10 ungeahnte Kosten, die als Freiberufler auf Sie zu kommen

1. Die 10 ungeahnten Mehrausgaben, die als Freiberufler auf Sie zukommen
   1. 1. Hardware und Software
   2. 2. Büromöbel und Bürobedarf
   3. 3. Kommunikationskosten
   4. 4. Marketing
   5. 5. Reisekosten
   6. 6. Lebensmittel
   7. 7. Energie
   8. 8. Versicherungen und Vorsorge
   9. 9. Buchhaltung
   10. 10. Weiterbildungskosten

Mit dem Schritt in die Selbstständigkeit verbessern Menschen für gewöhnlich nicht nur Ihr Einkommen, sondern kommen auch in den Genuss von mehr Unabhängigkeit und Freiheit. Freiberufler können es sich aussuchen, wann und mit welchen Kunden sie arbeiten möchten. Die neu gewonnene Freiheit bringt jedoch auch mehr Verpflichtungen mit sich. Viele Freiberufler unterschätzen besonders anfangs die Kosten und kommen so nach einiger Zeit in finanzielle Schwierigkeiten. Wir haben für Sie die 10 wichtigsten Kostenfaktoren zusammengestellt, die Selbstständige besonders häufig vergessen oder zu gering kalkulieren.

Die 10 ungeahnten Mehrausgaben, die als Freiberufler auf Sie zukommen

Als Freiberufler haben Sie viele Möglichkeiten, unterschiedliche Kosten von der Steuer abzusetzen. Entscheidend dafür sind jedoch eine gründliche Buchführung und ein guter Buchhalter. Nachstehend finden Sie die Kostentreiber, die Ihre Ausgaben wohl am meisten beeinflussen werden und daher unbedingt in Ihre Stundensatzkalkulation mit einfließen sollten.

1. Hardware und Software

Als Arbeitnehmer stellt Ihnen das Unternehmen die notwendige Hardware und Software kostenfrei zur Verfügung. Als Freiberufler müssen Sie sämtliche Anschaffungs- und Wartungskosten selbst übernehmen. Die Kosten gehen dabei weit über die Kosten eines einfachen Notebooks hinaus. So benötigen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit einen passenden Drucker, einen leistungsstarken Netzwerkzugang und vielleicht sogar einen eigenen Server oder ein eigenes internes Netzwerk. Zudem können auch die Kosten für Computerzubehör oder benötigte Spezialsoftware leicht einen vierstelligen Betrag verursachen.

2. Büromöbel und Bürobedarf

Ganz gleich, ob Sie sich als Freiberufler ein Büro mieten oder ein Office in den eigenen vier Wänden einrichten, die Kosten für ein Büro sind nicht zu unterschätzen. Neben der allfälligen Miete benötigen Sie einen großen Schreibtisch, einen Bürosessel und Büromaterialien. Wenn Sie Kunden empfangen, müssen Sie auch dafür sorgen, dass Sie diesen Sitzmöglichkeiten und eine Erfrischung anbieten können.

3. Kommunikationskosten

Neben einem starken Internetanschluss benötigen Sie auch ein Smartphone mit einem passenden Tarif. Je nachdem, ob Sie im Ausland tätig sind oder nicht, können sich die Tarife hierbei massiv unterscheiden. Zudem müssen Sie Kosten für das Hosting Ihrer Webseite und für Ihre E-Mail-Adresse einplanen. Diese Kosten können je nach Bedarf und Größe schnell einige Hundert Euro im Jahr verschlingen.

4. Marketing

Um Ihren Kundenstamm auf- und auszubauen, müssen Sie Eigenmarketing betreiben. Sie benötigen dazu nicht nur Flyer und Visitenkarten, sondern auch eine professionelle Webpage und Werbegeschenke für Ihre Kunden. Je nach Branche kann es zudem hilfreich sein, gezielte Suchmaschinenoptimierung (SEO) oder Direktmarketing zu betreiben. Wenn Sie keine oder nur rudimentäre Kenntnisse in diesem Bereich haben, müssen Sie womöglich anfangs auf externe Dienstleister zurückgreifen, deren Stundensätze sich oftmals im dreistelligen Bereich bewegen.

5. Reisekosten

Als Freiberufler kann es je nach Sparte wichtig für Sie sein, an fachspezifischen Messen, Konferenzen oder Tagungen teilzunehmen. Sie müssen hierbei nicht nur die Eintrittskosten selbst tragen, sondern auch die Kosten der Anreise und Übernachtung. Um anfangs Geld zu sparen, können Sie hierbei beispielsweise an den immer beliebter werdenden Webinaren teilnehmen oder auch bei Veranstaltern nachfragen, ob Sie als Freiberufler einen reduzierten Beitrag bezahlen können.

6. Lebensmittel

Als Arbeitnehmer haben Sie den Vorteil, dass Sie meist im Unternehmen mit Getränken und Mahlzeiten versorgt werden. Als Freiberufler haben Sie keinen Zugang zu einer Firmenkantine und auch die benötigten Kaffeekapseln müssen Sie selbst bezahlen. Sie sollten daher mit mindestens 50 Euro an zusätzlichen Lebensmittelkosten pro Monat kalkulieren.

7. Energie

Auch wenn Sie von Zuhause aus arbeiten, werden Sie als Freiberufler mit großer Wahrscheinlichkeit höhere Energiekosten haben, als ein gewöhnlicher Arbeitnehmer. Sie müssen Ihr Haus oder Ihre Wohnung durchgehend heizen und auch Ihre Strom- und Wasserkosten werden durch Ihre Tätigkeit ansteigen.

8. Versicherungen und Vorsorge

Als Freiberufler sind Sie nicht nur für die Versteuerung Ihrer Einnahmen, sondern auch für alle Versicherungen und Ihre Rentenvorsorge selbst verantwortlich. Lassen Sie sich daher vorab gründlich von einem Versicherungsexperten oder einen Anwalt beraten, welche Versicherungen Sie als Selbstständiger zwingend abschließen müssen und welche Versicherungen ratsam sind. So kann eine Rechtsschutzversicherung im Streitfall genauso notwendig sein, wie eine Unfallversicherung oder eine spezielle Geschäftsversicherung, zur Absicherung Ihres Büros und Ihrer Geschäftsunterlagen.

9. Buchhaltung

Die wenigsten Freiberufler haben die Zeit und das Know-how, ihre Steuererklärung selbst zu machen. Ein guter Buchhalter kann Ihnen dabei helfen, mehrere Tausend Euro im Jahr zu sparen. Im Gegenzug müssen Sie Ihren Buchhalter jedoch auch bezahlen, was wiederum Kosten verursacht. Kalkulieren Sie daher 500 bis 1.000 Euro jährlich an Kosten für Ihren Buchhalter in Ihren Stundensatz mit ein.

10. Weiterbildungskosten

Die Kosten für Ihre Weiterbildung werden mit hoher Wahrscheinlichkeit einen großen Teil Ihrer Ausgaben ausmachen. Schon für ein kurzes Wochenendtraining verlangen zertifizierte Institute oftmals vierstellige Summen. Dazu kommen die Kosten für Ihre Anreise und Verpflegung. Wenn Sie überdies weitere Zertifizierungen anstreben, können die Weiterbildungsausgaben Ihr Budget mitunter im 5-stelligen Bereich belasten.