karrieretipps.de Karriere Bewerbungsgespräch richtig führen: Leitfaden für...

Bewerbungsgespräch richtig führen: Leitfaden für Arbeitgeber

Bewerbungsgespräch richtig führen: Leitfaden für Arbeitgeber
© Gutesa | shutterstock.com
Lillia Seifert am 19.04.2021 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Was ist ein Bewerbungsgespräch?
  2. Wie läuft ein gutes Bewerbungsgespräch ab?
  3. 5 Schritte zur Vorbereitung des Bewerbungsgespräches
    1. Schritt 1: Nehmen Sie sich vorab genug Zeit!
    2. Schritt 2: Lesen Sie die Bewerbungsunterlagen!
    3. Schritt 3: Formulieren Sie eine gute Jobbeschreibung!
    4. Schritt 4: Kennen Sie notwendige Persönlichkeitsmerkmale!
    5. Schritt 5: Schreiben Sie sich spezielle Fragen auf!
  4. Bewerber vergleichen: 10 Beipsielfragen für Ihr Bewerbungsgespräch
  5. 8 Schritte zur Durchführung des Bewerbungsgespräches
    1. Schritt 1: Stellen Sie sich und das Unternehmen vor!
    2. Schritt 2: Erläutern Sie den Ablauf des Gespräches!
    3. Schritt 3: Beschreiben Sie den Job!
    4. Schritt 4: Beginnen Sie mit einer simplen Frage!
    5. Schritt 5: Nehmen Sie Bezug auf die Bewerbungsunterlagen!
    6. Schritt 6: Stellen Sie notwendige Filterfragen!
    7. Schritt 7: Lassen Sie den Bewerber Fragen stellen!
    8. Schritt 8: Erklären Sie das weitere Vorgehen!
  6. 3 Schritte zur Nachbereitung des Bewerbungsgespräches
    1. Schritt 1: Vergleichen Sie Ihre Notizen zu den Bewerbern!
    2. Schritt 2: Sprechen Sie mit Ihren Kollegen über die Kandidaten!
    3. Schritt 3: Teilen Sie den Bewerbern Ihre Entscheidung mit!

Auch als Arbeitgeber sollten Sie sich optimal auf Bewerbungsgespräche vorbereiten, um wirklich herauszufinden, wer zu Ihrem Unternehmen passt. Falls Sie noch neu im Chefsessel und ungeübt darin sind, Vorstellungsgespräche mit potenziellen neuen Mitarbeitern zu führen, oder Sie noch einige Anregungen brauchen, ist unser Leitfaden genau das richtige für Sie. Im Folgenden erhalten Sie hilfreiche Recruiting-Tipps und Beispielfragen zur Vorbereitung und Durchführung eines Bewerbungsgespräches, sodass Sie bestens für die Personalauswahl im HR-Management gewappnet sind.

Was ist ein Bewerbungsgespräch?

Ein Vorstellungsgespräch (auch Bewerbungsgespräch, Job-Interview oder Einstellungsgespräch) ist ein Treffen zwischen einem Jobkandidaten und seinem potenziellen neuen Arbeitgeber, der meist im Personalwesen tätig ist oder explizit als HR-Manager eines Unternehmens arbeitet. Das Gespräch dauert in etwa 45 bis 60 Minuten und soll beiden Parteien Aufschluss darüber geben, ob der Bewerber geeignet für die ausgeschriebene freie Stelle ist und ob ihm die Rolle zusagt.

Für den Personaler ist das Job-Interview sehr wichtig, um herauszufinden, ob der Bewerber neben guten Bewerbungsunterlagen auch die notwendigen Qualifikationen mitbringt und eine Bereicherung für sein Geschäft darstellt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Vorstellungsgespräch zu führen.

Dies sind die gängigsten Formen:

  • persönlich
  • telefonisch
  • via E-Mail
  • per Videokonferenz

Wie läuft ein gutes Bewerbungsgespräch ab?

Die meisten Menschen sind der Auffassung, dass Einstellungsgespräche für Bewerber eine deutlich größere Herausforderung darstellen als für Vorgesetzte. Vermutlich werden Sie als Chef zustimmen, dass es für Sie durchaus stressig, zeitaufwendig und herausfordernd ist, potenzielle geeignete Mitarbeiter herauszufiltern und zu interviewen. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie sich vorab genau überlegen, wie Sie im Gespräch mit dem Bewerber vorgehen.

Ein gutes Bewerbungsgespräch sollte in etwa wie folgt aufgebaut sein:

  1. Vorstellung beider Parteien und des Unternehmens  
  2. Gegebenenfalls Small Talk zum Auflockern
  3. Wichtige Informationen sammeln
  4. Fragen stellen und beantworten
  5. Das Gespräch zusammenfassen

Der genaue Ablauf ergibt sich aus den folgenden Abschnitten zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Bewerbungsgespräches.

5 Schritte zur Vorbereitung des Bewerbungsgespräches

Gute Vorbereitung ist essenziell, damit Sie als Personaler ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen können. Sie möchten schließlich in der Lage sein, den Bewerber hinsichtlich seiner Kompetenzen und Fähigkeiten beurteilen zu können. Außerdem sollten Sie durch das Vorstellungsgespräch herausfinden, wie der potenzielle neue Mitarbeiter etwa in Stresssituationen reagiert und inwiefern er emotionale Intelligenz und weitere Soft Skills mitbringt.

Mit diesen fünf Schritten bereiten Sie sich auf das Gespräch vor:

Schritt 1: Nehmen Sie sich vorab genug Zeit!

Zur Vorbereitung des Bewerbungsgespräches ist es wichtig, dass Sie genügend Zeit einplanenden, denn für das Einstellen neuer Mitarbeiter gibt es nichts Schädlicheres als Zeitdruck. Außerdem sollten Sie in diesem Schritt bereits überlegen, wie Sie das Gespräch führen möchten, ob etwa per Telefon oder persönlich.
Sobald Sie sich auf eine Form festgelegt haben, sorgen Sie dafür, dass Sie und der Bewerber während der Gesprächszeit absolut ungestört sind und es keine Unterbrechungen durch Kollegen, Anrufe oder E-Mails gibt.

Schritt 2: Lesen Sie die Bewerbungsunterlagen!

Vor jedem Vorstellungsgespräch müssen Sie noch einmal die Unterlagen des Bewerbers lesen, um optimal auf die Person vorbereitet zu sein. Wenn Sie sich mit einem Jobkandidaten treffen, sollten Sie selbstverständlich auch eine Kopie bei sich haben, um bei Bedarf auf gewisse Punkte Bezug zu nehmen und detaillierte Fragen zu stellen.

Schritt 3: Formulieren Sie eine gute Jobbeschreibung!

Im dritten Schritt sollten Sie sich fragen, warum genau Sie das Gespräch mit dem Bewerber führen. Richtig: aufgrund der zu besetzenden Position in Ihrem Unternehmen. Aus diesem Grund sollten Sie die Stelle und die damit verbundenen Arbeitsaufgaben genau beschreiben können. Nur so ist es möglich, dem Kandidaten ein genaues Bild von seiner zukünftigen Tätigkeit zu vermitteln. Außerdem spiegeln Ihre Kenntnisse eine gewisse Souveränität und Professionalität wider, die zu Ihrem Auftreten als Führungskraft gehören.

Schritt 4: Kennen Sie notwendige Persönlichkeitsmerkmale!

Die Bewerbungsunterlagen allein reichen natürlich nicht aus, um einen potenziellen neuen Mitarbeiter wirklich kennenzulernen und entscheiden zu können, ob dieser in Ihr Unternehmen passt. Fragen Sie sich vor dem Gespräch einmal, welche genauen Verhaltensweisen und Charakterzüge Sie sich von dem neuen Angestellten wünschen.

Sie könnten etwa auf jemanden stoßen, der einen ausgeprägten Kampfgeist hat, jedoch wenig teamfähig ist. Herauszufinden, welche Eigenschaften wirklich wichtig sind, hilft Ihnen maßgeblich bei der Entscheidung für oder gegen einen Bewerber.

Schritt 5: Schreiben Sie sich spezielle Fragen auf!

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt in der Vorbereitung eines Bewerbungsgespräches ist das Formulieren relevanter Fragen, die Sie dem Jobkandidaten stellen können, um ihn und seine Arbeitsweise besser kennenzulernen. Es ist sinnvoll, bei mehreren Bewerbern die gleichen Fragen zu stellen, um besser vergleichen zu können. Wir haben Ihnen im folgenden Abschnitt einige Beipielfragen zur Anregung zusammengestellt.

Bewerber vergleichen: 10 Beipsielfragen für Ihr Bewerbungsgespräch

Im Zuge der Vorbereitung eines Vorstellungsgespräches ist es durchaus sinnvoll, einige Filterfragen zu formulieren, die Sie während der Gespräche mit potenziellen Kandidaten stellen. So fällt es Ihnen leichter, verschiedene Bewerber miteinander zu vergleichen und den talentiertesten und motiviertesten herauszusuchen.

Hier sind zehn Fragen, die Ihnen dabei helfen können, ein echtes Talent zu finden:

  • Frage 1: Welche Ihrer Stärken macht Sie zum qualifiziertesten Bewerber auf die freie Stelle?
  • Frage 2: Auf welche berufliche Errungenschaft sind Sie bis heute am meisten stolz?
  • Frage 3: Was war die bisher größte Herausforderung in Ihrem Leben?
  • Frage 4: Wie würden Sie Ihre individuelle Arbeitsweise beschreiben?
  • Frage 5: Mit welchen drei Worten würden Sie ein optimales Arbeitsumfeld beschreiben?
  • Frage 6: Falls wir Sie einstellen, was würden Sie in der Position als erstes tun?
  • Frage 7: Warum möchten Sie Ihren aktuellen Job kündigen?
  • Frage 8: Was ist Ihre größte Schwäche und wie würden Sie diese verändern?
  • Frage 9: Was gefällt Ihnen am meisten an unserer freien Stelle?
  • Frage 10: Was machen Sie während Ihrer Freizeit besonders gern?

8 Schritte zur Durchführung des Bewerbungsgespräches

Nachdem Sie sich nun optimal auf das Bewerbungsgespräch vorbereitet haben, sollten Sie Ihr Augenmerk auf die genaue Durchführung legen. Es gibt eine Reihe wichtiger Bestandteile, die ein Vorstellungsgespräch erfolgreich machen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie Zettel und Stift dabei haben und sich während des Gespräches Notizen machen können.
Hier nun eine genaue Anleitung zur Durchführung eines Vorstellungsgespräches in acht Schritten:

Schritt 1: Stellen Sie sich und das Unternehmen vor!

Sobald sich der potenzielle neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eingefunden hat, gehen Sie mit ihm an den von Ihnen vorgesehen Ort, wo Sie sich ungestört unterhalten können. Bei einem Bewerbungsgespräch per Telefon sorgen Sie für die entsprechende Ruhe zur vereinbarten Zeit.
Nach der Begrüßung stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor. Damit geben Sie dem Bewerber einen entscheidenden ersten Eindruck, auf dessen Grundlage das gesamte Gespräch aufbaut.

Schritt 2: Erläutern Sie den Ablauf des Gespräches!

Nun ist es an der Zeit, den genauen Ablauf des Bewerbungsgespräches kurz zu demonstrieren. So geben Sie dem Bewerber ein sicheres Gefühl und wirken entsprechend strukturiert und souverän. Auch Sie müssen schließlich punkten, um zu verhindern, dass ein wahres Talent das Interesse am Job verliert. Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite und präsentieren Sie sich im Sinne des Unternehmensimages.

Schritt 3: Beschreiben Sie den Job!

Erklären Sie im nächsten Schritt genau, was den Bewerber im neuen Job erwartet. So geben Sie ihm eine Chance herauszufinden, ob die Stelle das Richtige für ihn ist. Nennen Sie alle wesentlichen Aufgaben und Verpflichtungen, die während des Angestelltenverhältnisses relevant sind. Gehen Sie auch auf den Umfang und die Dauer der Stelle ein, damit der Jobkandidat weiß, ob es sich um ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis handelt.

Schritt 4: Beginnen Sie mit einer simplen Frage!

Nun möchten Sie auch etwas von dem Bewerber erfahren. Zur Einleitung des Gespräches ist es sinnvoll, eine allgemeine Frage zu stellen, um etwas über den Hintergrund und die Interessen des Kandidaten in Bezug auf die freie Position zu erfahren. Bringen Sie ihn dazu, seine Motivation und Ambition für den Job und in Bezug auf Ihr Unternehmen als Arbeitgeber zu erklären.

Schritt 5: Nehmen Sie Bezug auf die Bewerbungsunterlagen!

Fragen Sie den Bewerber eventuell explizit nach einer Position aus seinem Lebenslauf, die der von Ihnen Ausgeschriebenen ähnelt. Fragen Sie ihn zudem nach den genauen Anforderungen sowie Verantwortlichkeiten des alten Jobs und danach, was er während seiner Arbeit dort erreicht hat. Außerdem können Sie hier nach Ungereimtheiten oder Lücken im Lebenslauf fragen – vermutlich gibt es dafür eine einfache Erklärung.

Schritt 6: Stellen Sie notwendige Filterfragen!

Im sechsten Schritt stellen Sie die vorab angefertigten Filterfragen, die Ihnen dabei helfen, die verschiedenen Bewerber miteinander zu vergleichen. Sie können die von uns im vorigen Abschnitt aufgestellte Liste aus zehn Fragen verwenden oder sie entsprechend Ihrer Absichten anpassen. Durch die offenen Fragen lernen Sie den Kandidaten besser kennen und können sich ein Bild davon machen, ob er tatsächlich auf die freie Stelle und zu Ihrem Unternehmen passt.

Schritt 7: Lassen Sie den Bewerber Fragen stellen!

Nun ist es an der Zeit, dass Sie dem Bewerber die Chance geben, selbst Fragen zu stellen. Es ist ein gutes Zeichen, wenn dieser interessiert nachfragt und möglichst viel über Sie, Ihre Arbeit und die Kollegen erfahren möchte. So sehen Sie schnell, welcher Bewerber sich gut auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet hat und den Job wirklich haben möchte. Eine gute Strategie ist die 80/20 Regel: Hier gilt für Sie 80 Prozent Zuhören und 20 Prozent Reden.

Schritt 8: Erklären Sie das weitere Vorgehen!

Nachdem der Jobkandidat nun seine Fragen gestellt hat, sollten Sie ihm das weitere Vorgehen erklären. Sagen Sie ihm, wann Sie Ihre endgültige Entscheidung treffen und zu welchem Zeitpunkt er in etwa mit einer Rückmeldung rechnen kann.

3 Schritte zur Nachbereitung des Bewerbungsgespräches

Auch die Nachbereitung eines Bewerbungsgespräches stellt einen wichtigen Bestandteil des Recruitment-Prozesses dar. Nehmen Sie sich nach jedem Gespräch etwas Zeit für die folgenden Punkte, um sich tatsächlich für den richtigen Bewerber entscheiden zu können.

Schritt 1: Vergleichen Sie Ihre Notizen zu den Bewerbern!

Sobald Sie das letzte Bewerbungsgespräch hinter sich haben, nehmen Sie Ihre Notizen zur Hand und vergleichen mithilfe dieser noch einmal alle Bewerber miteinander. Es kann hilfreich sein, eine Pro- und Kontra-Liste anzufertigen, schließlich möchten Sie diese Entscheidung wohlüberlegt fällen.

Schritt 2: Sprechen Sie mit Ihren Kollegen über die Kandidaten!

In einem weiteren Schritt dienen Gespräche mit Kollegen dazu, Unsicherheiten auszumerzen und noch einmal mit einem anderen Blick auf die Kandidaten zu schauen. Vielleicht organisieren Sie ein Meeting mit wichtigen Entscheidungsträgern, in dem Sie sich gemeinsam für einen der Bewerber entscheiden.

Schritt 3: Teilen Sie den Bewerbern Ihre Entscheidung mit!

Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, geben Sie allen Kandidaten eine Rückmeldung. Absageschreiben versenden Sie am besten per E-Mail, in der Sie höflich auf die Stelle hinweisen und dem Bewerber noch einmal für seinen Aufwand danken. Wertschätzung zahlt sich hier aus!

Die Zusage für den besten Bewerber können Sie telefonisch oder persönlich überbringen. Seien Sie allerdings nicht enttäuscht, wenn dieser sich bereits gegen Ihre Stelle entschieden hat. Genau für diesen Fall ist es wichtig, wenn Sie zweit- und drittplatzierte Bewerber an der Hand haben, denen Sie in einem solchen Szenario zusagen können.

Bewerbungsgespräche sind auch für Arbeitgeber eine Herausforderung. Als Personaler müssen Sie aus einer riesigen Masse an Bewerbern den qualifiziertesten für die Stelle herausfiltern – und dies in maximal 60 Minuten. Daher sind sowohl die richtige Vorbereitung als auch eine effiziente Durchführung und Nachbereitung unerlässlich. Mit unserer genauen Anleitung für ein Bewerbungsgespräch und den Beispielfragen sind Sie bestens auf die Personalbeschaffung vorbereitet.

Bild: Lillia Seifert
Lillia Seifert (43 Artikel)

Lillia Seifert hat Anglistik und Soziologie studiert und befindet sich derzeit im Masterstudium der Interdisziplinären Medienwissenschaft an der Universität Bielefeld. Sie veröffentlichte bereits eigene Texte und arbeitete als Social Media Managerin. Mit ihren Kenntnissen aus den verschiedenen Bereichen gelingt ihr das multiperspektivische Arbeiten mit Themen besonders gut. Auf karrieretipps.de kann sie ihre Kompetenzen im kreativen Umgang mit informativen Texten ideal einsetzen.

Letzte Artikel
Weitere Tipps für Ihre Karriere
Quereinsteiger: Tipps für die fachfremde Bewerbung
© G-Stock Studio | shutterstock.com
Quereinsteiger: Tipps für die fachfremde Bewerbung

Haben Sie auch schon einmal mit dem Gedanken gespielt, Ihren durch Ausbildung oder Studium erlernten und vertrauten Beruf aufzugeben und in einer anderen, bisher...

Negative Unternehmensbewertungen: So gehen Sie effizient mit Kritik um
© Victoruler | shutterstock.com
Negative Unternehmensbewertungen: So gehen Sie effizient...

Die sozialen Medien wie Twitter, Facebook und Instagram bieten viele Chancen für die Unternehmenskommunikation. Die Möglichkeit des persönlichen...

Nach dem Burn-out: So klappt der Wiedereinstieg!
© George Rudy | shutterstock.com
Nach dem Burn-out: So klappt der Wiedereinstieg!

Nach einem Burn-out in den Job zurückzukehren, ist für jeden Betroffenen emotionale Schwerstarbeit. Nach einer wochen- oder monatelangen Auszeit ist ein...

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren
Viel Erfolg bei Ihrer Jobsuche!

Auf karrieretipps.de finden Sie täglich aktuelle Stellenangebote aus Ihrer Umgebung.