- Welche Reisekosten gibt es?
- Reisekosten richtig absetzen – so geht’s
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
So erstellen Sie einen EigenbelegFür Selbstständige oder Freiberufler lohnt es sich, bei einer Geschäftsreise alle Belege sorgsam aufzubewahren und die Regeln zu kennen. Denn Unkenntnis über die Bestimmungen von Reisekosten führen häufig zu Ärger mit dem Finanzamt. Auch wenn Sie beruflich nicht viel unterwegs sind, so kann es sich trotzdem lohnen, diese Kosten bei der nächsten Steuererklärung geltend zu machen.
Welche Reisekosten gibt es?
Reisekosten bezeichnen die gesamten Kosten, die bei einer Geschäftsreise so anfallen. Dazu zählen:
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Hat eine Reise sowohl einen beruflichen, als auch einen privaten Teil, dann können die Reisekosten entsprechend getrennt und zugeordnet werden. Der berufliche Teil der Reise kann als Werbungskosten oder auch als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Beträgt der berufliche Teil einer Reise allerdings weniger als 10%, sind diese Aufwendungen nicht abzuziehen.
Reisekosten richtig absetzen – so geht’s
Übernachtungskosten
Kosten, die für eine Übernachtung in einem Hotel anfallen, können Sie als Betriebsausgaben geltend machen. Dafür müssen Sie diese Aufwendung belegen, zum Beispiel mit einer Rechnung. Für die Übernachtungskosten gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7%. Achtung: Ist die Verpflegung in den Übernachtungskosten inkludiert, dann muss diese abgezogen werden, da sie zum Verpflegungsmehraufwand zählt. Ist der Einzelpreis nicht zu erkennen, dann müssen Sie diesen prozentual abziehen, sodass Sie die reinen Übernachtungskosten haben. Ein Frühstück wird mit einer Pauschale von 20% abgezogen, ein Mittag- und Abendessen mit 40%.
Fahrtkosten
Sie können Ihre Fahrtkosten dann steuerlich geltend machen, wenn Sie Ihr eigenes PKW dafür nutzen, welches nicht als Firmenwagen eingetragen ist. Ebenso möglich: Mit einem anderen privaten Fahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln die Geschäftsreise anzutreten. Fahrten mit dem eigenen Firmenwagen können nicht als Reisekosten geltend gemacht werden. Um eine Fahrt mit der Bahn oder einem Flugzeug absetzen zu können, heben Sie einfach das Ticket als Beleg auf. Entscheiden Sie sich für eine eigene Anreise per PKW, haben Sie zwei Möglichkeiten:
1. Sie erstellen ein Fahrtenbuch
In einem Fahrtenbuch können Sie jede Fahrt eintragen, bei der es um geschäftliche Reisen geht. Dieses Fahrtenbuch führen Sie das ganze Jahr über. Am Ende des Jahres rechnen Sie aus, wie hoch der Anteil der geschäftlichen Fahrten im Vergleich zu den privaten Fahrten ist. Liegt der berufliche Anteil bei zum Beispiel 55%, dann können Sie diesen Prozentsatz von Ihren jährlichen Kosten für Benzin, Versicherungs, etc. anrechnen lasen und im Endeffekt als Reisekosten absetzen.
2. Sie wenden die Pauschalmethode an
Dazu notieren Sie die Kilometer, die Sie dienstlich mit Ihrem Auto gefahren sind. Für die pauschale Abrechnung wird vom Bundesfinanzministerium ein Kilometersatz von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer angesetzt. Nehmen Sie eine Person aus beruflichen Gründen mit, können Sie zusätzlich noch 2 Cent pro Kilometer und Person abrechnen. Bei Fahrten mit dem Motorrad gilt eine Kilometerpauschale von 13 Cent.
Selbstständige oder Freiberufler können diese Fahrtkosten als Betriebsausgaben angeben.
Verpflegungsmehraufwand
Wer geschäftlich unterwegs ist, kann sich nicht gerade mal so an seinem Kühlschrank bedienen. Zum Mittagessen die Reste des letzten Abendessens aufwärmen geht auch nicht. Für Selbstständige entstehen durch das Unterwegs sein höhere Kosten. Daher gibt es eine Verpflegungspauschale. Innerhalb von Deutschland gilt:
- Sind Sie länger als 8 Stunden unterwegs, beträgt die Verpflegungspauschale 12 Euro
- Egal, wie lange Ihre Dienstreise dauert, für den An- und Abreisetag werden 12 Euro angesetzt
- Für eine Dienstreise, die am Stück länger als 24 Stunden dauert, können Sie 24 Euro pro Tag geltend machen
Für den ersten und letzten Tag einer Geschäftsreise setzen Sie also jeweils 12 Euro an. Für die Tage dazwischen jeweils 24 Euro. Für eine viertägige Dienstreise beträgt der Verpflegungsmehraufwand somit 72 Euro. Geben Sie den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgaben an.
Dienstreisen ins Ausland haben ihre ganz eigenen Pauschalen. Diese variieren von Land zu Land. Für den An- und Abreisetag nach Frankreich (Paris) werden beispielsweise 39 Euro angesetzt, für einen Aufenthalt von mehr als 24 Stunden 58 Euro. Planen Sie eine Geschäftsreise in die Schweiz (Genf), dann liegt der Verpflegungsmehraufwand bei einem Aufenthalt von über 24 Stunden bei 62 Euro.
Reisenebenkosten
Die Reisenebenkosten sind vergleichsweise geringe Ausgaben. Doch auch sie summieren sich und können am Ende eines Jahres schonmal mehrere hundert Euro betragen. Daher ist es wichtig, dass Sie als Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständiger alle Belege zu den Reisenebenkosten sorgfältig aufbewahren, um sie der Steuererklärung beizulegen. Reisenebenkosten werden genauso wie alle anderen Reisekosten als Betriebsausgaben deklariert. Folgende Posten fallen unter Reisenebenkosten:
- Unfallversicherung für eine Geschäftsreise
- Parkgebühren
- Kosten für ein Schließfach für Ihr Gepäck
- Autobahn- und Mautgebühren
- WLAN-Gebühren im Hotel
- Dienstlich bedingte Telefonate über das Hoteltelefon
Erhalten Sie für einige dieser Ausgaben keinen Beleg, können Sie einen Eigenbeleg erstellen.
So erstellen Sie einen Eigenbeleg
Der Parkautomat wirft keinen Beleg aus? Und die Zusatzkosten für das WLAN im Hotel stehen auch nicht auf der Rechnung? Wenn Sie in einigen Fällen keinen schriftlichen Nachweis über Ihre Reisekosten erhalten, können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Für jeden einzelnen Aufwand muss ein eigener Beleg angefertigt werden. Diese gelten nur für Ausgaben, die geschäftlich bedingt sind. Folgende Informationen gehören in einen Eigenbeleg:
- Das Datum
- Der Zahlungsempfänger, inklusive vollständiger Anschrift
- Um welche Art von Aufwendung es sich handelt
- Details zu der Aufwendung, wie Umsatzsteuersatz oder Einzelpreis
- Schriftliche Erklärung, warum ein Eigenbeleg erstellt wurde
- Ihre Unterschrift
Ihre Preisangabe sollte glaubwürdig sein. Um diese zu unterstreichen sollten Sie zu jedem Eigenbeleg eine Art Orientierungshilfe wie etwa eine Preisliste beilegen. So kann das Finanzamt die Höhe der Aufwendung besser nachvollziehen und Sie zeigen damit, dass Sie sich den Betrag nicht ausdenken, sondern dieser einem Richtwert entspricht oder sogar exakt in einer Preisliste aufgeführt wird. Erstellen Sie zum Beispiel einen Eigenbeleg für ein Trinkgeld, dass Sie an einem Geschäftsessen gegeben haben, können Sie ein Dokument einfügen aus dem ersichtlich wird, dass das übliche Trinkgeld in Deutschland bei 5-10% liegt.
