In 5 Schritten zum perfekten Meeting - So funktioniert's!

1. In 5 Schritten das perfekte Meeting halten: So funktioniert's!
   1. 1. Verfassen Sie Meeting-Regeln
   2. 2. Erstellen Sie eine gute Agenda
   3. 3. Halten Sie Meetings im Stehen
   4. 4. So halten Sie ein effektives Meeting
   5. 5. Wie Sie ein Meeting richtig beenden

Der Schlüssel für das Halten eines guten Meetings ist eine umfangreiche und gewissenhafte Vorbereitung. Je besser Sie selbst und Ihre Mitarbeiter oder Kollegen auf das Meeting vorbereitet sind, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass am Ende das Ergebnis erzielt wird, dass Sie sich zum Ziel gesetzt haben. 

Meetings sollen effektiv sein, ein Ziel verfolgen und dazu beitragen, dass im Unternehmen Probleme gemeinsam gelöst werden. Jeder der eingeladen ist sollte auch einen Beitrag zum Meeting leisten. Beherzigen Sie diese Regeln und Sie werden nie wieder schlechte Meetings halten! Hier 5 weitere Tipps die Ihnen dabei helfen können, von nun an nur noch perfekte Meetings zu halten:

In 5 Schritten das perfekte Meeting halten: So funktioniert's!

1. Verfassen Sie Meeting-Regeln

Erstellen Sie Meeting-Regeln, die jedem Mitarbeiter zugänglich sein sollten und die in ausgedruckter Form auch im Konferenzraum oder Besprechungszimmer auf dem Tisch ausliegen sollten, sodass man während des Meetings jederzeit einen Blick auf diese werfen kann. In diesen Regeln können Sie natürlich anmerken, dass man pünktlich erscheinen sollte, dass während des Meetings nicht gegessen werden sollte, oder dass das Mitbringen und benutzen von Laptops oder Smartphones unerwünscht ist. Im Kern sollte es jedoch um ganz andere Dinge gehen, nämlich, mit welchen Verhaltenstipps das Meeting besonders effektiv und produktiv gestaltet werden kann. Legen Sie zum Beispiel fest was zu tun ist, wenn jemand vom Thema abschweift und das Meeting damit unnötig in die Länge zieht. Oder: Was zu tun ist, wenn man während der Diskussion scheinbar keine Einigung erzielen kann. 

Geben Sie Fallbeispiele aus der Praxis und eine Handlungsempfehlung. Dies könnte zum Beispiel so aussehen: Ein Mitarbeiter möchte zu einem Thema diskutieren, das nicht auf der Agenda steht. Hier sollten die anderen Teilnehmer des Meetings, oder auch Sie selbst, der oder die das Meeting hält, direkt darauf hinweisen, dass der angesprochene Punkt nicht Teil der Agenda ist und beim nächsten Meeting besprochen wird. Es ist wichtig, dass nicht nur der Moderator des Meetings auf solche Dinge achtet, sondern auch die restlichen Teilnehmer. Dies bewirkt, dass man gemeinsam an einem Strang zieht und nicht ein Moderator sich gegen den Rest des Teams stellt weil dieser als Einziger den Zeitplan einhalten möchte. 

2. Erstellen Sie eine gute Agenda

Eine detaillierte Agenda kann für den Erfolg eines Meetings ausschlaggebend sein. Wer dem Erstellen dieser kaum Beachtung schenkt und nur ein paar Stichworte untereinander aufreiht, kann sich diese Mühe eigentlich von Anfang an schenken. Wichtig ist, dass Sie sich mit den Inhalten des Meetings gründlich auseinandersetzen und festhalten, welche Punkte Sie ansprechen werden, und welche gemeinsam diskutiert werden sollten. Schreiben Sie alle Themen in der Reihenfolge auf, in der Sie diese behandeln. Fragen Sie Ihre Kollegen oder Mitarbeiter, ob weiterer Gesprächsbedarf besteht, und ergänzen Sie die Agenda für das Meeting wenn möglich um diese Punkte.

Dann ist es wichtig, dass Sie das Ziel des Meetings ebenfalls, am besten gestalterisch gut sichtbar und hervorgehoben, dazu schreiben. Ein weiterer Tipp: Schreiben Sie Fragen auf die Agenda, die gemeinsam diskutiert werden sollten. Jeder Punkt auf der Agenda sollte einem ungefähren Zeitrahmen entsprechen, den Sie in Klammern daneben schreiben. Geben Sie diese Agenda nicht erst am Meeting-Tag an Ihre Mitarbeiter, sondern einige Tage zuvor. So hat jeder die Möglichkeit, sich auf dieses vorzubereiten und sich zu den offenen Fragen Gedanken zu machen. 

3. Halten Sie Meetings im Stehen

Wer rastet der rostet. Dieses Sprichwort beschreibt ganz gut, welche Auswirkungen langes Sitzen auf jeden Einzelnen hat. Das Sitzen ist etwas Passives, denn man befindet sich in einer Art Ruheposition. Veranstalten Sie daher von nun an Meetings, in denen jeder Teilnehmer steht. Verbannen Sie die Stühle aus dem Konferenzraum und probieren Sie es aus. Sie werden merken: Müssen alle Mitarbeiter stehen, werden diese bei den Diskussionen nicht so stark vom Thema abschweifen und es wird jedem ein Anliegen sein, das Meeting effektiv mitzugestalten und zügig zu einem Ergebnis zu kommen. Schließlich ist man irgendwann müde und möchte sich wieder an den Schreibtisch setzen. 

Durch das Stehen verbannen Sie die Passivität von Meetings und ermutigen jeden Teilnehmer, einen Beitrag zu leisten, anstatt sich zurückzulehnen und die Pause von der eigentlichen Arbeit zu genießen. Forscher fanden heraus, dass Meetings in denen die Teilnehmer stehen mussten nicht nur schneller wieder zu Ende waren, sondern auch in den Ergebnissen den Meetings im Sitzen in Nichts nachstanden. Ein positiver Nebeneffekt: Mit der Sitz-Pause tun Sie der Gesundheit Ihrer Kollegen und Mitarbeiter etwas Gutes, denn stundenlanges Sitzen wirkt sich bekanntlich sehr negativ auf unser Herz-Kreislauf-System aus und kann zu Rücken- und Nackenschmerzen führen. Außerdem bringt ein bisschen Bewegung wieder mehr Schwung in den Arbeitsalltag. Wenn Sie das nächste Meeting halten, probieren Sie es aus!

4. So halten Sie ein effektives Meeting

Es gibt viele kleine Kniffe und Tipps, wie Sie ein Meeting effektiv gestalten können. Einer dieser Tipps bezieht sich auf das Vorgeben einer Richtung. In Ihrer Agenda beschreiben Sie bereits, welche Themen den Inhalt des Meetings dominieren werden. Damit die Teilnehmer des Meetings Ihre Gedankengänge nachvollziehen können, ist es ratsam, diesen roten Faden darzustellen. Zum Beispiel mit einer Projektion auf die Wand. Geben Sie nicht die Themen wieder, diese sehen die Teilnehmer des Meetings ja schließlich auf ihrer Agenda, sondern fassen Sie die Themen in übergeordnete Ziele zusammen oder Meilensteine, die erreicht werden sollen.

Verbinden Sie diese mit einem Pfeil oder stellen Sie graphisch einen roten Faden dar, sodass jeder weiß, welches Ziel Sie verfolgen und in welche Richtung das Meeting verläuft. Ein weiterer Tipp für mehr Effizienz in Meetings: Ein Countdown. Stellen Sie einen Timer, der runterläuft. Machen Sie diese runterlaufende Uhr für Jeden im Besprechungszimmer sichtbar. Dadurch sieht jeder, wann das Meeting eigentlich beendet sein sollte und bis wann man zu einem Ergebnis gekommen sein sollte. Abschweifungen und Beiträge, die nicht zum Punkt kommen, werden so in der Regel vermieden, da der Blick auf die Uhr signalisiert, dass die Zeit, die man in diesem Meeting hat, sehr kostbar ist.

5. Wie Sie ein Meeting richtig beenden

Die Zeit ist abgelaufen und das Meeting muss beendet werden. Bevor Sie alle Teilnehmer der Besprechung wieder an ihren Arbeitsplatz entlassen, sollten Sie Folgendes tun: Fassen Sie die Ergebnisse des Meetings zusammen, sprechen Sie an, welches Ziel die Diskussion hervorgebracht hat und welche weiteren Schritte nun als Konsequenz daraus folgen werden. Besonders wichtig: Jeder Mitarbeiter sollte nach dem Meeting wissen, welches seine weiteren Schritte sind und wie sich das Ergebnis des Meetings auf dessen individuelle Arbeit auswirkt. Es empfiehlt sich, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten und per Email an alle Anwesenden zu schicken. Leiten Sie Handlungsempfehlungen daraus und stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist. Mit dieser Nachbereitung sorgen Sie dafür, dass man den Nutzen und Mehrwert eines Meetings schwarz auf weiß hat. Die Einstellung vieler Mitarbeiter bezüglich Meetings kann sich so schnell zum Positiven wenden.