säumige Kunden belastend werden. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie als Unternehmer eine Maßnahme gegen Zahlungsmuffel oder säumige Kunden haben. Mit dem richtigen Mahnwesen können Sie aktiv gegen offene Rechnungen vorgehen.

Aber wann verschicken Sie eine Zahlungserinnerung und wann eine Mahnung? Wo liegt der Unterschied?

Mahnwesen: Wie gehen Sie bei offenen Zahlungen vor?

Aus rechtlicher Sicht gilt zunächst die sogenannte „Unschuldsvermutung“. Das bedeutet, dass Sie davon ausgehen sollten, dass Ihr Kunde ohne böse Absicht die Rechnung vergessen hat oder andere Faktoren eine Rolle spielen. Deshalb gilt ein gerichtliches Mahnverhalten erst, wenn Sie mindestens die erste Mahnung an den Kunden verschickt haben. Es besteht jedoch keine gesetzliche Pflicht zum geduldigen Verschicken von mehreren Mahnungen.

Im kaufmännischen Bereich hat sich die Mahnung in einem dreistufigen Verfahren durchgesetzt:

  • (freundliche) Zahlungserinnerung
  • Erste Mahnung
  • Zweite Mahnung

Offene Rechnung: Zahlungserinnerung oder Mahnung?

Zwischen einer Zahlungserinnerung und der ersten Mahnung besteht rein rechtlich betrachtet kein Unterschied. Es bleibt Ihnen überlassen, welche Überschrift Sie bei dem Erinnerungsschreiben an säumige Kunden wählen. Somit handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung ebenfalls um eine Mahnung. Jedoch scheint die Betitelung „Zahlungserinnerung“ für den Kunden sanfter und es erweckt vielmehr den Anschein einer freundlichen Aufforderung.

Von diesem Standpunkt betrachtet verfassen viele Unternehmen als ersten Hinweis die sogenannte Zahlungserinnerung und erst darauf folgen unter Umständen die offiziell betitelte erste oder sogar die zweite Mahnung.

Rechtliche Pflicht: Müssen Sie dreistufig Mahnen?

Es handelt sich bei diesem Vorgehen eher um eine geschäftliche Gepflogenheit, die sich über die Jahre etabliert hat, als um eine Pflicht durch das Gesetz. Sie sind nicht rechtlich dazu verpflichtet, insgesamt drei Mahnungen an Ihren Kunden zu verschicken. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie als erstes Schreiben eine Zahlungserinnerung oder die erste Mahnung herausschicken. Oft wird es empfohlen, zunächst eine Zahlungserinnerung zu verschicken, so kommen Sie dem Kunden entgegen und versuchen es zunächst auf friedvolle Weise.

Sie sind aus rechtlicher Sicht jedoch nicht zu diesem Vorgehen verpflichtet. Ihre rechtliche Pflicht ist es jedoch eine erste Mahnung zu verschicken, quasi als Zahlungserinnerung, bevor Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Welche Angaben muss eine Mahnung enthalten?

Die schriftliche Mahnung muss eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung darstellen. So muss deutlich werden, dass die Rechnung umgehend zu bezahlen ist oder eine neue Frist wird gesetzt. Folgende Angaben muss eine Mahnung enthalten:

  • Angaben über die betreffende Rechnung (Rechnungsdatum, Rechnungsnummer)
  • Angaben über neues Zahlungsziel
  • Datum der Mahnung
  • Mahnstufe (1. Mahnung, 2. Mahnung)

Prävention: Offene Rechnungen verhindern

Damit Sie in Zukunft keine offenen Zahlungen mehr haben und keine Mahnungen schreiben müssen, sollten Sie dieses Risiko im Vorfeld verringern. Mit der entsprechenden Vorsorge könnten Zahlungsversäumnisse in Zukunft der Vergangenheit angehören.

Schritt 1: Pünktliche Zahlungen werden belohnt

Versuchen Sie es zunächst mit positiver Verstärkung, indem Sie etwa frühe Zahlungen belohnen. So könnten Sie Ihren Kunden Skonto anbieten, wenn diese die Rechnung sofort (in einer bestimmten Frist von wenigen Tagen) zahlen.

Schritt 2: Nutzen Sie Strafgebühren

Möchte Sie es nicht mit einer positiven Verstärkung, können Sie es auch mit einer negativen tun. Bitte bedenken Sie dabei, dass durch dieses Verhalten eher ein negatives Image Ihres Unternehmens entstehen könnte. Mit einer Strafgebühr könnten Sie dennoch verspätete Zahlungen verhindern. Hierbei sollten Sie beachten, dass die Strafgebühr nicht zu hoch ist. Ansonsten könnten Sie die Kunden verärgern oder gar als Kunden verlieren.

Schritt 3: Vereinfachen Sie den Zahlungsablauf

Bieten Sie Ihren Kunden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Dadurch haben die Kunden eine größere Auswahl und können die bevorzugte Variante wählen. Diese Flexibilität wirkt sich oft positiv auf die Zahlungsmoral der Kunden aus.  

Schritt 4: Automatisieren Sie den Rechnungsprozess

Versenden Sie keine Papierrechnungen, denn diese können womöglich in der Post verloren gehen. Automatisieren Sie den Rechnungsprozess und schicken Sie die Rechnung per PDF-Datei an die E-Mail-Adresse des Kunden oder Geschäftspartners. Ebenfalls erspart es Ihrem Unternehmen Zeit, wenn Sie die Rechnungen nicht per Post schicken. Zusätzlich ist die digitale Rechnung besser für die Umwelt.

Schritt 5: Halten Sie die Zahlungsbedingungen schriftlich fest

Wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen oder einen Geschäftspartner, dann sollten Sie die Zahlungsbedingungen schriftlich festhalten. In der digitalen Welt können Sie dieses per Klick machen, indem der Kunde bestimmten Richtlinien zustimmt.

So besteht die Möglichkeit, dass Sie den Kunden die Möglichkeit bieten, selbst zu entscheiden, wann die Rechnung fällig ist. So gibt es bei einigen Geschäftsmodellen die Möglichkeit eine Monatsrechnung zu erhalten oder die Zahlung nach individuellen Wünschen zu begleichen. Dieses Verfahren steht in Abhängigkeit der unternehmerischen Möglichkeiten und der Branche.

Schritt 6: Regelmäßige monatliche Zahlung

Diese Möglichkeit bietet sich besonders bei Stammkunden, welche regelmäßig Ihre Produkte, Leistungen oder Arbeit in Anspruch nehmen. Hat der Kunde mehrere Bestellungen oder Lieferungen im Monat bietet es sich an, eine Rechnung für den gesamten Monat und nicht für jede Bestellung zu schreiben.

Ebenfalls ist es möglich eine feste Rate festzulegen, die zu einem vereinbarten Termin fällig ist, insofern die Rechnungsbeträge kaum voneinander abweichen. Leistungen über die Rate hinaus oder darunter können im Nachhinein ausgeglichen werden.

Falls Sie Kunden haben, die trotz Mahnung der Zahlungsaufforderung nicht nachkommen, sollten Sie über Unterstützung in Form eines Anwalts nachdenken. Es ist sicherlich nicht verkehrt in schwierigen Fällen einen Rechtsanwalt einzuschalten. So befinden Sie sich auf der sicheren Seite und können Sich bei Fragen über die entsprechenden Maßnahmen erkundigen. Das Team von karrieretipps.de wünscht Ihnen zahlungsfreudige Kunden und viel Erfolg mit Ihrem Business!

Bild: Anastasia Klingsiek
Anastasia Klingsiek (49 Artikel)

Anastasia Klingsiek hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf karrieretipps.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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