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Aufgaben delegieren: 10 Aufgaben, die Führungskräfte niemals abgeben sollten

Aufgaben delegieren: 10 Aufgaben, die Führungskräfte niemals abgeben sollten
© Roman Samborskyi | shutterstock.com
Lillia Seifert am 24.05.2021 | 0 Kommentare
Inhalt:
  1. Mitarbeiterführung: Was ist Delegation?
  2. Wie funktioniert Delegation richtig?
    1. 1. Stufe der Delegation: Setze um!
    2. 2. Stufe der Delegation: Arbeite dich ein!
    3. 3. Stufe der Delegation: Erarbeite Vorschlag!
    4. 4. Stufe der Delegation: Entscheide mit Rückmeldung!
    5. 5. Stufe der Delegation: Entscheide ohne Rückmeldung!
  3. Führungskompetenz: Diese 10 Aufgaben sollten Manager niemals delegieren
    1. Führungsaufgabe 1: Visionen der Zukunft des Unternehmens
    2. Führungsaufgabe 2: Recruiting und Einstellungsentscheidungen
    3. Führungsaufgabe 3: Einarbeitung neuer Mitarbeiter
    4. Führungsaufgabe 4: Disziplinarmaßnahmen und Kündigungen
    5. Führungsaufgabe 5: Lob und Anerkennung der Mitarbeiter
    6. Führungsaufgabe 6: Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung
    7. Führungsaufgabe 7: Transformation und Veränderungsprozesse
    8. Führungsaufgabe 8: Strukturelle Reorganisation
    9. Führungsaufgabe 9: Entwicklung von Führungskräften
    10. Führungsaufgabe 10: Leistungsbeurteilung und Mitarbeiterbewertung

Das es für Führungskräfte unerlässlich ist, Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, wissen Sie sicherlich. Ein erfolgreicher Manager muss schließlich lernen, Aufgaben und Pflichten abzugeben, um die eigenen Ressourcen zu schonen und Angestellten Verantwortung zu übergeben. Als Chef eines Unternehmens ist es jedoch nicht immer einfach, die Balance zwischen Delegation und selber machen zu finden. Wir erklären Ihnen daher, wie richtige Delegation funktioniert und welche 10 Aufgaben Sie auf keinen Fall delegieren sollten.

Mitarbeiterführung: Was ist Delegation?

Grundsätzlich lässt sich Delegation wie folgt definieren: „Die Übertragung von Kompetenz (und Verantwortung) auf hierarchisch nachgeordnete organisatorische Einheiten auch als Kompetenzdelegation bezeichnet.“ Das heißt, dass Sie als Führungskraft Aufgaben nach Ihrem eigenen Ermessen an Ihre Mitarbeiter abgeben. Dabei sollten Sie immer entsprechend der jeweiligen Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten entscheiden, wem Sie welche Verantwortungsbereiche übertragen.

Wie funktioniert Delegation richtig?

Als Manager fühlen Sie sich vermutlich immer wieder überfordert. Vielleicht kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor: Es ist schon wieder 20 Uhr und Sie haben nur die Hälfte von dem geschafft, was Sie heute tun wollten.
Wenn Sie gelernt haben, Dinge zu delegieren, bleibt deutlich mehr Zeit für die Aufgaben und Pflichten, die wirklich nur von Ihnen erledigt werden sollten und Sie haben zudem automatisch mehr Freizeit. Zur richtigen Delegation orientieren Sie sich am besten an den fünf Stufen der Delegation.

Je nach Mitarbeiterkompetenz und Vertrauensbasis können Aufgaben mit unterschiedlicher Priorität verteilt werden. Mit steigendem Vertrauen und zunehmender Arbeitserfahrung erklimmen Ihre Angestellten die Stufen der Delegation. Das sind die fünf Stufen der Delegation:

1. Stufe der Delegation: Setze um!

Auf der ersten Stufe der Delegation geben Sie als Führungskraft ganz genau vor, was zu tun ist, treffen alle relevanten Entscheidungen und lassen Ihren Mitarbeiter dies lediglich umsetzen. Dabei muss dieser ganz genau Ihre Arbeitsanweisungen befolgen.

2. Stufe der Delegation: Arbeite dich ein!

Die zweite Stufe der Delegation ist bereits von etwas mehr Vertrauen gekennzeichnet. Hier geben Sie als Chef erneut vor, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Allerdings darf Ihr Mitarbeiter nach einem Lösungsweg suchen. Zuletzt entscheiden Sie nach Rücksprache, ob die Option umgesetzt werden kann.

3. Stufe der Delegation: Erarbeite Vorschlag!

Auf der nächsten Stufe der Delegation übergeben Sie Ihrem Angestellten ein weiteres Stück Verantwortung, indem Sie ihn über verschiedene Lösungswege nachdenken und im Entscheiden üben lassen. Bei der Entscheidungsfindung unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter durch entsprechendes Coaching.

4. Stufe der Delegation: Entscheide mit Rückmeldung!

Die vierte Stufe der Delegation sieht vor, dass Sie als Führungskraft lediglich vorgeben, was zu tun ist. Ihr Mitarbeiter soll daraufhin nach dem besten Lösungsweg suchen und eigenständig eine Entscheidung treffen. Sie haben lediglich das Recht, einen Einwand vorzubringen.

5. Stufe der Delegation: Entscheide ohne Rückmeldung!

Auf der obersten Stufe der Delegation geben Sie als Manager lediglich vor, was erreicht werden soll. Ihr Mitarbeiter hat dann die Verantwortung, nach dem besten Weg zu suchen und eine Entscheidung zu treffen. Sie geben schließlich nur noch Feedback.

Führungskompetenz: Diese 10 Aufgaben sollten Manager niemals delegieren

Die fünf Stufen der Delegation sind eine gute Möglichkeit für Manager, Aufgaben je nach Kompetenz und Vertrauen, welches Sie gegenüber ihren Mitarbeitern haben, abzugeben. Doch gibt es auch Dinge, die Sie als Chef niemals delegieren sollten? Ja, die gibt es durchaus! Wir zeigen Ihnen im Folgenden die 10 wichtigsten Aufgaben, die Sie als kompetente Führungskraft auf keinen Fall abgeben sollten.

Führungsaufgabe 1: Visionen der Zukunft des Unternehmens

Die Zukunftsvision eines Unternehmens ist der wichtigste Grundpfeiler gelungener Führung. Wenn Sie als Führungskraft versuchen, die Formulierung von Unternehmenszielen an einen Angestellten oder ein Team zu delegieren, können Sie ebenso gut die komplette Führung abgeben.
Selbstverständlich ist es sinnvoll, Mitarbeiter in einer höheren Position mit der Formulierung von Visionen vertraut zu machen und mit in Ihre Vorstellungen und Entscheidungen einzubeziehen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, sich zu sehr am Erfolg zu orientieren, verlieren sich in Ihrer eingeschränkten Sichtweise von oben und missachten eventuell Bedürfnisse von Mitarbeitern oder Kunden. Die Meinungen geschulten Personals sind daher immer hilfreich.

Führungsaufgabe 2: Recruiting und Einstellungsentscheidungen

Die Entscheidung für einen neuen Mitarbeiter sollten Sie als Chef immer eigenständig treffen. Sämtliche Personalentscheidungen zu delegieren bedeutet für Ihr Unternehmen, dass Sie einen wichtigen Erfolgsfaktor in fremde Hände geben.
Natürlich können Sie sich Unterstützung durch Agenturen oder Personaler holen, die Ihnen den Recruitingprozess zwar nicht gänzlich abnehmen, sich jedoch um die Auswahl einiger geeigneter Bewerber kümmern, sodass Sie letztendlich aus den besten wählen können. Es ist durchaus ratsam, wenn Sie Vorstellungsgespräche selbst führen, denn so stellen Sie sicher, das richtige Talent für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Führungsaufgabe 3: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Ebenso wie die Einstellung neuer Mitarbeiter sollten Sie die Einarbeitung nicht gänzlich delegieren. Wenn Sie sich zu Beginn der Beschäftigung eines neuen Angestellten nicht als Vorgesetzter präsentieren, fühlt dieser sich eventuell nicht so willkommen.
Wenn Sie sich aktiv in die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter einbringen, haben diese nicht nur die Möglichkeit, Ihre Visionen und Ziele kennenzulernen, sondern auch Sie als Person. So können beide Seiten Vertrauen aufbauen, was unerlässlicher Bestandteil einer gut funktionierenden Beziehung zwischen Führungskraft und Angestelltem ist.

Führungsaufgabe 4: Disziplinarmaßnahmen und Kündigungen

Das schlimmste, was Sie als Chef eines Unternehmens tun können, ist, einen Ihrer Mitarbeiter mit der Kündigung eines Kollegen zu beauftragen. Sämtliche Disziplinarmaßnahmen sollten Sie auf keinen Fall delegieren, da Sie so die Verantwortung abgegeben und auch bei Ihrem Team einen feigen Eindruck hinterlassen.
Sie können durchaus Mitarbeiter in einer leitenden Position damit beauftragen, Sanktionen auszuführen, falls dies innerhalb ihrer Abteilung notwendig wird. Allerdings sollten Sie bei wichtigen Entscheidungen für oder gegen einen Angestellten in Ihrer Rolle als Manager immer selbst tätig werden.

Führungsaufgabe 5: Lob und Anerkennung der Mitarbeiter

Ebenso wie die schwierigen Aufgaben sollten auch die besonders schönen von der Führungsperson ausgeführt werden. Delegieren Sie auf keinen Fall Maßnahmen von Lob und Anerkennung gänzlich an einen Ihrer Mitarbeiter.
Für Angestellte ist es überaus wichtig, lobende Worte vom Chef zu erhalten. Wenn Anerkennung ausbleibt, fühlen sich Arbeitnehmer nicht wertgeschätzt und es besteht die Gefahr, dass sie Ihr Unternehmen früher oder später verlassen. Als wichtiger Bestandteil der Arbeitgeberzufriedenheit sollten Sie Lob immer aufrichtig und persönlich aussprechen.

Führungsaufgabe 6: Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung

Die Motivation von Mitarbeitern ist essenziell für ihre Zufriedenheit und maßgeblich dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter loyal sind und sich langfristig an ein Unternehmen binden. Wenn Sie Ihre Talente nicht verlieren möchten, sollten Sie auf die persönliche Motivation Ihrer Angestellten besonderen Wert legen.
Die Delegation von Maßnahmen zur Motivation wirkt häufig unauthentisch und zwanghaft. Lediglich wenn Sie sich eigenständig darum bemühen, ein motivierendes Umfeld zu schaffen, werden Ihre Mitarbeiter Ihnen mit Dankbarkeit und Loyalität begegnen.

Führungsaufgabe 7: Transformation und Veränderungsprozesse

Als kompetente Führungskraft müssen Sie sich aktiv um Transformationen und Veränderungsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens bemühen. Sie sollten zumindest klar und deutlich Visionen formulieren und festlegen.
Nachdem Sie festgelegt haben, was Sie verändern wollen bzw. zu welchem Ergebnis Sie kommen möchten, können Sie durchaus verschiedene Aufgaben, die zur Zielerreichung notwendig sind, delegieren. Grundsätzlich gilt, je essenzieller die Transformation, desto weniger Aufgaben sollten Sie abgeben.

Führungsaufgabe 8: Strukturelle Reorganisation

Falls Sie etwa innerhalb einer Abteilung Ihres Unternehmens strukturelle Veränderungen vornehmen möchten, ist es nahezu unerlässlich, die Meinung anderer mit einzubeziehen. Allerdings ist etwa die objektive Reorganisation innerhalb des Managementteams für Führungskräfte allein schwer umzusetzen.
Ebenso ist die Delegation von schwierigen Entscheidungen wie über vorbeugende Maßnahme zur nachhaltigen Sanierung eines Unternehmens, um eine Insolvenz zu vermeiden, definitiv nicht professionell und effizient. Hier sollten Sie als Führungskraft immer die letzte Entscheidungsgewalt behalten.

Führungsaufgabe 9: Entwicklung von Führungskräften

Die Entwicklung von Führungskräften ist selbstverständlich eine der Königsdisziplin der Unternehmensführung. Daher sollten Sie derartige Maßnahmen nicht gänzlich delegieren und hauptsächlich selbst durchführen.
Natürlich können Ihre Personalabteilung oder ein Executive Coach durchaus unterstützend wirken, wenn es um die Schulung und Entwicklung von Führungskräften geht, allerdings sollten Sie als kompetenter Vorgesetzter in der Lage sein, Ihre Mitarbeiter selbst zu fördern.

Führungsaufgabe 10: Leistungsbeurteilung und Mitarbeiterbewertung

Sie lassen das Arbeitszeugnis eines Mitarbeiters von diesem erstellen und unterzeichnen nur noch? Leistungsbeurteilungen zu delegieren ist nicht unbedingt ein Zeichen gelungenen Managements. Nehmen Sie sich besser selbst die Zeit, Ihre Mitarbeiter zu bewerten, schließlich ist Ihr Blick auf die Leistungen entscheidend.

Wie Sie sehen, ist es für eine Führungskraft selbstverständlich wichtig, delegieren zu können. Allerdings gibt es einige Aufgaben, die Sie nicht an einen Mitarbeiter abgeben sollten, um den Erfolg und das Bestehen Ihres Unternehmens zu sichern. Schließlich sind zufriedene Mitarbeiter, ein entspannter Chef und ein insgesamt hoch motiviertes Team doch die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Bild: Lillia Seifert
Lillia Seifert (43 Artikel)

Lillia Seifert hat Anglistik und Soziologie studiert und befindet sich derzeit im Masterstudium der Interdisziplinären Medienwissenschaft an der Universität Bielefeld. Sie veröffentlichte bereits eigene Texte und arbeitete als Social Media Managerin. Mit ihren Kenntnissen aus den verschiedenen Bereichen gelingt ihr das multiperspektivische Arbeiten mit Themen besonders gut. Auf karrieretipps.de kann sie ihre Kompetenzen im kreativen Umgang mit informativen Texten ideal einsetzen.

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