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Die besten Absageschreiben: Aktuelle Muster Absagen für Bewerbungen

Die besten Absageschreiben: Aktuelle Muster Absagen für Bewerbungen
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Lillia Seifert am 28.12.2020 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Bewerbung absagen: Darum sollten Sie professionelle Muster nutzen
    1. Arbeitgeber-Vorteile für ein gutes Absageschreiben
  2. Studie Jobabsage: Die häufigsten Gründe für die Ablehnung von Bewerbern
  3. Bewerbungsabsage schreiben: Allgemeine Arbeitgeber-Tipps
    1. Tipp 1: Zögern Sie Absagen nicht unnötig hinaus!
    2. Tipp 2: Zeigen Sie Ehrlichkeit und Dankbarkeit!
    3. Tipp 3: Begründen Sie Bewerbungsabsagen kurz und knapp!
    4. Tipp 4: Vermeiden Sie persönliche Diskriminierungen!
    5. Tipp 5: Kontakt zu guten Kandidaten halten!
  4. 4 Muster Absageschreiben: So sagen Sie Bewerbern höflich ab
    1. Muster 1: Initiativbewerbungen absagen
    2. Muster 2: Ausbildungsplatz / Praktikumsplatz absagen
    3. Muster 3: Nach dem Vorstellungsgespräch / Probearbeiten absagen
    4. Muster 4: Bewerbung auf Englisch absagen

Der Recruiting-Prozess bedeutet zwar neue qualifizierte Mitarbeiter für Ihr Unternehmen, allerdings hat er auch einen faden Beigeschmack: das Absagen von Bewerbungen. Selbstverständlich möchten Sie den Kandidaten vor oder nach dem Vorstellungsgespräch höflich und wertschätzend absagen, denn das ist nicht nur für Ihr Image, sondern auch für den Erhalt interessierter Bewerber wichtig. Wir haben die häufigsten Begründungen für Absagen zusammengetragen, geben Ihnen hilfreiche Tipps und stellen Ihnen die besten und modernsten Muster und Formulierungen zur Verfügung, um eine souveräne Bewerbungsabsage zu schreiben.

Bewerbung absagen: Darum sollten Sie professionelle Muster nutzen

Wie bereits oben erwähnt, gehört es zur Arbeit der Personalabteilung, Bewerbern sowohl Zusagen als auch Absagen zu erteilen. Das ist nicht nur fair und höflich, denn die Jobkandidaten haben sich vermutlich viel Zeit genommen und große Mühe beim Erstellen der Bewerbungsunterlagen gegeben, sondern auch sinnvoll für Ihr eigenes Image als Arbeitgeber.

Das erfolgreiche Karriereportal Indeed hat in einer Studie herausgefunden, dass 55 %, also über die Hälfte aller Bewerber das Gefühl haben, ihre Bewerbung würde einfach ins Leere gehen und keine Beachtung finden. Dies lässt darauf schließen, dass viele Arbeitgeber keinen Grund darin sehen, jedem Bewerber eine höfliche Absage zukommen zu lassen. Möchten Sie als Unternehmen dastehen, dass derartige Anliegen nicht professionell und souverän kommuniziert?

Arbeitgeber-Vorteile für ein gutes Absageschreiben

Ganz gleich, ob vor oder nach dem Vorstellungsgespräch, einem Bewerber abzusagen ist unangenehm. Es gibt jedoch drei gute Gründe bzw. Vorteile, warum Sie dennoch immer ein Absageschreiben formulieren sollten:

  • Eine Absage zeigt dem Bewerber, dass Sie die Mühe und den Aufwand wertschätzen, und hilft dementsprechend, negative Gefühle oder Missmut gegenüber Ihrer Firma auf einem Minimum zu halten – ganz im Sinne guter Arbeitgeberbewertungen.
  • Sobald Sie die abgelehnten Bewerber darüber informieren, das sie den Job nicht bekommen haben, müssen diese nicht länger warten. Somit reduziert sich auch der Eingang von Mails zum Stand des Bewerbungsverfahrens in Ihrem Postfach.
  • Falls es sich um eine Initiativbewerbung handelt und Sie gerade keine freie Stelle haben oder der Bewerber Sie mit seinem Lebenslauf und Anschreiben begeistert hat, aber nicht ganz auf die Position passt, können Sie ihm so mitteilen, sich auf einen anderen Job bei Ihnen oder zu einem anderen Zeitpunkt erneut zu bewerben.

Studie Jobabsage: Die häufigsten Gründe für die Ablehnung von Bewerbern

Ein Absageschreiben kann Ihr Image als Arbeitgeber tatsächlich aufbessern, denn es sagt viel über Ihre Unternehmenskultur und Werte aus. Eine schlecht formulierte Absage wirkt unprofessionell und hinterlässt bei Arbeitnehmern einen miesen Eindruck oder löst neben der Enttäuschung sogar Wut aus. Durch die Möglichkeiten des Internets, Jobbörsen und Social Media Plattformen machen sich so schnell schlechte Unternehmensbewertungen breit.

Für Sie als Arbeitgeber kann es schwer sein, bei vielen Bewerbern immer den passenden Grund für die Absage zu formulieren, denn manchmal passt es eben einfach nicht. Dennoch sollten Sie Ihre Ablehnung unbedingt gut begründen. Doch was sind die häufigsten Gründe für Absagen? Hier sind die Ergebnisse einer Studie von Bitkom Research im Auftrag von Personio zu den Hauptgründen für die Nicht-Einstellung von Bewerbern (Mehrfachnennungen möglich):

  • Bewerber erfüllt nicht die Kriterien der Stellenanzeige (97 %)
  • Zu hohe Gehaltsvorstellungen (97 %)
  • Fehlende Sympathie (75 %)
  • Mangelhafte Soft Skills (70 %)
  • Unzureichende Berufserfahrung (69 %)
  • Ungenügende Deutschkenntnisse (61 %)
  • Mangelhafte Hard Skills (59 %)
  • Unzureichende Arbeitszeugnisse (52 %)
  • Mangelhafte Testergebnisse im Auswahlverfahren (41 %)
  • Ungenügende Fremdsprachenkenntnisse (31 %)
  • Unzureichende Abschlussnoten (27 %)
  • Nicht reisebereit (19 %)
  • Unpassender Starttermin (11 %)
  • Mangelnde Auslandserfahrung (4 %)
  • Sonstiges, Weiß nicht/ keine Angabe (3 %)

Selbstverständlich ist es in manchen Fällen nicht gerade von Vorteil, total ehrlich zu sein und den Kandidaten mit der Begründung eventuell sogar zu kränken. Wir haben nun einige Tipps für Arbeitgeber zusammengestellt, die Sie vor dem Anfertigen von Absagescheiben beachten sollten, um höfliche und freundliche Formulierungen zu finden, ohne nicht die Wahrheit verschleiern.   

Bewerbungsabsage schreiben: Allgemeine Arbeitgeber-Tipps

Als Arbeitgeber im Recruitment-Prozess müssen Sie viel Bewerbern absagen. Dabei ist es wichtig zu bedenken, dass Sie dem Jobkandidaten nicht auf einer persönlichen Ebene ablehnen. Versuchen Sie daher, die Absage positiv zu formulieren und nicht das Wort „ablehnen“ zu benutzen.

Begründen Sie Ihre Entscheidung gegen Bewerber daher nie mit unhöflichen Angaben zu unpassenden oder unzureichenden Fähigkeiten und Kompetenzen, sondern drehen Sie das Argument um, indem Sie anführen, dass ein anderer Bewerber Ihre Vorstellungen und Erwartungen etwas mehr erfüllt.

Hier sind fünf wichtige Tipps für Arbeitgeber zum Erteilen von Jobabsagen:

Tipp 1: Zögern Sie Absagen nicht unnötig hinaus!

Sobald Sie sich zur Ablehnung eines Jobkandidaten entschieden haben, zögern Sie es nicht hinaus, diesen darüber zu informieren. Eine schnelle Abwicklung von Bewerbungsabsagen ist auch im Sinne Ihres Unternehmens, da Sie so schneller mit dem Recruiting-Prozess fortfahren können.

Tipp 2: Zeigen Sie Ehrlichkeit und Dankbarkeit!

Dankbarkeit, Wertschätzung und Ehrlichkeit haben in Absagen auf Bewerbungen oberste Priorität. Selbstverständlich sollte die Ehrlichkeit nicht verletzen, allerdings zeugt es von Respekt, wenn Sie Ihre Beweggründe offen darlegen. Betonen Sie, wie sehr Sie die Mühen und den Zeitaufwand des Bewerbers schätzen, ohne dabei zu emotional zu werden.

Tipp 3: Begründen Sie Bewerbungsabsagen kurz und knapp!

Für Jobsuchende ist es durchaus hilfreich, die Gründe für eine Ablehnung zu erfahren, da Sie ihre Bewerbungsunterlagen oder ihr Auftreten in Bewerbungsgesprächen entsprechend verbessern können. Daher ist es nur fair und sinnvoll, die Beweggründe für die Absage zumindest anzudeuten.

Tipp 4: Vermeiden Sie persönliche Diskriminierungen!

Gemäß dem Bundesgesetz zur Gleichbehandlung gibt es einige eher persönliche Begründungen für Absagen auf Bewerbungen, die Sie schnell in die Bredouille bringen können. Vermeiden Sie daher die folgenden Gründe in Absageschreiben:

  • Lebensalter
  • Geschlecht
  • Religion und Weltanschauung
  • „Rasse“ und ethnische Herkunft
  • Behinderung
  • sexuelle Identität

Tipp 5: Kontakt zu guten Kandidaten halten!

Wenn Sie sich gegen einen eigentlich qualifizierten und talentierten Bewerber entscheiden müssen, sollten Sie diesen ermutigen, Sie als Arbeitgeber in seine zukünftige Jobsuche einzubeziehen und sich bei Bedarf erneut auf eine freie Stelle bei Ihnen zu bewerben. Somit lehnen Sie den Bewerber nicht einfach ab, sondern verweisen vielmehr auf eine zukünftige Zusammenarbeit. In diesem Sinne können Sie sich mit guten Kandidaten z. B. in den Sozialen Medien vernetzen.

Die hier genannten Tipps gelten ebenso für Arbeitnehmer in Absagen zu Jobangeboten, denn auch diese sollten von Dankbarkeit und Wertschätzung gekennzeichnet sein, um eine mögliche zukünftige Zusammenarbeit zu gewährleisten und die eigene Reputation zu schützen. Wir haben nun einige Mustervorlagen für Arbeitgeber zusammengestellt, die Ihnen bei der Erstellung von Bewerbungsabsagen helfen.

4 Muster Absageschreiben: So sagen Sie Bewerbern höflich ab

Als Arbeitgeber erhalten Sie die unterschiedlichsten Bewerbungen und müssen Ihre Absageschreiben per E-Mail den verschiedenen Ausgangssituationen anpassen. Die von uns angefertigten Absagen-Muster sind sowohl für Initiativbewerbungen als auch für Bewerbungen auf einen Ausbildungsplatz, ein Praktikum oder nach dem Vorstellungsgespräch bzw. Probearbeiten geeignet. Zusätzlich haben wir weiter unten ein Muster für Absagen auf englischsprachige Bewerbungen angefügt.

Muster 1: Initiativbewerbungen absagen

Betreff: Ihre Bewerbung bei [Unternehmen] als [Stellentitel].
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name Bewerber],
herzlichen Dank für Ihre Initiativbewerbung als [Jobbezeichnung], die wir mit großem Interesse gelesen haben.
Zu unserem Bedauern müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir zum aktuellen Zeitpunkt keine Position zu besetzen haben, die Ihren persönlichen und beruflichen Qualifikationen entspricht.
Wir schließen eine zukünftige Mitarbeit jedoch nicht aus und würden uns dementsprechend freuen, wenn Sie die Stellenangebote auf unserer Homepage auch zukünftig in Betracht ziehen. Gern nehmen wir Ihr ansprechendes Profil in unseren Talentpool auf, um Sie bei Gelegenheit zu kontaktieren. Falls Sie dies nicht wünschen, bitten wir Sie, uns darüber zu informieren.
Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihren weiteren Berufsweg und hoffen, bald wieder voneinander zu hören.
Mit besten Grüßen
[Name Absender, Unternehmen]

Muster 2: Ausbildungsplatz / Praktikumsplatz absagen

Betreff: Ihre Bewerbung bei [Unternehmen] als [Stellentitel].
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name Bewerber],
herzlichen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen und Ihr Interesse an einem Ausbildungsplatz/Praktikum [Ausbildungsbezeichnung/Praktikumsbezeichnung] bei [Unternehmen].
Leider müssen wir Ihnen dennoch mitteilen, dass wir Ihnen aufgrund der zahlreichen guten Bewerbungen derzeit keinen Ausbildungsplatz/Praktikumsplatz anbieten können. Für Ihr Interesse und Ihre Bemühungen, Teil unseres Teams zu werden, danken wir Ihnen recht herzlich.
Wir wünschen Ihnen zudem alles Gute für Ihren weiteren Berufsweg und sind uns sicher, dass Sie aufgrund Ihrer Qualifikationen schon bald erfolgreich in die Berufswelt einsteigen werden.
Mit besten Grüßen
[Name Absender, Unternehmen]

Muster 3: Nach dem Vorstellungsgespräch / Probearbeiten absagen

Betreff: Ihre Bewerbung bei [Unternehmen] als [Stellentitel].
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name Bewerber],
im Namen von [Unternehmen] danke ich Ihnen noch einmal herzlich für das interessante und nette Gespräch/Probearbeiten am [Datum] zur Bewerbung um die freie Stelle als [Jobbezeichnung].
Die Entscheidung für unseren neuen Mitarbeiter fiel uns aufgrund der zahlreichen guten Bewerbung nicht leicht. Ich bedauere Ihnen hiermit mitteilen zu müssen, dass wir uns nach reiflicher Überlegung für eine/n andere/n Bewerber/in entschieden haben, die/der unseren Anforderungen und Wünschen noch etwas näher kam.
Ich danke Ihnen sehr für die Zeit und Mühe, die Sie in die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch/Probearbeiten investiert haben. Gern nehme ich Ihr Bewerberprofil in unseren Talentpool auf, um Sie bei der nächsten Gelegenheit kontaktieren zu können. Falls Sie dies nicht wünschen, bitte ich Sie, mich kurz darüber zu informieren.
Falls Sie ein ausführlicheres Feedback zu unseren Beweggründen für diese Entscheidung wünschen, stehe ich Ihnen jederzeit telefonisch unter [Telefonnummer] zur Verfügung.
Für Ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünsche ich Ihnen alles Gute.
Mit besten Grüßen
[Name Absender, Unternehmen]

Muster 4: Bewerbung auf Englisch absagen

Betreff: Your application to [Unternehmen].
Dear Miss/Mrs./Ms./Mr. [Name Bewerber],
We appreciate your interest in the position of [Jobbezeichnung] for which you applied. Unfortunately, we received applications from many more experienced candidates, whose qualifications more closely match the requirements for this position and we will be moving with them in the recruiting process.
Thank you for your application and the time and energy you invested. We hope you’ll keep us in mind for future job opportunities.
We wish you much luck and every personal and professional success in your future endeavors.
Once again, thank you for your confidence and interest in working with our company.
Kind regards,
[Name Absender, Unternehmen]

Wie Sie sehen, ist für Sie als Arbeitgeber und Ihr Unternehmensimage sehr wichtig, Jobkandidaten auf Ihre Bewerbung zu antworten und wenn nötig, höfliche Absagen zu erteilen. Falls Bewerber keine Antwort erhalten, ist dies enttäuschender und verletzender als eine ehrliche und wertschätzende Ablehnung. Nutzen Sie unsere modernen Mustervorlagen für die verschiedenen Situationen, um Ihre Absage bestmöglich zu formulieren.

Bild: Lillia Seifert
Lillia Seifert (31 Artikel)

Lillia Seifert hat Anglistik und Soziologie studiert und befindet sich derzeit im Masterstudium der Interdisziplinären Medienwissenschaft an der Universität Bielefeld. Sie veröffentlichte bereits eigene Texte und arbeitete als Social Media Managerin. Mit ihren Kenntnissen aus den verschiedenen Bereichen gelingt ihr das multiperspektivische Arbeiten mit Themen besonders gut. Auf karrieretipps.de kann sie ihre Kompetenzen im kreativen Umgang mit informativen Texten ideal einsetzen.

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