karrieretipps.de Karriere Kundengeschenke: Steuern, Regelungen und Geschenkideen

Kundengeschenke: Steuern, Regelungen und Geschenkideen

Kundengeschenke: Steuern, Regelungen und Geschenkideen
© Dean Drobot | shutterstock.com
Charlotte Tappmeier am 25.07.2019 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Kundengeschenk: Diese Anlässe bieten sich an
  2. Kundengeschenk: Vorsicht Bestechungsgefahr!
  3. Business-Geschenk: Wie vermeiden Sie als Unternehmen einen Bestechungsvorwurf?
    1. Kundengeschenke: Darauf sollten Unternehmer achten
  4. Sind Geschenke für Kunden und Geschäftspartner steuerlich absetzbar?
  5. Sonderregelungen: Ausnahmen bei Kundengeschenken
    1. Situation 1
    2. Situation 2
    3. Situation 3
  6. Als Unternehmen Präsente und Kundengeschenke richtig dokumentieren
  7. Kundengeschenke pauschal versteuern: Gültig für Arbeitnehmer ohne (deutsche) Einkommenssteuerpflicht?
  8. Was sind geeignete Kundengeschenke?
  9. Fazit: Senden Sie als Unternehmen mit dem Kauf eines Kundengeschenkes die richtige Botschaft!

Eine Flasche Merlot zu Weihnachten, ein Kalender für das kommende Jahr oder einen neuen Kaffeebecher – mit kleinen Aufmerksamkeiten zeigen Geschäftspartner, Kunden und Unternehmer sich gerne die gegenseitige Anerkennung und Wertschätzung. Dafür muss es keinen konkreten Anlass geben. Getreu dem Motto: kleine Geschenke erhalten die Freundschaft; oder in diesem Fall: die gute Zusammenarbeit!

Aber welche Gelegenheiten bieten sich für den Kauf eines Kundengeschenkes an und welchen finanziellen Rahmen müssen Sie als Unternehmen dabei beachten?

Kundengeschenk: Diese Anlässe bieten sich an

  • Weihnachten, Neujahr oder andere Feiertage
  • Ein Jubiläum
  • Ein erfolgreiches Projekt
  • Geburtstag eines Kollegen
  • Die Unterzeichnung eines Vertrages

Doch manch ein Unternehmen begnügt sich nicht mit dem Durchschnittspreis einer gewöhnlichen Weinflasche, sondern greift tief in die Tasche und verteilt luxuriöse Geschenke, wie zum Beispiel eine Champagner-Flasche oder ein teures Smartphone. Gegen Großzügigkeit ist ja eigentlich nichts einzuwenden.

ABER: Teure Geschenke können schnell mal als Bestechungsversuch gelten!

Kundengeschenk: Vorsicht Bestechungsgefahr!

Vielleicht mögen Sie als Unternehmer denken: Umso teurer das Kundengeschenk, desto höher die Wertschätzung. Doch verschenken Sie als Unternehmen Übernachtungen in Sterne-Hotels, edelste Verköstigungen oder Präsente über mehrere hundert Euro, kann das bei dem Kunden schnell den Verdacht auf einen möglichen Bestechungsversuch erwecken.

Ein Geschenk darf nicht genutzt werden, um eine Gegenleistung zu erwarten oder um eine mögliche Entscheidung zu beeinflussen. Das wird nicht nur nicht gern gesehen, sondern kann, im schlimmsten Fall, mit einer Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder einer Geldstrafe belangt werden.     

Business-Geschenk: Wie vermeiden Sie als Unternehmen einen Bestechungsvorwurf?

Auch wenn das Gesetz zwar hohe Strafen für einen Bestechungsversuch vorsieht, gibt es jedoch keine klar  definierten Bestimmungen, ab wann ein Kundengeschenk tatsächlich als Bestechung gilt.

Kundengeschenke: Darauf sollten Unternehmer achten

  • Vermeiden Sie Aufmerksamkeit: Erscheint dem Beschenktem das Präsent ungewöhnlich pompös und teuer, hinterfragt dieser eher mal den Grund des Geschenks.
  • Bleiben Sie bei kleinen Präsenten: Signalisieren Sie mit Ihrem Geschenk „Danke“ oder „Glückwunsch“ und erwarten Sie keine Bewunderung oder eine Gegenleistung.
  • Setzen Sie intern eine finanzielle Grenze: Auch ohne gesetzliche Grenze sind Kundengeschenke bis zu 50 Euro in der Regel unbedenklich.
  • Compliance: Bestimmen Sie konkrete Richtlinien innerhalb Ihres Unternehmens. Wie regelmäßig dürfen Kundengeschenke gemacht werden? Wo liegt die finanzielle Obergrenze? In welchem Zeitraum sind welche Wertgrenzen einzuhalten?

Sind Geschenke für Kunden und Geschäftspartner steuerlich absetzbar?

Ja, die Kosten für diese Geschenke können Unternehmen von der Steuer absetzen. Jedoch gilt dies nur unter bestimmten Voraussetzungen:

  • Ein Kundengeschenk darf die finanzielle Grenze von 35 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht überschreiten. Nur dann gilt das Geschenk als Betriebsausgabe und kann steuerlich abgesetzt werden.
  • Diese finanzielle Obergrenze gilt pro beschenkte Person und pro Jahr.
  • Wenn der gesamte Anschaffungswert eines Kundengeschenkes nur 10 Euro beträgt und diesen Wert nicht überschreitet, dann muss das Unternehmen keine Steuern zahlen.

Tipp: Lassen Sie als Unternehmen die Kundengeschenke pauschal versteuern. Dies gilt dann für alle Kundengeschenke binnen eines Jahres.

Und zwar so: Laut § 37b EStG mit einem Steuersatz von 30 Prozent (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer).

Wenn Sie als Unternehmen die anfallende Steuerpflicht für Kundengeschenke nicht übernehmen, muss der Beschenkte die Steuern seines eigenen Geschenkes nach seinem Einkommenssteuersatz zahlen.   

Sonderregelungen: Ausnahmen bei Kundengeschenken

Wie sooft sind Ausnahmen die Regel, sodass in bestimmten Situationen und Fällen Sonderregeln in Kraft treten:

Situation 1

Veranstaltet Ihr Unternehmen ein Arbeitsessen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer betrieblichen Besprechung, dann sind die Kosten für Sie als Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei. Aber nur dann, wenn der Höchstwert von 60 Euro brutto pro Mitarbeiter eingehalten wird. Übersteigt es diese Grenze auch nur um einen Cent, so wird die gesamte Summe steuerpflichtig.

Situation 2

Sobald ein Mitarbeiter Geburtstag hat oder heiratet, also das Geschenk an einen persönlichen Anlass gebunden ist, dann entfällt die Pauschalsteuer bis 60 Euro brutto. Dabei gelten ausschließlich Sachgeschenke und kein Bargeld.

Situation 3

Schenken Sie im Namen Ihres Unternehmens einem Geschäftspartner oder einem Kunden etwas, das dieser ausschließlich im Betrieb nutzen kann, dann entfällt die 35-Euro-Grenze.

Beispiel: Der Arbeitgeber erwirbt käuflich einen neuen Bildschirm für den Computer und stellt diesen einem Arbeitnehmer zur Verfügung. Von diesem Bildschirm ist aber nur innerhalb des Betriebs, Gebrauch zu nehmen. Dann darf der Wert des Bildschirmes die 35-Euro-Grenze übersteigen.

Als Unternehmen Präsente und Kundengeschenke richtig dokumentieren

Um den Überblick über alle getätigten Kundengeschenke im Laufe eines Jahres zu behalten, entwickeln sie ein Ordnungssystem innerhalb Ihrer Buchhaltung. Bewahren Sie die gesamten Belege und Rechnungen aller Kundengeschenke auf. Halten Sie zudem fest, welcher Geschäftspartner oder Kunde, welches Geschenk erhalten hat und zu welchem Preis.

Nur so können Sie gegenüber dem Finanzamt genau nachweisen, welche Ausgaben in welchem Zusammenhang getätigt worden sind und Ihre Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Und nur so bewahren alle Mitarbeiter die Übersicht und es werden keine Aufmerksamkeiten verschenkt, die eigentlich nicht mehr im steuerabsetzbaren Jahresbudget enthalten sind.

Kundengeschenke pauschal versteuern: Gültig für Arbeitnehmer ohne (deutsche) Einkommenssteuerpflicht?

Wenn Sie als Unternehmer einem Kunden oder einem Geschäftspartner ein Kundengeschenk überreichen, dann müssen Sie dieses Sachgeschenk nach dem Einkommensteuergesetz als Einnahme versteuern, indem Sie an das Finanzamt eine 30-prozentige Pauschalsteuer abführen. Das gilt für Kunden, die in Deutschland einkommensteuerpflichtig sind.

Aber was gilt, wenn ein Kundengeschenk an einen Arbeitgeber oder an einen Kunden gehen soll, der in ausländischer Niederlassung angestellt ist und somit nicht in Deutschland als steuerpflichtig gilt?

  • Dann muss die 30-prozentige Pauschalsteuer nicht abgeführt werden. Denn die Pauschalsteuer, die das Unternehmen im bestenfalls übernimmt, dient lediglich dem Zweck, der beschenkten Person die Versteuerung des Sachgeschenkes zu ersparen. Sobald die beschenkte Person jedoch nicht in Deutschland steuerpflichtig ist, entfällt die Steuerzahlung.

Was sind geeignete Kundengeschenke?

Kundengeschenke bereiten natürlich am meisten Freude, wenn sie an das gemeinsame Projekt erinnern oder einen direkten Bezug zur beschenkten Person herstellen können.

Hier ein paar Geschenkideen:

  • Nach einem gemeinsamen und zeitaufwendigen Projekt, eignen sich Sachgeschenke, wie z.B. Trinkbecher, eine Tafel Schokolade oder einen Thermobecher, die mit der Aufschrift „Held des Tages“ oder „Urlaubsbecher“ bedruckt sind.
  • Wenn Sie als Arbeitgeber wissen, was ein Kunde besonders gerne mag, dann stellen Sie ein Picknick-Korb mit seinen persönlichen Leckereien zusammen.
  • Sachgeschenke, die mit dem Logo des Unternehmens, dem Logo des gemeinsamen Projekts oder mit dem Namen des Kunden versehen sind.
  • Wenn der Kunde ein leidenschaftlicher Fußball-Fan ist, dann schenken Sie ihm ein Kalender mit Fotografien seiner Lieblingsmannschaft.
  • Schenken Sie ein Wellness-Set mit Duschgel und Cremes und einer Bade-Ente, die mit einer Krawatte und einem Aktenkoffer bedruckt ist.
  • Theater- und Eintrittskarten eignen sich immer gut.

Rabatte, Preisausschreiben, Trinkgelder und Werbeprämien gelten nicht als geeignete Kundengeschenke, da sie sich auf eine Gegenleistung oder auf einen bereits vorherig getätigten Kauf beziehen.

Fazit: Senden Sie als Unternehmen mit dem Kauf eines Kundengeschenkes die richtige Botschaft!

Denken Sie als Unternehmen bei der Auswahl an Kundengeschenken stets an den Anlass, weshalb Sie dem Kunden oder dem Geschäftspartner eine Freude machen wollen. Wählen Sie individuelle Geschenke aus, erwarten Sie keine Gegenleistungen und beachten Sie den finanziellen Rahmen. Und vor allem: lassen Sie die beschenkte Person die kleinen Aufmerksamkeiten unbesteuert genießen. 

Bild: Charlotte Tappmeier
Charlotte Tappmeier (2 Artikel)

Charlotte Tappmeier studierte Germanistik und Literaturwissenschaften in Frankfurt a.M. und absolvierte ihren Master in Bielefeld. Bereits damals sammelte sie journalistische Erfahrungen als Freie Mitarbeiterin und arbeitete sowohl im Online- als auch im Print-Bereich. Ein Aufenthalt in Berlin führte sie in die Presse-und Öffentlichkeitsarbeit. Dort standen zahlreiche Veranstaltungen im Fokus, doch sie kam zurück zur Sprache: Sie verfasste ein Tagebuch-Roman – Doku-Fiktion über eine integrative Kindertagesstätte. Derzeit ist sie als Online-Redakteurin bei uns tätig.

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