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Datenschutzbeauftragter: Funktion, Aufgaben und Pflichten

Datenschutzbeauftragter: Funktion, Aufgaben und Pflichten
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Anastasia Klingsiek am 12.03.2019 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Was ist ein Datenschutzbeauftragter?
  2. Funktion und Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten
  3. Bestellung des Datenschutzbeauftragten: Was bedeutet das?
    1. Die Bestellung eines betrieblicher Datenschutzbeauftragter
  4. Interner oder externer Datenschutzbeauftragter? 
  5. Interner Datenschutzbeauftragter
    1. Darf jeder Mitarbeiter interner Datenschutzbeauftragter werden?
    2. Wie können sich Mitarbeiter die erforderte Fachkunde aneignen?
  6. Externer Datenschutzbeauftragter
    1. Vorteile externer Datenschutzbeauftragter
    2. Nachteile externer Datenschutzbeauftragter
  7. Wann muss ein Unternehmen gemäß DSGVO einen Datenschutzbeauftragten bestellen?
    1. Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter
    2. Detailgrad der Daten: Besondere Art der personenbezogenen Daten 
    3. Geschäftsfeld: Kerntätigkeit des Unternehmens
  8. Hat die Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten Folgen?

In vielen Unternehmen werden personenbezogene Daten verarbeitet, oft spielt die Größe der Firma keine Rolle. Besonders nach der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gibt es einige wichtige Aspekte in Bezug auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Wann benötigt ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten? Welche Aufgaben hat diese Person? Ist ein externer oder ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter sinnvoll? Erhalten Sie hier alle wichtigen Fakten rund um den betrieblichen Datenschutzbeauftragten. 

Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Bei einem Datenschutzbeauftragten handelt es sich um eine Person oder ein Unternehmen, welche von einem Arbeitgeber oder einer öffentlichen Stelle bestellt wird. Der Datenschutzbeauftragter soll in öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen sorgen, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen in Bezug auf personenbezogene Daten eingehalten werden. 

  • Unabhängiges Kontrollorgan
  • prüft regelmäßig die Arbeitsabläufe
  • gewährleistet in Unternehmen den Datenschutz
  • Verstöße feststellen und entsprechende Maßnahmen
  • interner oder externer Datenschutzbeauftragter im betrieblichen Datenschutz
  • muss kein Mitarbeiter des Unternehmens sein

In einigen Betrieben, Unternehmen oder Behörden wird mit sehr sensiblen Daten gearbeitet, welche gespeichert und verarbeitet werden müssen. In diesem Fall müssen die betroffenen Stellen regelmäßig einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Funktion und Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Nach der DSGVO hat ein Datenschutzbeauftragter wichtige Aufgaben und Pflichten. Zentral sind, wie der Name bereits verrät, Daten jeglicher Art. Zu den wichtigen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten zählt es, dass Unternehmen über die aktuellen und bestehenden datenschutzrechtlichen Pflichten aufzuklären. 

  • Zusätzlich ist das Kontrollorgan zuständig, die Einhaltung zu überwachen. 
  • Weiterhin ist der Datenschutzbeauftragte Ansprechpartner von Behörden und Betroffenen. 
  • Datenschutzbeauftragter ist in Sachen Nutzer- und Kundendaten Ansprechpartner für Vorgesetzte, Mitarbeiter, Vertrieb und Marketing.
  • Die bestellte Person führt ein Verarbeitungsverzeichnis und berät das Unternehmen bei der Durchführung.

Bestellung des Datenschutzbeauftragten: Was bedeutet das?

Wenn ein Datenschutzbeauftragter eingesetzt wird, spricht man von einer Bestellung des Datenschutzbeauftragten. Vielleicht erinnert Sie dieser Begriff eher an eine Bestellung von Gegenständen oder Materialien, als an das Auswählen einer Person.

Unter Bestellung ist aus Sicht des Rechtswesens eine Ernennung zu verstehen. Wird ein Datenschutzbeauftragter bestellt, ist diese Person zum unabhängigen Kontrollorgan ernannt worden und übt die Funktion offiziell aus. Jedoch ist die Ernennung des Datenschutzbeauftragten nur rechtswirksam, wenn dieser korrekt bestellt wird. 

Die Bestellung eines betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Die Bestellung des betrieblichen Datenschutzbeauftragten muss in schriftlicher Form erfolgen, so ist es im BDSG vorgeschrieben. Dazu muss von der Geschäftsleitung eine unterzeichnete Bestellungsurkunde aufgesetzt werden, aus dieser ersichtlich werden muss, welche Person die Funktion des betrieblichen Datenschutzbeauftragten übernimmt. Beiden Seiten müssen diese Urkunde unterschreiben.

Interner oder externer Datenschutzbeauftragter? 

Steht die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten zur Debatte, stellt sich die Frage, ob ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter bestellt wird. Was bringt für das Unternehmen Vorteile und was vielleicht sogar Nachteile?

Interner Datenschutzbeauftragter

Wird ein Mitarbeiter des Unternehmens zum Datenschutzbeauftragten bestellt, sollte der Geschäftsführer beachten, dass dieser Angestellte von vorherigen Tätigkeiten für eine bestimmte Zeit freigestellt werden muss. Immerhin nimmt die ordnungsgemäße Kontrolle des Datenschutzbeauftragten einige Zeit in Anspruch. 

Durch die unabhängige Stellung hat der interne Datenschutzbeauftragte arbeitsrechtliche Privilegien und genießt einen weitgehenden Kündigungsschutz. Selbst nach der Abbestellung der Tätigkeiten bleibt der ehemalige Datenschutzbeauftragte für zwei Jahre unkündbar.

Weiterhin sollte das Unternehmen bedenken, dass ein interner Datenschutzbeauftragter mit erheblichen Kosten & Zeitaufwand zusammenhängt. 

Darf jeder Mitarbeiter interner Datenschutzbeauftragter werden?

Nein, die Geschäftsleitung kann nicht jeden beliebigen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten bestellen. Ein Datenschutzbeauftragter muss über Fachwissen und Qualifikation zur Durchführung der gesetzlich vorgegebenen Aufgaben verfügen. 

Bevor ein Angestellter die Tätigkeiten ausüben darf, muss die Geschäftsleitung in dessen Weiterbildung investieren. Denn das Know-how in Sachen Datenschutz muss aufwendig erlernt und regelmäßig aufgefrischt werden. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer das spezielle Wissen nachweisen, etwa mit einem Zertifikat. 

„Dazu muss von der Geschäftsleitung eine unterzeichnete Bestellungsurkunde aufgesetzt werden, aus dieser muss ersichtlich werden, welche Person die Funktion des betrieblichen Datenschutzbeauftragten übernimmt.“

Wie können sich Mitarbeiter die erforderte Fachkunde aneignen?

Spezielle Anbieter ermöglichen die Ausbildung zum zertifizierten Datenschutzbeauftragten. Mit einem gewissen Zeitaufwand und Kosten ist zu rechnen, so können die Ausbildungskosten durchaus mehrere tausend Euro kosten. Weiterhin müssen Reisespesen und der Ausfall der regulären Arbeitszeit eingeplant werden. 

Fachkunde kann durch 

  • spezielle Veranstaltungen, Fachseminare und Kurse,
  • durch die Anschaffung von spezieller Literatur,
  • persönlicher Einarbeitung
  • und durch die Recherche auf den Webseiten der Aufsichtsbehörden 
  • sowie durch die Einarbeitung durch externe Datenschutzbeauftragte erlernt werden.

Externer Datenschutzbeauftragter

Bei dem externen Datenschutzbeauftragten handelt es sich um eine attraktive Alternative zum internen Datenschutzbeauftragten. Er ist Dienstleister des Unternehmens und neben der Bestellung zum Datenschutzbeauftragten an einen Beratungsvertrag gebunden.

Vor – und Nachteile eines externen Datenschutzbeauftragten

Ein externer Datenschutzbeauftragter benötigt oft mehr Zeit, um sich in das Unternehmen und die Strukturen hineinzudenken und einzuarbeiten. In der Regel berät ein externer Datenschutzbeauftragter mehrere Unternehmen zum Thema Datenschutz und kann damit sicherlich mit einer gewissen Erfahrung überzeugen.

Vorteile externer Datenschutzbeauftragter

Ein externer Beauftragter benötigt keine zeit- und kostspielige Ausbildung mehr, da es sich oft um eine bereits ausgebildete Person in Sachen Datenschutz handelt. Weiterhin hat ein externer Datenschutzbeauftragter womöglich einen neutraleren Blickwinkel, wodurch das Risiko eines unternehmensinternen Interessenkonflikts erheblich sinkt.

Zusätzlich können Sie als Geschäftsleitung auf bekannte und seriöse externe Datenschutzbeauftragte zurückgreifen, die sich in dem Gebiet schon einen Namen gemacht haben. So können Sie in Bezug auf Professionalität, Kundenvertrauen, Wettbewerbsvorteil und Vertrauen bei Investoren oder Kooperationspartnern eventuell Pluspunkte sammeln.

Nachteile externer Datenschutzbeauftragter

Sicherlich gibt es auch unter den externen Datenschutzbeauftragten schwarze Schafe. Einige Dienstleister üben ihre Aufgaben gewissenhaft und seriös aus und vertreten das Unternehmen nach bestem Wissen. Aber es gibt auch unseriöse Anbieter, die das Unternehmen unzureichend in Sachen Datenschutz unterstützen, informieren und beraten. 

Auffällig sind diese externen Datenschutzbeauftragten, aufgrund von niedrigen Kosten. Doch auch einige Unternehmen suchen gezielt nach diesen günstigen externen Datenschutzbeauftragten und wählen unbewusst oder bewusst eine Schein-Bestellung.

Wann muss ein Unternehmen gemäß DSGVO einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Bei der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten handelt es sich nicht um eine freiwillige Entscheidung. Aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der europäischen DSGVO geht hervor, wann ein Unternehmen verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Behörden oder öffentliche Stellen müssen in der Regel einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Sind Sie sich nicht sicher, ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten braucht?

Dann gilt es, folgende drei Bereiche zu prüfen:

Unternehmensgröße und Anzahl der Mitarbeiter

Die Unternehmensgröße ist nicht ausschlaggebend für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, vielmehr spielt der Umgang mit personenbezogenen Daten eine Rolle. Dabei ist das Ausmaß der Datenverarbeitung zentral. 

Das bedeutet im Klartext: Haben mindestens zehn Mitarbeiter regelmäßig mit der automatisierten Datenverarbeitung (Erhebung und Nutzung) zu tun, besteht laut Gesetz die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. 

Detailgrad der Daten: Besondere Art der personenbezogenen Daten 

Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, welche mit der Datenverarbeitung zu tun haben, steht der Detailgrad der Daten. Werden besonders Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet, wie zum Beispiel;

  • ethnische Herkunft, 
  • politische Meinung, 
  • Gewerkschaftszugehörigkeit,
  • Gesundheit oder Sexualleben einer Person,

 ist die Geschäftsleitung verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. 

Geschäftsfeld: Kerntätigkeit des Unternehmens

Falls das Unternehmen personenbezogene Daten geschäftsmäßig nutzt, übermittelt, erhebt oder verarbeitet, besteht unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten die Pflicht zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragten. 

Gilt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Unternehmen oder in einer Behörde als Kern- und Haupttätigkeit, ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht. 

Hat die Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten Folgen?

Bestellt ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten nicht rechtzeitig oder vorsätzlich, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit. In der Regel haben Sie als Geschäftsführer bei der Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten mit einer Geldstrafe zu rechnen. 

Bis zu 50.000 Euro Bußgeld sind bei einer fehlenden Bestellung eines Datenschutzbeauftragten möglich. Seit der Einführung der EU-DSGVO fallen die Strafen sogar noch drastischer aus. Bei Datenschutzverstößen müssen Unternehmen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent ihres Jahresumsatzes als Strafe zahlen. 

Bild: Anastasia Klingsiek
Anastasia Klingsiek (49 Artikel)

Anastasia Klingsiek hat Germanistische Sprachwissenschaften und Literaturwissenschaften in Paderborn studiert. Während ihres Studiums hat sie bereits in journalistischen Redaktionen als freie Mitarbeiterin gearbeitet. Moderationen, Nachrichten und Artikel: alles kein Problem. Texten war schon immer ihre Leidenschaft. Auf karrieretipps.de ist sie für den Bereich rund um Berufseinstieg, Büroalltag und Work-Life-Balance zuständig.

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